Esta sección constituye el detalle de los bienes y/o servicios con sus respectivas especificaciones técnicas - EETT, de manera clara y precisa para que el oferente elabore su oferta. Salvo aquellas EETT de productos ya determinados por plantillas aprobadas por la DNCP.
El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
En este apartado la convocante deberá indicar los siguientes datos:
Nombre, Cargo y dependencia que solicita el llamado:
LIC. GLADYS ROJAS, DIRECTORA - DPTO. LOGISTICA ADMINISTRATIVA
Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación:
OTORGAR A LAS ÁREAS DE APOYO JURISDICCIONALES, ADMINISTRATIVAS Y REGISTRALES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, ESPACIO FÍSICO PARA EL RESGUARDO DE SUS ARCHIVOS, CON TODO EL TRABAJO DE LOGÍSTICA QUE IMPLICA SU TRASLADO, UBICACIÓN Y ORDENAMIENTO, CONSIDERANDO AL ALTO VOLUMEN DE DOCUMENTACIONES QUE MANEJA LA INSTITUCIÓN EN LAS ÁREAS MENCIONADAS Y LA INSUFICIENCIA TANTO DEL PERSONAL CAPACITADO, ASÍ COMO DEL ESPACIO FÍSICO Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ESTOS ARCHIVOS. ESTO A FIN DE DAR COBERTURA A TODOS LOS REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES BÁSICOS DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, CON RESPECTO A LA CUSTODIA Y PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ACUERDO A LAS ÁREAS INSTITUCIONALES QUE USUFRUTUAN EL MISMO, DANDO SEGURIDAD EN EL PROCESO DE CONSERVACIÓN DE LOS MISMOS, OPTIMIZÁNDOSE ASÍ LOS ESPACIOS FÍSICOS OPERATIVOS, TENIENDO ADEMÁS EL INMEDIATO ACCESO A LOS ARCHIVOS EN CASOS URGENTES ATENDIENDO A LAS CONSULTAS EXTERNAS DE SEGUIMIENTO REALIZADO POR LOS USUARIOS
Justificar la planificación si se trata de un llamado periódico o si responde a una necesidad temporal:
EL PRESENTE LLAMADO, ENMARCA UN SERVICIO CUYA PLANIFICACIÓN SE REALIZA DE FORMA PERIÓDICA, DEBIDO A QUE HASTA LA FECHA NO SE CUENTA CON CAPACIDAD REAL PARA SOBRELLEVAR TODOS LOS TRABAJOS QUE COMPRENDE EL SERVICIO, POR LO QUE EL MISMO SE VIENE REALIZANDO DE FORMA PERIÓDICA DESDE EL AÑO 2010.
Justificar Especificaciones Técnicas establecidas:
LAS MISMAS FUERON ANALIZADAS Y DETERMINADAS TENIENDO EN CUENTA TODOS LOS TIPOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS EN GENERAL QUE PROPORCIONA EL MERCADO ACTUALMENTE, DE MODO A DETERMINAR CUAL DE ESTOS SERVICIOS VAN ACORDE A LOS INTERESES INSTITUCIONALES PARA EL RESGUARDO DE SUS ARCHIVOS, CONSIDERANDO EL GRADO DE IMPORTANCIA Y MAGNITUD DE LA DOCUMENTACIÓN A RESGUARDAR, ESTABLECIENDO PARA EL EFECTO CONDICIONES EDILICIAS, DE CAPACIDAD INFORMÁTICA, DE EQUIPAMIENTO, ENERGÍA ELÉCTRICA, PERSONAL HUMANO, ESPACIO PARA OFICINAS ADMINISTRATIVAS ENTRE OTRAS ESPECIFICACIONES.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
EL SERVICIO GENERAL DEBE CONTEMPLAR LA GUARDA Y GESTIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, CONFORME A LAS NORMATIVAS VIGENTES CON RELACIÓN AL MANEJO, SEGURIDAD Y RESGUARDO DE LOS ARCHIVOS, EN CORRESPONDENCIA A CARACTERÍSTICAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD EXIGIDAS PARA LA GUARDA Y GESTION DE LOS ARCHIVOS EN LOS DEPÓSITOS.
ESPECIFICACIONES DEL ESPACIO FISICO REQUERIDO PARA LA GUARDA
DURANTE LA EJECUCION DEL CONTRATO LA CONVOCANTE PODRA VISITAR A LA INSTALACIONES DEL PROVEEDOR CON EL FIN DE VERIFICAR LAS CONDICIONES DEL ARCHIVO RESGUARDADO.
A. DEPOSITO/S PARA GUARDA DE ARCHIVO PRINCIPAL:
B- DEPÓSITO/S PARA GUARDA DE COPIAS DE SEGURIDAD:
C- SALA ESPECIAL:
D. ESPACIO A SER UTILIZADO POR MINIMO 12 (DOCE) FUNCIONARIOS DE LA CONVOCANTE, QUE REALIZARAN LABORES DE LUNES A VIERNES EN EL HORARIO LABORAL:
E. CONSULTAS SOBRE DOCUMENTOS EN GUARDA
F. OTROS REQUERIMIENTOS
GENERALIDADES:
DESDE LA FIRMA DEL CONTRATO, CON EL PLAZO QUE NO EXCEDERÁ DE 20 (VEINTE) DÍAS HÁBILES, EL PROVEEDOR ADJUDICADO DEBERÁ PROCEDER AL RETIRO DE LAS CAJAS Y CARPETAS COLGANTES CON ARCHIVOS EXISTENTES, DENOMINADOS INVENTARIO INICIAL,DE LAS INSTALACIONES QUE INDIQUE LA CONVOCANTE, Y DEBERÁ TRANSPORTARLO HASTA LA UBICACIÓN EN SUS INSTALACIONES.
AL TÉRMINO DEL TRASLADO, SE REQUIERE EL REPORTE EN DETALLE TIPO INVENTARIO EN 3 (TRES) COPIAS, DE ALTAS CON ARCHIVOS EXISTENTES, DENOMINADOS INVENTARIO INICIAL.
SOLICITUDES REALIZADAS DEL DIA 1 al 15 CORRESPONDERA A LAS ALTAS DEL MES.
SOLICITUDES REALIZADAS DEL DIA 16 al 31 CORRESPONDERA A LAS ALTAS DEL SIGUIENTE
LA CONVOCANTE EMITIRA LA ORDEN DE SERVICIO (OS), PARA LA GUARDA DE ARCHIVOS NUEVOS CONFORME A LOS PLAZOS ESTABLECIDOS PARA EL SERVICIO DE ALMACENAJE
SOLICITUDES REALIZADAS DEL DIA 1 al 15 CORRESPONDERA A LAS BAJAS DEL MES.
SOLICITUDES REALIZADAS DEL DIA 16 al 31 CORRESPONDERA A LAS BAJAS DEL SIGUIENTE.
SOBRE ESTE PUNTO SE ACLARA, QUE LOS ARCHIVOS DEBERAN SER DADOS DE BAJA (SALIDA DE ARCHIVOS) DEL ULTIMO INVENTARIO DE ARCHIVOS EN RESGUARDO REGISTRADOS EN LA ORDEN DE SERVICIO ELABORADA PREVIAMENTE PARA EL EFECTO, TENIENDO EN CUENTA EL MISMO ORDEN DE FECHAS MÁS ARRIBA MENCIONADO.
ITEM 1 - SERVICIO DE GUARDA DE ARCHIVOS:
SUB ITEM 1.1 ALMACENAMIENTO DE CAJAS
CONSISTE EN EL ALMACENAMIENTO FÍSICO Y CUSTODIA DE ARCHIVOS DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN SUS DISTINTAS FORMAS, GUARDADOS EN CAJAS (TODAS DE LAS MISMAS DIMENSIONES), Y DE ACUERDO AL VOLUMEN QUE DEBE CONSISTIR EN UNA CAPACIDAD MINIMA DE 3.000 (TRES MIL) HOJAS POR CADA CAJA. SE EXCLUYE LA GUARDA DE BIENES MUEBLES, EQUIPOS Y OTROS, ASÍ COMO EVIDENCIAS DE ÍNDOLE JUDICIAL.
SUB ITEM 1.2 ALMACENAMIENTO DE CARPETAS COLGANTES
CONSISTE EN EL ALMACENAMIENTO FÍSICO Y CUSTODIA DE ARCHIVOS DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN SUS DISTINTAS FORMAS, GUARDADOS EN CARPETAS COLGANTES (TODAS DE LAS MISMAS DIMENSIONES), Y DE ACUERDO AL VOLUMEN PERMITIDO POR CADA CARPETA. SE EXCLUYE LA GUARDA DE BIENES MUEBLES, EQUIPOS Y OTROS, ASÍ COMO EVIDENCIAS DE ÍNDOLE JUDICIAL.
ITEM 2- GESTION DE ARCHIVOS
SE REQUIERE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS PORQUE LOS DOCUMENTOS Y LOS REGISTROS DADOS EN GUARDA PARA SU ALMACENAMIENTO TIENEN CARÁCTER DE ARCHIVO VIVO CON CONSTANTE TRÁNSITO, TIENE MOVIMIENTO EN FORMA DE CONSULTAS Y/O SOLICITUDES DIARIAS POR LEGAJO O DOCUMENTO Y/O CAJAS CERRADAS, Y QUE EN PROMEDIO SE REPRESENTA EN 250 A 500 DOCUMENTOS POR DÍA, POR LO QUE SE REQUIERE DIARIAMENTE LA LOGÍSTICA DE BÚSQUEDA Y ENVÍO DE LOS MISMOS, POR MEDIO DIGITAL POR LEGAJO O DOCUMENTO POR UNA PARTE, Y/O EL TRASLADO FÍSICO DE LOS MISMOS POR LEGAJO O DOCUMENTO Y/O CAJA CERRADA POR OTRA PARTE, SEGÚN NECESIDAD ESPECÍFICA DE CADA ÁMBITO.
OPERATIVA DE TRABAJOS
SUB- ITEM 2.1 SERVICIO DE EMBALAJE DE ARCHIVOS EN CAJAS
INCLUYE PROVISION DE LA CAJA DE CARTON, CODIFICACIÓN, ETIQUETADO, PRECINTADOS Y EMBALAJE DE LOS ARCHIVOS SEGÚN DETALLE:
DISEÑO DE LA CAJA: - MEDIDAS APROXIMADAS: LARGO 42 CM * ANCHO 30CM * ALTO 26 CM. - FABRICADO BAJO NORMAS DE SEGURIDAD EXIGIDOS PARA EL FIN. - FABRICADO CON MATERIAL DE MÁXIMA FORTALEZA, SEMI-IGNIFUGO (SEMI-RESISTENTE AL FUEGO) Y DE ALTA RESISTENCIA A LA
HUMEDAD. - HECHO DE UNA SOLA PIEZA, SIN TAPA SEPARADA. - ARMADO DE ADENTRO PARA FUERA, SIN POSIBILIDADES DE ACCESO. - CON POSIBILIDAD DE ADHESIÓN DE PRECINTOS DE SEGURIDAD.
SUB- ITEM 2.2 SERVICIO DE TRANSPORTE DE ARCHIVOS (DELIVERY)
SUB ITEM 2.3: SERVICIO DE CONSULTA DE ARCHIVOS ACCESO EN FORMA DIGITAL POR LEGAJO O DOCUMENTO
OBS.: PARA ESTE ITEM NO SE SOLICITA EL TRASLADO FISICO DEL ARCHIVO.
El propósito de la Especificaciones Técnicas (EETT), es el de definir las carácteristicas técnicas de los bienes que la convocante requiere. La convocante preparará las EETT detalladas teniendo en cuenta que:
- Las EETT constituyen los puntos de referencia contra los cuales la convocante podrá verificar el cumplimiento técnico de las ofertas y posteriormente evaluarlas. Por lo tanto, unas EETT bien definidas facilitarán a los oferentes la preparación de ofertas que se ajusten a los documentos de licitación, y a la convocante el examen, evaluación y comparación de las ofertas.
- En las EETT se deberá estipular que todos los bienes o materiales que se incorporen en los bienes deberán ser nuevos, sin uso y del modelo más reciente o actual, y que contendrán todos los perfeccionamientos recientes en materia de diseño y materiales, a menos que en el contrato se disponga otra cosa.
- En las EETT se utilizarán las mejores prácticas. Ejemplos de especificaciones de adquisiciones similares satisfactorias en el mismo sector podrán proporcionar bases concretas para redactar las EETT.
- Las EETT deberán ser lo suficientemente amplias para evitar restricciones relativas a manufactura, materiales, y equipo generalmente utilizados en la fabricación de bienes similares.
- Las normas de calidad del equipo, materiales y manufactura especificadas en los Documentos de Licitación no deberán ser restrictivas. Siempre que sea posible deberán especificarse normas de calidad internacionales . Se deberán evitar referencias a marcas, números de catálogos u otros detalles que limiten los materiales o artículos a un fabricante en particular. Cuando sean inevitables dichas descripciones, siempre deberá estar seguida de expresiones tales como “o sustancialmente equivalente” u “o por lo menos equivalente”. Cuando en las ET se haga referencia a otras normas o códigos de práctica particulares, éstos solo serán aceptables si a continuación de los mismos se agrega un enunciado indicando otras normas emitidas por autoridades reconocidas que aseguren que la calidad sea por lo menos sustancialmente igual.
- Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marcas, únicamente se hará a manera de referencia, procurando que la alusión se adecue a estándares internacionales comúnmente aceptados.
- Las EETT deberán describir detalladamente los siguientes requisitos con respecto a por lo menos lo siguiente:
(a) Normas de calidad de los materiales y manufactura para la producción y fabricación de los bienes.
(b) Lista detallada de las pruebas requeridas (tipo y número).
(c) Otro trabajo adicional y/o servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total.
(d) Actividades detalladas que deberá cumplir el proveedor, y consiguiente participación de la convocante.
(e) Lista detallada de avales de funcionamiento cubiertas por la garantía, y las especificaciones de las multas aplicables en caso de que dichos avales no se cumplan.
- Las EETT deberán especificar todas las características y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según corresponda. Cuando sea necesario, la convocante deberá incluir un formulario específico adicional de oferta (como un Anexo al Formulario de Presentación de la Oferta), donde el oferente proporcionará la información detallada de dichas características técnicas o de funcionamiento con relación a los valores aceptables o garantizados.
Cuando la convocante requiera que el oferente proporcione en su oferta una parte de o todas las Especificaciones Técnicas, cronogramas técnicos, u otra información técnica, la convocante deberá especificar detalladamente la naturaleza y alcance de la información requerida y la forma en que deberá ser presentada por el oferente en su oferta.
Si se debe proporcionar un resumen de las EETT, la convocante deberá insertar la información en la tabla siguiente. El oferente preparará un cuadro similar para documentar el cumplimiento con los requerimientos.
Los bienes y/o servicios deberán cumplir con las siguientes especificaciones técnicas y normas:
Conforme se especifica en las Especificaciones técnicas - CPS
Para los procedimientos de Menor Cuantía, este tipo de procedimiento de contratación estará preferentemente reservado a las MIPYMES, de conformidad al artículo 34 inc b) de la Ley N° 7021/22 ‘’De Suministro y Contrataciones Públicas". Son consideradas Mipymes las unidades económicas que, según la dimensión en que organicen el trabajo y el capital, se encuentren dentro de las categorías establecidas en el Artículo 5° de la Ley N° 4457/2012 ‘’PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS’’, y se ocupen del trabajo artesanal, industrial, agroindustrial, agropecuario, forestal, comercial o de servicio
La prestación de los servicios se realizará de acuerdo con el plan de prestaciòn, indicados en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicados a continuación:
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ITEM N° 1: SERVICIO DE GUARDA DE ARCHIVOS
SUB ITEM 1.1 - ALMACENAMIENTO DE CAJAS
El servicio será prestado en forma mensual, contados desde la recepción de la orden de servicio del inventario inicial. Para las ALTAS y BAJAS DE archivos. El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
SUB ITEM 1.2 - ALMACENAMIENTO DE CARPETAS COLGANTES El servicio será prestado en mensual, contados desde la recepción de la orden de servicio del inventario inicial. Para las ALTAS y BAJAS DE archivos. El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
ÍTEM N° 2: SERVICIOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
SUB ITEM - 2.1: SERVICIO DE EMBALAJE DE ARCHIVOS - CAJAS El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
SUB ITEM - 2.2: SERVICIO DE EMBALAJE DE ARCHIVOS CARPETAS COLGANTES El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 2 (DOS) DÍAS HÁBILES contados a partir de la recepción de la orden de servicio.
SUB ITEM 2.3 - SERVICIO DE TRANSPORTE DE ARCHIVOS (DELIVERY) El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 1 (UN) DÍA HÁBIL contados a partir de la recepción de la consulta y/o solicitud realizada vía plataforma web/correo electrónico/nota, el ámbito administrador de contratos generarà las ordenes de servicio de forma mensual por los días hábiles del mes, pudiéndose generar ordenes adicionales según necesidad
SUB ITEM - 2.4: SERVICIO DE CONSULTA DE ARCHIVOS ACCESO EN FORMA DIGITAL POR LEGAJO O DOCUMENTO El servicio deberá prestarse en un plazo máximo de 1 (UN) DÍA HÁBIL contados a partir de la recepción de la consulta y/o o solicitud realizada vía plataforma web/correo electrónico/nota
ITEM N° 2.5: SERVICIO DE RETIRO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS POR UNICA VEZ El plazo para el retiro y traslado del inventario inicial de la convocante a los depósitos de la empresa adjudicada no deberá exceder de 20 (veinte) días hábiles, contados a partir de la recepción de la orden de servicio por parte del oferente adjudicado. El oferente adjudicado deberá proceder al retiro de los archivos en guarda, desde y hasta las instalaciones que indique la convocante. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
PLANIFICACIÓN DE INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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acta de conformidad. |
acta |
De forma mensual, 5 (cinco) días hábiles luego de la firma del acta de conformidad. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.