El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Adquisición de Software de Gestión de Procesos (BPM) y Riesgos Operacionales en la modalidad On premise según especificaciones técnicas Ad referéndum 2023
El objetivo del presente llamado comprende el suministro de una solución tecnológica el cual comprenda la instalación, configuración, capacitación, garantía, soporte y mantenimiento conforme lo establecido en las especificaciones técnicas.
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Ítem |
Descripción |
Cantidad |
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1 |
Adquisición de Software de Gestión de Procesos y Riesgos Operacionales On premise, según especificaciones técnicas. |
1 |
A los efectos de este llamado se realiza a continuación la definición de los siguientes términos:
A continuación, se describen las especificaciones técnicas relativas a la solución tecnológica a ser proveída para la gestión de procesos a ser utilizadas por la AFD.
Se solicita en esta primera etapa la provisión de un software que adquirido para las siguientes áreas usuarias: Unidad de Riesgo Operacional, dependiente de la Gerencia de Riesgos y del área de Gestión de Procesos dependiente de la Gerencia de Planificación y Finanzas de la Agencia Financiera de Desarrollo, en adelante AFD. El Proveedor deberá designar, una vez suscripto el Contrato, la persona responsable que actuará como contraparte para la AFD.
A) REQUERIMIENTOS GENERALES DE LA SOLUCIÓN OFERTADA
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Requerimiento
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Descripción Técnica |
Tipo |
Ofrecido |
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Software de gestión de procesos y riesgos operacionales (Licencias para usuarios) |
La provisión del software, correspondiente incluirá la instalación, configuración, pruebas y puesta en Producción del mismo en un plazo máximo de ocho (8) meses.
El software debe ser instalado, configurado, probado y puesto en PRODUCCIÓN por el Proveedor a la Convocante para dos áreas usuarias (Unidad de Riesgo Operacional, dependiente de la Gerencia de Riesgos y del área de Gestión de Procesos dependiente de la Gerencia de Planificación y Finanzas), además de la instalación en otras áreas de la Institución: Gerencias y Departamentos sin Gerencias, para usuarios a ser definidos.
La instalación, configuración, pruebas y puesta en PRODUCCIÓN debe poder realizarse de acuerdo con lo que sea requerido por la Convocante. |
Exigido |
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Fabricante y Tamaño de Disco |
El Oferente deberá especificar el fabricante, nombre de la solución y versión. El oferente deberá especificar tamaños de disco, cantidad de memoria RAM y procesadores necesarios para la instalación de la solución ofertada. |
Exigido |
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Cantidad de licencias |
Licencias para 30 (treinta) usuarios, de las cuales 3 (tres) licencias serán para usuarios de tipo administrador y las restantes, para usuarios de tipo operador. |
Exigido |
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Licenciamiento |
Licencia perpetua (uso de por vida) |
Exigido |
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Actualizaciones |
Incluye actualizaciones, a fin de acceder a nuevas versiones del software que pudieran surgir, por un período de 12 (doce) meses a ser contados a partir de la fecha efectiva de puesta en Producción del software. |
Exigido |
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Soporte Técnico |
El software deberá contar con soporte técnico local por un período de 12 (doce) meses a ser contados a partir de la fecha efectiva de puesta en Producción del software, debiendo contar el Proveedor con oficina y personal local capacitado para el efecto. El soporte técnico debe poder prestarse en las oficinas de la Convocante u on line, de acuerdo con lo que sea requerido por la Convocante. Se entiende por soporte técnico: la capacitación, acompañamiento para registro inicial de datos, asistencia técnica, resolución de problemas y personal técnico responsable por parte del Proveedor. |
Exigido |
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Plataforma Tecnológica |
Sistema Operativo: Los servidores de aplicaciones y de base de datos operarán en un entorno operativo Windows Server 2016 o superior, compatible con la plataforma institucional existente. Bases de datos: Las bases de datos del software deberán ser compatibles las que actualmente emplea la Convocante: SQLSERVER. Compatibilidad con Navegador: El software deberá ser compatible con los siguientes navegadores Internet Explorer, Google Chrome y otros. |
Exigido |
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El software debe contemplar buenas prácticas OWASP (Open Web Application Security Project TOP TEN), el cual será comprobado a través de un Ethical Hacking a ser realizado por la AFD. En caso de detectarse vulnerabilidades, las mimas deberán ser remediadas conforme requerimientos de la AFD. |
Exigido |
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Seguridad |
El servidor web debe soportar protocolos tls/https para el tráfico de datos. |
Exigido |
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El software deberá contar con autenticación a través del Directorio Activo (Active Directory). |
Exigido |
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El software deberá incluir medidas que eviten el acceso a la información a través de cualquier herramienta externa. |
Exigido |
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Si existieran archivos locales de conexión con la base de datos, éstos deben estar encriptados (para proteger el inicio de sesión y contraseña). |
Exigido |
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La conexión entre bases de datos debe ser encriptada, en caso de que esto no sea posible, se debe permitir la importación y exportación de datos. |
Exigido |
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La base de datos debe soportar la característica de Transparent Data Encryption. |
Exigido |
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Las claves de encriptación deben generarse dinámicamente o utilizar certificados y billeteras protegidas. |
Exigido |
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Directorio Activo |
La herramienta deberá tener Integración con el Directorio Activo de Windows para el acceso al sistema.
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Exigido
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Auditoría |
Incorporar pistas de auditoría para cualquier acción llevada adelante por cualquier usuario en el software. Estas pistas de auditoría deberán estar disponibles en el software de forma tal que el área usuaria pueda realizar independientemente controles sobre la actividad que han realizado otros usuarios de la misma área usuaria. Asi también las pistas de auditoría deberán estar disponibles para el acceso del área de Seguridad de la Información. La estructura mínima requerida para las pistas de auditoría debe contener: Nombre de la tabla afectada, acción realizada, valor anterior, valor actual, fecha, hora, IP de conexión y nombre del usuario que realizó la acción. |
Exigido |
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Perfiles |
El uso del software por parte de los usuarios deberá ser realizado a través de perfiles, para la gestión de riesgos y/o procesos y las áreas de soporte de TI y seguridad de la información. Deberá ser establecido un perfil de consulta general tanto para la gestión de riesgos como de procesos. A futuro el software ofertado deberá permitir la creación de perfiles adicionales. |
Exigido |
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Idioma |
El software deberá estar completamente en español. |
Exigido |
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Usabilidad |
El software deberá soportar la característica Mobile Friendly, es decir, la información del software deberá desplegarse en forma adecuada en cualquier pantalla, sin importar el tamaño ni el dispositivo, soportando función Touch. |
Opcional |
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Implementación |
Durante el proceso de implementación el Proveedor deberá brindar acompañamiento a los usuarios, de acuerdo con un plan de implementación que deberá ser elaborado y presentado por el Proveedor una vez adjudicada la misma. Este soporte deberá ser realizado por el Proveedor conforme requerimientos de la Convocante. |
Exigido |
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Capacitación |
Brindada por el Proveedor en la AFD y dirigida a los usuarios, de acuerdo a un plan de capacitación que deberá ser elaborado por el Proveedor. El Proveedor deberá también capacitar al personal técnico del área de Tecnología de la Información dependiente de la Gerencia de Desarrollo Humano y Tecnología y/o áreas que correspondan, en la instalación, configuración, actualización, uso y administración del software. Este soporte deberá ser realizado por el Proveedor conforme requerimientos de la Convocante. |
Exigido |
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Registro de Datos |
Se requerirá apoyo para el registro inicial de los Macroprocesos con sus respectivos procesos, subprocesos y procedimientos y cualquier otra información que forme parte los Manuales de Subprocesos.
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Exigido |
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Manuales e informes técnicos |
Manuales de usuarios para la utilización del Sistema. Diseño técnico de los productos (arquitectura del software, estructura de la base de datos y características de la seguridad).
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Exigido |
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Garantía de Buen Funcionamiento y Calidad |
El Oferente deberá presentar la Garantía de Buen Funcionamiento y Calidad del software, emitida mediante una Nota en carácter de Declaración Jurada a nombre de la Agencia Financiera de Desarrollo, en virtud de la cual manifieste que correrá a su cargo, por cuenta propia y sin costo para la Contratante, las reposiciones, sustituciones, reparaciones y/o modificaciones que correspondan, cuando se observasen fallas y deficiencias, por causas que le fueran imputables, por el plazo de 12 (doce) meses a ser contados a partir de la fecha efectiva de puesta en producción del software (Ítem N° 1). |
Exigido |
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FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS
B1. MAPEO / MODELADO
B.2. SIMULACIÓN
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Requerimientos |
Tipo |
Ofrecido |
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Posibilitar la simulación de los procesos mapeados en ambiente 100% web. |
Opcional |
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Posibilitar el registro de escenarios para el ambiente de simulación, definiendo el número de instancias a ser simuladas, recursos, costos y duración de las actividades del proceso de negocio. |
Exigido |
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En la ocurrencia de varias rutas de decisión para el proceso en el ambiente de simulación (registro del escenario) el usuario debe tener la capacidad de definir la probabilidad asignada para cada ruta. |
Opcional |
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Exhibir animación gráfica durante la ejecución de la simulación. Exhibir los recursos, costos, ejecutores y duración de las actividades durante la ejecución de la simulación. |
Exigido |
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Demostrar en informes los eventos ocurridos en la simulación, permitiendo la asociación de calendario (días trabajados y periodos horarios) para la distribución de los resultados obtenidos. |
Exigido |
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Permitir la posibilidad de definir varios calendarios de trabajo, definición de días festivos y no laborales asignables tanto a procesos modelados como a las personas/roles registrados en el sistema. |
Exigido |
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Posibilitar la generación de informe de simulación que contiene el mejor camino en función del tiempo, costo, recursos y ejecutores involucrados en el proceso. |
Exigido |
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Posibilitar la generación de informes de simulación conteniendo todos los caminos que se tomaron durante la simulación del proceso. |
Exigido |
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Permitir la inicialización de procesos en la fase de elaboración, a través de la pantalla de ejecución de tareas, para permitir la simulación del proceso. |
Exigido |
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Permitir la visualización de los resultados de las simulaciones en tableros de control. |
Exigido |
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Capacidad de configurar paramétricamente el número de iteraciones a simular, valores de recursos de las actividades como tiempos y costos, probabilidades de recorrido en bifurcaciones. |
Exigido |
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Posibilidad de comparación de los resultados de dos escenarios simulados. |
Opcional |
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Requerimientos |
Tipo |
Ofrecido |
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Permitir la generación automática de los diagramas de flujo. |
Exigido |
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Permitir la visualización gráfica de los flujos de control, información y materiales existentes entre los elementos del proceso. |
Exigido |
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Posee circulación de los procesos para sus respectivos usuarios con firma electrónica de conocimiento sobre las revisiones homologadas. |
Exigido |
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Permitir la búsqueda de procesos y actividades a partir de diversos criterios como recurso, entrada / salida, etc. |
Exigido |
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Posee hipervínculos automáticos en los diagramas de flujo entre los elementos de los macroprocesos y sus desdoblamientos en subprocesos y actividades. |
Exigido |
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Posee gestión de las tareas de los usuarios. |
Exigido |
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Posibilitar la consulta de los riesgos sobre procesos, de la matriz de evaluación (severidad x probabilidad), métodos cualitativos, cuantitativos y aún apoyados de las listas de verificación (checklists). |
Exigido |
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Permitir determinar una vigencia para el proceso y el sistema genera automáticamente notificaciones configurables en instancias previas como, por ejemplo: al vencimiento, en la fecha del vencimiento o posterior al vencimiento. |
Exigido |
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B.4. AUTOMATIZACIÓN WORKFLOW
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Requerimientos |
Tipo |
Ofrecido |
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Permitir la creación de flujos que tengan tareas en serie y en paralelo. |
Exigido |
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Permitir el modelado de la instancia de proceso, posibilitando agregar, quitar, cambiar todos los elementos del proceso. |
Exigido |
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Permitir que el gestor del proceso retroceda el flujo en curso, cancelando actividades ya ejecutadas. |
Exigido |
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Posibilitar que los documentos sean firmados digitalmente durante la ejecución del flujo. |
Exigido |
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Permitir la configuración de controles de seguridad por instancia de proceso. |
Exigido |
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Permitir la implementación de subflujos, es decir, flujos que accionan subprocesos. |
Exigido |
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Permitir la creación de listas de comprobación y la asociación de las mismas a pasos de los flujos, permitiendo el registro de conclusión o no, y el comentario para cada elemento del checklist. |
Exigido |
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Permitir monitoreo de los procesos en ejecución a través de paneles de control. |
Exigido |
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Permitir el seguimiento de los flujos en curso a través de interfaz gráfica. |
Exigido |
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Notificar, de forma automática, vía e-mail a los responsables de acciones pendientes de ejecución en los flujos de trabajo. |
Exigido |
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Permitir enviar correo electrónico que contiene datos adjuntos insertados en la ejecución del proceso |
Exigido |
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Permitir análisis de las instancias a través de línea de tiempo de las ejecuciones. |
Exigido |
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Permitir la configuración de notificaciones de inicio / fin de actividad, alerta de vencimiento y alerta de retraso para cualquier usuario o grupo registrado en el sistema, realizando el envío de la notificación vía e-mail y posibilitando que se definen estas configuraciones para los procesos de negocio automatizados a través del flujo de trabajo y sus respectivas actividades. Esta característica debe permitir la definición de recurrencias para las alertas. |
Exigido |
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Permitir la automatización en el llenado de la información en formularios electrónicos. Permitir la reutilización de formularios |
Exigido |
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Permitir que los dueños de proceso definan qué campos se deben rellenar obligatoriamente en cada actividad, así como qué campos estarán visibles a los usuarios durante el flujo. |
Exigido |
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Permitir que los ejecutores de cada paso del flujo de trabajo puedan consultar todos los comentarios insertados en el flujo, sin la necesidad de salir del área de ejecución de la actividad. |
Exigido |
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Permitir que los ejecutores de cada paso del flujo se definen dinámicamente, basándose en los valores rellenados en el formulario de proceso durante la ejecución de pasos anteriores. |
Exigido |
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Contar con visualización del panorama general del progreso de los procesos en producción. |
Exigido |
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Contar con un motor de flujo de trabajo dedicado a la ejecución de los procesos. |
Exigido |
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Considerar el calendario definido en el modelo del proceso para calcular los plazos de las actividades y del proceso. |
Exigido |
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Permitir la definición de controles de acceso para el modelo de proceso, así como para las instancias de los procesos (flujos de trabajo / flujos de trabajo). |
Exigido |
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Posibilitar la creación de plantillas para iniciar automáticamente flujos de trabajo de procesos de negocio, notificando a los usuarios interesados cuando se inician estas planificaciones. Esta funcionalidad debe soportar la considerar los calendarios configurados en el sistema. |
Exigido |
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Soporta grandes volúmenes de acceso a través de una red interna o Internet, permitiendo trabajar de forma ininterrumpida. |
Exigido |
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Disponer mecanismos de control que permitan durante la ejecución de un flujo de trabajo la creación de acciones preventivas y / o correctivas por desvíos en la ejecución del flujo. |
Exigido |
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Proporcionar las siguientes herramientas de análisis y planificación: diagrama de ISHIKAWA, 5W2H, FODA, Mapa de Riesgos. |
Exigido |
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Permitir el seguimiento de los flujos en curso a través de interfaz gráfica. |
Exigido |
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Automatizar el direccionamiento de las tareas para los recursos aptos para su realización. La dirección debe ser previamente especificada en el montaje del proceso y puede ser cambiada en cualquier momento sin que haya interferencia en los procesos que ya estén en marcha. |
Exigido |
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Permitir la integración con Sistemas Integrados de Gestión a través de acciones definidas en las actividades del proceso. Las acciones se pueden configurar para realizar llamadas a otras aplicaciones web o servicios web. |
Exigido |
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Posibilitar la anexión de documentos durante la ejecución del proceso. Estos documentos pueden ser archivos auxiliares o documentos, incluso con acceso directo a documentos ya registrados. |
Exigido |
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Controlar la duración y plazos finales de ejecución de las actividades de procesos en ejecución, permitiendo definir controles, que, cuando alcanzados, deben automáticamente escalar la actividad en cuestión para el gestor inmediato u otro ejecutor definido, debe permitir también notificar a otro interesado que la excepción ocurrió, ejecutar un proceso de contingencia e iniciar automáticamente un registro de no conformidad. |
Exigido |
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Permitir enviar tareas a un grupo de usuarios seleccionados por el ejecutor de una determinada actividad del proceso. |
Exigido |
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Permitir disparar varios subprocesos de acuerdo con el número de elementos seleccionados en una lista de valores insertada en el proceso. |
Exigido |
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Posibilitar a los dueños de proceso y usuarios solicitantes el acompañamiento de todas las etapas del proceso, desde su inicio hasta su conclusión. |
Exigido |
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Contar con recurso para notificación vía e-mail sobre tareas de workflow a ser ejecutadas. |
Exigido |
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Mantener un historial de todos los procesos en curso o cerrados y permitir la visualización de detalles tales como: qué usuarios ya validaron el flujo, qué decisiones se tomaron, qué documentos se adjuntar, entre otros. |
Exigido |
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Permitir la generación de informe del proceso. |
Exigido |
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Permitir la generación de informes durante la ejecución de una actividad del proceso, agrupando todos los campos y el encabezado de la instancia del proceso en el informe. |
Exigido |
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Exhibir, en la visualización de la marcha de los flujos, los pasos del flujo visualmente en el modelo, destacándolos de acuerdo con el estado de los mismos. |
Exigido |
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Exhibir, en la visualización del progreso de los flujos, información sobre los pasos, como, por ejemplo, usuario responsable, fecha prevista, etc. |
Exigido |
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Exhibir iconos indicativos cuando un flujo contiene documentos asociados. |
Exigido |
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Disponer de herramienta análisis integrado posibilitando la consulta de informaciones en el nivel de las actividades, procesos e históricos generales de ejecución. |
Exigido |
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Permitir la cancelación dinámica y la ejecución automática de actividades de negocio basadas en reglas temporales, manteniendo todo el historial del proceso con las respectivas pistas de auditoría. |
Exigido |
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Posee métodos de priorización de ejecución de procesos. |
Exigido |
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Permitir la reapertura de procesos cerrados o cancelados. |
Exigido |
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Permitir la inclusión de comentarios y anexos por el iniciador / gestor en el seguimiento del proceso. |
Exigido |
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Permitir la ejecución de decisiones / gateways condicional, considerando la implementación de las reglas para la expresión condicional, la duración de las actividades dinámicas y la evolución a la matriz de ejecución. |
Exigido |
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Posibilitar la ejecución de una actividad automáticamente tan pronto como se alcanza un tiempo predeterminado. |
Exigido |
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Permitir el inicio de procesos desde llamadas a través de Webservice. |
Exigido |
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Posibilitar invocar Webservices en la ejecución de actividades del sistema. |
Exigido |
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Definir ejecutor de actividades por medio de fórmula (ejecutor dinámico). |
Exigido |
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Permitir el control de SLA de los procesos (Duración dinámica) |
Exigido |
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Definir la duración de la actividad a través de la fórmula (duración dinámica). |
Exigido |
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Posibilitar la asociación de instancias de procesos a otras soluciones. |
Exigido |
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Asignar automáticamente las actividades del usuario mediante el equilibrio de carga. |
Exigido |
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Permitir al gestor del proceso evaluar las actividades asignadas a grupos o individuos, así como el número de actividades y horas de éstas y realizar los debidos cambios de ejecutores si es necesario. |
Exigido |
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Proporcionar WebService para permitir la realización de las tareas de ejecución de actividad del usuario, actualización de atributos de instancia, atributos de una determinada entidad de la instancia, para cancelar, suspender y reactivar el proceso y de retorno de información sobre la instancia. |
Exigido |
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Permitir informar una justificación para la exclusión de instancias de proceso. |
Exigido |
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Permitir realizar las tareas de aprobación de los procesos en smartphones |
Exigido |
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Permitir parametrizar el cambio de notificación de eventos de mensaje, que se muestra en la ejecución de la actividad, una pantalla para cambiar los notificados. |
Exigido |
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Contar con un módulo diagramador o modelador de procesos, compatible con BizAgi y/o Microsoft Visio mediante formatos BPMN estándar, como, por ejemplo: BPMN y XPDL. |
Exigido |
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Capacidad de integración con herramientas RPA (Robotic Process Automation) para la automatización de tareas de tipo "Human task" y otras automatizables. |
Opcional |
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B.5. FORMULARIOS
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Requerimientos |
Tipo |
Ofrecido |
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Permitir la creación de entidades, relaciones y campos, garantizando la persistencia de la información del formulario en la base de datos. |
Exigido |
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Permitir la ejecución de servicios web para relleno automático de campos del formulario. |
Exigido |
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Poseer recurso drag-and-drop para facilitar la creación de diseños de formularios en el registro de formularios. |
Exigido |
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Poseer una función de alineación automática para los componentes del formulario. |
Exigido |
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Soportar los siguientes componentes: checkbox, radio button, lista de selección, input tipo texto, número, fecha, enlace, bloque, pestaña, título e imagen. |
Exigido |
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Permitir filtrar un campo de selección desde un valor de otro campo. |
Exigido |
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Permitir ver la ejecución del formulario por el modelador. |
Exigido |
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Permitir el relleno de formulario a través del menú de ejecución. |
Exigido |
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Permitir la creación de formularios con imágenes, logotipos de empresas, etc. |
Exigido |
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Permitir crear reglas para los eventos (haga clic, cambiar la lista, entrada y salida de campos). Para cada evento se pueden realizar acciones sobre los campos del formulario. Ejemplo: habilitar, deshabilitar, ocultar, etc. |
Exigido |
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Permitir realizar cálculos con los valores de los campos y mostrar el resultado en otro campo del formulario. |
Exigido |
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Permitir rellenar formularios durante la ejecución del proceso. |
Exigido |
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Permitir que cada actividad tenga diferentes formularios rellenados, relacionados con un mismo proceso. |
Exigido |
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Permitir utilizar filtros con relaciones N-N para los formularios. |
Exigido |
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Permitir la manipulación de los campos del formulario a través de fórmulas que permiten ocultar, presentar, requerir, habilitar, deshabilitar y demás funciones, de acuerdo con información específica de los componentes. |
Exigido |
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Permitir la comprobación de posibles errores durante el proceso de creación del formulario. |
Exigido |
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Permitir acceso a información de base de datos externa para rellenos de campos del formulario. |
Exigido |
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Permitir seleccionar un campo totalizador para una cuadrícula y realizar acciones para habilitar y deshabilitar campos dentro de un grupo y ocultar y mostrar elementos gráficos como título, fieldset y elementos de imagen. |
Exigido |
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Permitir establecer el título del campo en el formulario para cada idioma del sistema |
Exigido |
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B.6. CONSULTAS Y VISTAS
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Requerimientos |
Tipo |
Ofrecido |
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Consulta por varios filtros de búsqueda. |
Exigido |
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Permitir la rápida consulta de flujos de trabajo por los siguientes criterios: descripción, atributos del proceso (campos de formularios), identificador, estado del proceso, autor, iniciador del proceso, fecha de inicio / finalización, unidad de negocio o dueño del proceso. |
Exigido |
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Posibilitar la creación de árboles de navegación dinámica para los procesos. |
Exigido |
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Permitir consulta de procesos, principalmente los 'en ejecución', con visualización gráfica del diagrama de flujo. |
Exigido |
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Permitir la consulta de tareas. |
Exigido |
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Permitir la visualización de los procesos estándar SIPOC. |
Exigido |
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Permitir la consulta de información a través de la herramienta de Análisis integrado como parte de la solución ofertada. |
Exigido |
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Permitir la visualización de la estructura jerárquica de los procesos a través de un mapa de procesos. |
Exigido |
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Permitir la visualización de los indicadores de rendimiento de los procesos. |
Exigido |
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Permitir la visualización de documentos adjuntos / vinculados a los procesos. |
Exigido |
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Permitir la visualización y creación de la asignación de símbolos basados en tipos de procesos, tipos de actividad y / o tipo de decisión. |
Exigido |
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Permitir la consulta de matrices interprocesos utilizando filtros como Función ejecutiva, usuario ejecutor y permitir la extracción de los procesos relacionados y el diagrama de ejecutores. |
Exigido |
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Permitir generar el informe del gráfico de tortuga para mostrar los procesos / actividades del diagrama. |
Exigido |
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Permitir realizar una auditoría de los eventos ocurridos en la ejecución de proceso y actividades. |
Exigido |
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B.7. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PROCESO
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Requerimientos |
Tipo |
Ofrecido |
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Permitir la definición de indicadores de desempeño asociados a los procesos y seguimiento del cumplimiento de las metas establecidas. |
Exigido |
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Posibilitar la generación de diversos tipos de informes y gráficos conteniendo informaciones detalladas o resumidas sobre los procesos y actividades. |
Exigido |
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Contar con semáforos que señalen visualmente el nivel de cumplimiento de los resultados. |
Exigido |
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Contar con indicadores de tendencia sobre posibles problemas futuros. |
Exigido |
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Permitir la configuración y exportación de los resultados en hojas de cálculo y gráficos configurables por el usuario. |
Exigido |
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Permitir la visualización de los recursos y costos requeridos para la ejecución de los procesos. |
Exigido |
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El software deberá soportar la característica Mobile Friendly, es decir, la información del software deberá desplegarse en forma adecuada en cualquier pantalla, sin importar el tamaño ni el dispositivo, soportando función Touch. |
Exigido |
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C. FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS
C.1. Requerimientos Generales
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Gestión de Riesgos |
Tipo |
Ofrecido |
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La solución para la Gestión de Riesgos, debe estar alineado a la metodología de gestión de riesgos operacionales definida por la Convocante. |
Exigido |
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Compatibilidad con otros estándares y mejores prácticas relacionados a la gestión de riesgos operacionales, tales como los riesgos laborales, legales, ambientales, entre otros. |
Opcional |
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Permitir la captura y administración de la información generada por las áreas como ser: Listado de Procesos, Riesgos, Controles, Estructura Organizacional, Roles y Categorías de Riesgos, así como información cuantitativa de umbrales definidos (Parametrizados)definidas en el Manual vigente: *Definición de Esquema de Gestores-Dueños de Procesos. *Definición de Esquema que permita replicar toda la metodología de gestión de riesgos operacionales definida por la Entidad. *Trazabilidad de los cambios. * Posibilidad de Incorporar documentos.
Funcionalidades Principales: Procesos, Controles, Riesgos, Dueños de Procesos, Unidades organizacionales, Definiciones Cuantitativas, Definiciones Cualitativas, Probabilidades, Impacto, Exportar listado de fuentes externas, Exportar template o módulo de formularios utilizados. |
Exigido |
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Permitir la integración de la Gestión por Procesos en el software, considerando que los diferentes niveles de procesos son utilizados como insumo para las autoevaluaciones de riesgos. La integración deberá ser a cualquier nivel: Macroproceso, Proceso, Subproceso y/o Procedimiento. |
Exigido |
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Permitir desarrollar las actividades bajo un esquema de flujo de trabajo (workflow) que permita a los responsables de identificar y evaluar los riesgos operacionales de sus procesos, los cuales deberán ser previamente cargados al sistema. El sistema además deberá contener flujos o templates de trabajos con cálculos previamente parametrizados en la relación del Impacto y Probabilidad (Riesgo Inherente) y el cálculo efectuado con el control (Riesgo Residual). Además, conforme a la combinación de valores de la evaluación se deberán desplegar los casos en los cuales un Riesgo requiera de la necesidad de un Plan de Mitigación. El acceso a la información de procesos debe estar permitido a todos los integrantes de la Unidad de Riesgo Operacional, Gestores de Riesgos Operacional y a los dueños de procesos quienes deberán acceder a la mencionada información para la realización de las autoevaluaciones de riesgos. Funcionalidades Principales: Parametrización Impacto vs. Probabilidad. Generación de Planes de Mitigación. Captura de información (listado de información). Resumen de eventos por clasificación de riesgos y factores de riesgos. Generar alertas-notificaciones al usuario. Pistas de auditorías. |
Exigido |
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Permitir el inicio de las autoevaluaciones de riesgos indicando lo siguiente:
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Exigido |
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Permitir la confirmación de recepción por parte del responsable/dueño del proceso, de la comunicación del inicio de la autoevaluación de riesgos. Además, incluir sugerencias y comentarios de la Unidad de Riesgo Operacional. |
Exigido |
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Las comunicaciones e intercambios mientras duren la autoevaluación de riesgos, con los responsables/dueños de los procesos, deberán realizarse a través de un medio interactivo como por ejemplo el correo electrónico. |
Exigido |
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C.2. Identificación de Riesgos
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Base de Datos de Eventos: Debe procesar la información de registros por eventos de riesgos operacionales que se pudieran presentar y que podrías generar pérdidas financieras o cuasi pérdidas (según el caso). La etapa de Identificación de Riesgos debe permitir y contener como mínimo (enunciativo no limitativo) la siguiente información:
Funcionalidades Principales: Registro de eventos (reportes). Log de Auditorías. Estado de Solicitudes de registros. Flujo de Trabajo, derivar a un plan de acción (vincular con la misma). Alertas-notificaciones al usuario. Posibilidad de anexar documentos, imágenes. |
Exigido |
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Permitir el análisis de impacto de las operaciones BIA (Business Analysis Impact). |
Exigido |
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C.3. Análisis de riesgos
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La etapa de Análisis de Riesgos debe permitir: - Establecer el impacto de materialización de los riesgos según las buenas prácticas de la gestión de riesgos (patrimonial, reputacional, por objetivos, entre otros) a partir de una lista desplegable conforme a escala determinada en la metodología de autoevaluación de riesgos vigente en la Institución. |
Exigido |
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Institución.
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Exigido |
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C.4. Valoración de Riesgos
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La etapa de Valoración de Riesgos debe permitir:
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Exigido |
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C.5.Tratamiento de Riesgos
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La etapa de Tratamiento de Riesgos o Plan de Mitigación debe permitir el registro de las acciones para el tratamiento del riesgo, de acuerdo con lo establecido en los estándares internacionales. |
Exigido |
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Permitir el registro de las acciones del Plan de Mitigación bajo un esquema de flujo de Trabajo (workflow) que podrán mitigar los riesgos identificados en el marco del cumplimiento de los Planes de Acción, por parte de los responsables/dueños del proceso y que permita definir niveles de aprobación de los planes. El esquema de flujo debe contener mínimamente (no limitativo) los campos de:
El Plan de Mitigación debe contener una relación directa con riesgos y controles evaluados (integrar con la autodevaluación). Deberán generar plazos de vencimientos y un esquema de seguimiento a las fechas definidas como topes para la gestión.
Funcionalidades Principales: Planes de Mitigación (template). Captura de información (listado de información). Generar alertas notificaciones al usuario. Pistas de Auditoria. Integrar con la autoevaluación de Riesgos. Integrar con indicadores cuando supere los umbrales. Integrar los eventos de Pérdida y cuasi perdida cuando superen los umbrales de seguimiento. Permitir anexar documentos (presupuestos, actas y entre otras). Planes de Mejora Continua. Administración de vencimiento y seguimiento a los plazos de los Planes de Mitigación. Niveles de escalamiento. |
Exigido |
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Permitir el monitoreo de los Planes de Acción por los responsables/dueños del proceso y el Departamento de Gestión de Riesgos Operacionales. |
Exigido |
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Permitir la generación de los siguientes reportes, lo cual deberá ser flexible:
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Exigido |
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Permitir el seguimiento del estado de las autoevaluaciones de riesgos a través de la emisión de alertas sobre el grado de avance conforme a los plazos establecidos. |
Exigido |
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Permitir el monitoreo del grado de avance de los planes de acción, propuestos por los responsables/dueños de procesos, emitiendo alertas sobre el cumplimiento de las acciones desarrolladas. |
Exigido |
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Permitir la revisión de la autoevaluación de riesgos registrando la siguiente información: usuario y fecha de revisión de la autoevaluación de riesgos. |
Exigido |
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Permitir la validación de la autoevaluación de riesgos registrando la siguiente información: usuario y fecha de validación de la autoevaluación de riesgos. |
Exigido |
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Permitir la aprobación de la autoevaluación de riesgos registrando la siguiente información: usuario y fecha de aprobación de la autoevaluación de riesgos. |
Exigido |
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Mantener información histórica de los riesgos y sus respectivas autoevaluaciones, tratamiento y planes de acción correspondientes. |
Exigido |
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Permitir la búsqueda de las autoevaluaciones de riesgos, mapas de calor/riesgos, planes de acción, entre otros, de acuerdo a criterios. |
Exigido |
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Permitir la navegación del detalle de los riesgos identificados a través de los mapas de calor/riesgos. |
Exigido |
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Contar con un repositorio de documentos relacionados a las autoevaluaciones de riesgos: memorandos de inicio, cuestionarios, entre otros. |
Exigido |
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Disponer de una biblioteca, que pueda ser actualizada, en relación a los estándares, mejores prácticas y reglamentos que rigen la Gestión Integral de Riesgos. |
Exigido |
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Mantener abierta la autoevaluación de riesgos, dentro de los plazos establecidos, impidiendo el cierre por parte de los responsables/dueños de procesos, hasta que se encuentren revisados y aprobados en su totalidad. |
Exigido |
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Permitir el registro de los eventos de riesgos materializados, por parte de los responsables/dueños de procesos y su correspondiente aprobación. |
Exigido |
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C.6.Indicadores Claves de Riesgo Operacional
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Indicadores Claves de Riesgo Operacional: Debe permitir la formulación y captura de informaciones de los indicadores de Gestión de Riesgo Operacional, como, por ejemplo:
La información de los indicadores de RO debe contener como mínimo (enunciativo no limitativo) la siguiente información:
A partir de los indicadores definidos, generar alertas (en caso de que los datos o las variables se pueden calcular u obtener en forma automática) cuando superen los umbrales definidos como indicadores.
Funcionalidades Principales: Generar reportes de Indicadores. Captura de información (listado de información). Generar alertas-notificaciones al usuario. Pista de Auditorias. Integrar con la información del plan de mitigación.
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Exigido
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C.7.Reportes Integrados
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El módulo o la funcionalidad de Reportes Integrados debe permitir generar información consolidada, así como reportes individuales por Unidades Organizacionales, por Tipos de Riesgos, por Criticidad de Riesgos y/o una combinación alternativa.
Se espera que los reportes generados se puedan visualizar además en formatos gráficos.
Debe permitir integrar la información consolidada de evaluaciones por un periodo determinado.
Se esperan otros tipos de Reportes como ser: Total de Planes de Acción, Planes de Acción vencido, etc.
Funcionalidades Principales:
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Exigido |
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5.1. CONTENIDO MÍNIMO DE LA PROPUESTA TÉCNICA:
Además de los Requerimientos Generales y las especificaciones técnicas específicas, la ofertas deberán contener:
Identificar el nombre, cargo y la dependencia de la Institución de quien solicita el llamado a ser publicado: Oubenfm Figueredo, Coordinador de Gestión de Procesos.
Justificar la necesidad que se pretende satisfacer mediante la contratación a ser realizada: Automatización de Gestión y Administración del Riesgo Operacional de la AFD.
Justificar la planificación: el mismo responde a una necesidad actual para la AFD.
Justificar las especificaciones técnicas establecidas: responde a las necesidades que deber ser cubiertas con el fin de satisfacer las necesidades actuales para la gestión y administración del riesgo operacional de la AFD.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
No aplica.
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Ítem |
Descripción del servicio |
Cantidad |
Unidad de medida de los servicios |
Lugar donde los servicios serán prestados |
Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
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N°1 |
Adquisición de Software de Gestión de Procesos (BPM) y Riesgos Operacionales | 1 |
Unidad |
Herib Campos Cervera Nº 886 casi Aviadores del Chaco - Edificio Australia - 2do. Piso |
El plazo máximo para la entrega del software será de ocho (8) meses, a partir de la suscripción del contrato. La instalación deberá realizarse íntegramente también dentro del citado plazo. La actualización deberá realizarse dentro de los doce (12) meses a partir de la fecha efectiva de la entrega operativa del software. |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
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Conformidad del área técnica |
Acta de Conformidad |
Para los pagos correspondientes de acuerdo a lo establecido en la presente Sección. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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