Solicitamos a la convocante establecer en el marco del llamado una Visita de Relevamiento y la ampliación del plazo de consultas para los demás potenciales oferentes de tal forma a que podamos conocer cuál es el tipo de documentos a digitalizar, la vigencia, estado y situación actual del archivo en el que se encuentran. Necesitamos tener precisión de los alcances para el análisis y la cotización en base a lo relevado y a lo que podamos captar en dicha visita.
Solicitamos a la convocante establecer en el marco del llamado una Visita de Relevamiento y la ampliación del plazo de consultas para los demás potenciales oferentes de tal forma a que podamos conocer cuál es el tipo de documentos a digitalizar, la vigencia, estado y situación actual del archivo en el que se encuentran. Necesitamos tener precisión de los alcances para el análisis y la cotización en base a lo relevado y a lo que podamos captar en dicha visita.
Los documentos a ser digitalizados son hasta tamaño A3 para los planos de obras, están en biblioratos o carpetas archivadoras, están en buen estado, se encuentran engrampados, con stickers señaladores, con clips, encuadernados. Los documentos en si están en buen estado, pero con el desgaste por el uso. No son antiguos.
Por protocolo sanitario y a fin de evitar aglomeraciones no contemplamos visita, sobre todo considerando que el espacio físico disponible en los archivos es muy reducido, es por ello que respondemos con el mayor detalle posible a las consultas que pueden surgir.
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Definición de Lotes
Con el fin de poder contar con oferentes especializados en Gestión Documental solicitamos sea considerado la separación en lotes, por un lado la Digitalización de Documentos y por el otro la Guarda de Documentos. Ésto considerando que se le convocante solicita como alcance la guarda de documentos, delivery de originales en caso de necesidad y que el mercado establece precios por evento para estas necesidades lo cual también podría favorecer a la institución. Claramente estarán pagando por servicios que no saben que serán utilizados porque cuando se tiene a mano documentos digitalizados es escasa la necesidad de consulta de originales.
Con el fin de poder contar con oferentes especializados en Gestión Documental solicitamos sea considerado la separación en lotes, por un lado la Digitalización de Documentos y por el otro la Guarda de Documentos. Ésto considerando que se le convocante solicita como alcance la guarda de documentos, delivery de originales en caso de necesidad y que el mercado establece precios por evento para estas necesidades lo cual también podría favorecer a la institución. Claramente estarán pagando por servicios que no saben que serán utilizados porque cuando se tiene a mano documentos digitalizados es escasa la necesidad de consulta de originales.
Buscando la integridad de los documentos y a fin de evitar conflictos entre proveedores, y sobre todo habiendo muchas empresa en el país que brindan ambos servicios en conjunto se mantiene el requerimiento
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4.1 Requerimientos mínimos para los archivos digitales.
Sobre el punto mencionado en el PBC "Los documentos deben ser indexados en el Gestor documental de la Institución" solicitamos más información al respecto:
- Se trata de un gestor documental cuya propiedad es de la convocante?
- Solicitamos información respecto a la arquitectura: tiene posibilidad de conectarse con otras base de datos? Cuales? Pueden otorgarnos al menos 5 usuarios para indexación?
- Cuáles son los criterios de indexación que actualmente manejan en el sistema de gestión documental propio? son los mismos tipos de documentos los que se deben digitalizar?
- Cual es la marca del Software?
24-03-2021
25-03-2021
4.1 Requerimientos mínimos para los archivos digitales.
Sobre el punto mencionado en el PBC "Los documentos deben ser indexados en el Gestor documental de la Institución" solicitamos más información al respecto:
- Se trata de un gestor documental cuya propiedad es de la convocante?
- Solicitamos información respecto a la arquitectura: tiene posibilidad de conectarse con otras base de datos? Cuales? Pueden otorgarnos al menos 5 usuarios para indexación?
- Cuáles son los criterios de indexación que actualmente manejan en el sistema de gestión documental propio? son los mismos tipos de documentos los que se deben digitalizar?
- Cual es la marca del Software?
5. Requerimientos mínimos para el Local de la Empresa adjudicada
Consultamos so todo lo requerido en éste punto se refiere a las instalaciones con los que el oferente ya cuenta actualmente o al posible sitio a alquilar para la guarda de los documentos? porque hasta donde tenemos conocimiento las locaciones de empresas como Digitaliza S.A. entre otras se encuentran en Capital. Por lo mencionado solicitamos confirmar que el predio cercano a la Municipalidad con el que podamos contar debe también cumplir con cada uno de estos requisitos porque la ambigüedad solamente se presta a la confusión o al beneficio de una empresa específicamente.
24-03-2021
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5. Requerimientos mínimos para el Local de la Empresa adjudicada
Consultamos so todo lo requerido en éste punto se refiere a las instalaciones con los que el oferente ya cuenta actualmente o al posible sitio a alquilar para la guarda de los documentos? porque hasta donde tenemos conocimiento las locaciones de empresas como Digitaliza S.A. entre otras se encuentran en Capital. Por lo mencionado solicitamos confirmar que el predio cercano a la Municipalidad con el que podamos contar debe también cumplir con cada uno de estos requisitos porque la ambigüedad solamente se presta a la confusión o al beneficio de una empresa específicamente.
En el punto 5 están los requisitos mínimos con que debe contar el local de la empresa, que sea local propio o alquilado es indiferente para la convocante.
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Extensión de Plazo de Consultas
Debido a que el llamado fue Publicado el 22-03-2021 - 16:09 Hs , donde el plazo de consulta es muy corto no permitiendo el análisis correcto del las EETT solicitamos la extensión del mismo mínimamente por el plazo de 48 Horas.
No entendemos cual es la premura de la institución para apurar los procesos de esa manera.
Debido a que el llamado fue Publicado el 22-03-2021 - 16:09 Hs , donde el plazo de consulta es muy corto no permitiendo el análisis correcto del las EETT solicitamos la extensión del mismo mínimamente por el plazo de 48 Horas.
No entendemos cual es la premura de la institución para apurar los procesos de esa manera.