El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
SUMINISTROS REQUERIDOS
Especificaciones Técnicas
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Ítem |
Descripción |
U. de Medida |
Present. |
Cantidad |
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1 |
Administración de Archivos |
Unidad |
Evento |
1 |
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2 |
Digitalización de documentos (por página digital) |
Unidad |
Evento |
1 |
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3 |
Servicio de destrucción de documentos (por caja) |
Unidad |
Evento |
1 |
Ítem 1. Administración de Archivos.
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Detalle: |
Administración de Archivos. Provisión de personal idóneo para la manipulación de los archivos. Instalación de programas de consulta de documentos en equipos de las dependencias del Ministerio, para la consulta de los documentos obrantes en las instalaciones de la empresa prestadora del servicio. 4) Resguardo de documentaciones en cajas resistentes que garanticen la confidencialidad del Contenido de los documentos. Cajas con medidas aproximadas a 420 (largo) x 305 (ancho) x 260 (altura) milímetros, de cartón corrugado de características semi ignífuga. Transporte a dependencias de la empresa prestadora del Servicio.
GUARDA DE ARCHIVOS: de acuerdo al requerimiento del ámbito, implica la guarda mensual, con custodia, las consultas con traslados de archivo (delivery/transporte) y el almacenamiento físico de archivos, en cajas de acuerdo al volumen permitido por caja. |
Ítem 2. Digitalización de documentos.
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Detalle: |
Digitalización de Documentos. |
Ítem 3. Servicio de destrucción de documentos.
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Detalle: |
Servicio de destrucción de documentos |
RETIRO Y/O REMISIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS (DELIVERY/TRANSPORTE).
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, por primera vez, desde las instalaciones de la contratante (o las del antiguo proveedor de almacenamiento), hacia las instalaciones del proveedor.
Se deberá proveer el servicio de remisión (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones del proveedor, a la contratante conforme a requerimientos de la contratante.
Se deberá proveer el servicio de retiro (TRANSPORTE) de documentos físicos, desde las instalaciones de la contratante (que corresponde a la devolución de los archivos remitidos por (delivery/transporte), conforme a requerimientos de la contratante.
En cada retiro y/o remisión de documentos físicos, el proveedor deberá realizar el inventario de documentos físicos retirados y/o remitidos y deberá presentar un informe de la ubicación física de los mismos a fin de llevar el historial de movimiento de dicho archivo.
Se deberá contar con un servicio de transporte identificado con logotipo de la empresa, y con la capacidad pertinente para soportar el volumen para el retiro y/o remisión de los documentos físicos. Como mínimo.
Se deberá contar con el personal identificado con logotipo de la empresa, y especializado para la actividad de retiro y/o remisión, almacenamiento y resguardo de los documentos físicos en general.
El servicio de retiro y/o remisión de los documentos físicos debe incluir transporte, personal para estiba, embalaje, etiquetado, control del volumen de los documentos físicos que se retiran y/o remiten, desestiba, control de los documentos físicos que se retiran y/o remiten en destino, sanitación de los documentos físicos y el respectivo acondicionamiento de los mismos en el almacén.
SERVICIO DE EMBALAJE (PACKING) PARA EL ALMACENAJE DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.
Servicio de suministro y carga de Cajas para el Archivo y Almacenaje de los Documentos físicos, que deberán ser de un diseño exclusivo para la guarda de (papel carpetas biblioratos - blocks - arquipeles - documentos encuadernados y otros). Como mínimo.
Servicio de suministro y colocación de precintos de seguridad, con identificación numérica única, inviolable (tipo lacrado). Como mínimo.
Servicio de suministro y colocación de etiquetas adhesivas con referencias impresas (código de barras).
Servicio de suministro y colocación de corchetes, grampas, clips, presillas, etc. Para los casos de sustitución de los que estén en mal estado o los que requieran para su ordenamiento u organización de los documentos físicos.
SERVICIO DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DEL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS.
El servicio deberá incluir:
La limpieza, sanitación, organización, etiquetado y embalaje de los archivos.
Levantamiento de inventario (identificación y clasificación de los archivos) conforme a la modalidad de archivo existente de cada ámbito solicitante del servicio y la tipología documental de los mismos conforme a los requerimientos y parámetros establecidos.
Reportes periódicos, a requerimiento de la fiscalización del servicio, respecto al servicio de retiro o reincorporación de los Archivos de documentos físicos.
Los documentos archivados, deberán ser remitidos en inventario, como medio de consultas y la finalización del contrato deberán ser debidamente entregados al Ministerio de Hacienda.
Disposición de modernos y seguros Sistemas de Clasificación y Ordenamientos que eliminan la posibilidad de errores, operados por personal calificado y la supervisión permanente de los mismos.
Servicio de transmisión digital de información (consulta de digital de documentos).
Se podrá solicitar el envío en formato digital de los documentos, para ello el proveedor deberá contar con las herramientas informáticas necesarias para tal efecto, como son: Sistema de administración de carpetas digitales, con usuarios predefinidos, este sistema de carpetearía digital deberá estar disponible las 24 horas y los 7 días de la semana.
Los Archivos ya digitalizados por el Ministerio de Hacienda con el proveedor actual deberán ser migrados al sistema propuesto por el proveedor.
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Monto Mínimo |
90.000.000 |
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Monto Máximo |
180.000.000 |
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Angel César Insaurralde Franco |
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El lugar donde ser prestaran los servicios será la Abogacía del Tesoro del Ministerio de Hacienda sito en la calle Eduardo Víctor Haedo Nº 103 esquina Independencia Nacional, Ciudad de Asunción. Una vez formalizado el contrato, el proveedor deberá iniciar la prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (Cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato. Plazo para la migración de Archivos (Actuales): El plazo para el traslado documentos con inventario inicial, deberá darse inicio en un plazo de 15 (quince) días. Plazo para gestión de Archivos: En el caso de necesidad de la CONTRATANTE de realizar consultas en relación a los documentos dados en guarda y gestión, la dependencia solicitante remitirá al PROVEEDOR, una solicitud vía Fax o correo electrónico (e-mail certificado), con el detalle de los documentos requeridos. El plazo de respuesta será de 24 horas en casos normales, y en los casos de urgencia el plazo de respuesta será de 2 (dos) horas, de acuerdo a las exigencias de la CONTRATANTE. Se realizarán retiros de documentaciones físicas para la guarda y gestión de archivos de acuerdo a las necesidades de los ámbitos requirentes mediante una solicitud vía Fax o correo electrónico (e-mail certificado), el plazo de respuesta será de 24 horas. Se computarán para su facturación de acuerdo por cada orden de servicio emitida de forma mensual El servicio se extenderá por 18 meses. |
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La convocante posee a la fecha un aproximado de 2750 (dos mil setecientos cincuenta) cajas con las medidas detalladas en el ítem 1 a las que se le aplicarán directamente los servicios de inventario y guarda de documentos. Los traslados de dichas cajas, si los hubiere, correrán por cuenta de la contratada. |
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA.
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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1 |
Administración de Archivos |
1 |
Unidad |
El lugar donde se prestarán los servicios será la Abogacía del Tesoro del Ministerio de Hacienda Sitio: Eduardo Víctor Haedo N°103 esquina Independencia Nacional Asunción. |
Será de carácter mensual. |
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2 |
Digitalización de documentos. |
1 |
Unidad |
El lugar donde se prestarán los servicios será la Abogacía del Tesoro del Ministerio de Hacienda Sitio: Eduardo Víctor Haedo N°103 esquina Independencia Nacional Asunción. |
Será de carácter mensual.
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3 |
Servicio de destrucción de documentos |
1 |
Unidad |
El lugar donde se prestarán los servicios será la Abogacía del Tesoro del Ministerio de Hacienda Sitio: Eduardo Víctor Haedo N°103 esquina Independencia Nacional Asunción. |
Será de carácter mensual. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
en cualquier momento por parte de la Convocante, previa comunicación por escrito al CONTRATISTA de la realización de las mismas, pudiendo éste participar libremente de dicho acto.
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Item 1 Orden de compra/servicios/Contrato. |
Acta de Conformidad de Servicios |
La prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles posteriores ala fecha de firma del contrato. |
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Item 2 Orden de compra/servicios/ Contrato. |
Acta de Conformidad de Servicios |
La prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato. |
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Item 3 Orden de compra/servicios/ Contrato. |
Acta de Conformidad de Servicios |
La prestación de los servicios en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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