El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
El ámbito institucional requirente de esta contratación es el Departamento de Gestión Administrativa de la Superintendencia de
Salud, cuya jefatura está a cargo de la Lic. Gloria Garcete.
La contratación pretende satisfacer la necesidad de contar con el servicio de custodia y almacenaje de los archivos generados por las distintas dependencias de la Superintendencia de Salud.
El llamado corresponde a una necesidad periódica.
Las EETT fueron evaluadas según las necesidades mínimas requeridas para la Institución y propuestas por el Dpto. de
Gestión Administrativa analizando las alternativas existentes en el mercado.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
SERVICIO DE ALMACENAJE DE ARCHIVOS DE LA SUPERTINTENDENCIA DE SALUD
LOTE N° 1 - CON CONTRATO ABIERTO POR MONTO MÍNIMO Y MONTO MÁXIMO
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Ítem |
Descripción del Bien |
Especificaciones Técnicas |
Presentación |
Unidad de Medida |
Cantidad |
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1 |
Almacenaje de archivos |
Transportes excedentes: círculo completo, ida y vuelta, hasta 20 cajas tamaño Arquipel N°4 y 10 cajas grandes. En caso de superar la cantidad descrita en el ítem 4; según necesidad de la Contratante. Desde las instalaciones de la Superintendencia de Salud hasta las instalaciones del proveedor adjudicado. |
Evento |
Unidad |
1 |
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2 |
Almacenaje de archivos |
Codificaciones en cajas o arquipeles, codificación e inventario manual en un formulario numerado en triplicado, el cual deberá ser entregado al cliente al retirar las cajas de contenidos de cajas. Etiquetados, registración de diferentes niveles de acceso. Registrar a las personas autorizadas a realizar pedidos de las documentaciones originales, fotocopias, y/o consultas, previo informe emitido por la convocante. Servicio de ordenamiento, e inventario informatizado de archivos: integral de todo el archivo. El sistema informático de la empresa adjudicada deberá permitir la exportación del inventario en archivo en formato Excel. Servicio de consulta de archivos. La empresa adjudicada debe dar seguridad de la documentación en guarda, el depósito debe contar con detectores de humo y movimientos (presentar póliza de incendios completa propiedad). Sistemas de alarmas contra intrusos, con sensores de movimientos, impacto, humo o gases; con conexión monitoreada las 24hs. Debe prever el servicio de destrucción de documentos, se debe realizar con trituradora industrial y filmación del proceso. En caso de solicitud de la Contratante. |
Caja |
Unidad |
1 |
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3 |
Almacenaje de archivos |
Nuevas Altas, se refiere a las nuevas cajas y/o arquipeles que durante el contrato van agregándose al archivo inicial, cada vez que el cliente genere nuevas Altas, (envío de nueva documentación al Archivo) se generará una continuación del inventario inicial, primeramente el inventario físico en el formulario numerado que debe ser entregado al cliente al momento del retiro y dentro de la misma semana, el cliente debe recibir su copia electrónica del Inventario. Debe incluir la recepción de cajas, codificaciones en cajas, codificación e inventario manual de contenidos de cajas. Etiquetados, registración de diferentes niveles de acceso. Registrar a las personas autorizadas a realizar pedidos de las documentaciones originales, fotocopias, y/o consultas, previo informe emitido por la convocante. Servicio de ordenamiento, e inventario informatizado de archivos: integral de todo el archivo. El sistema informático de la empresa adjudicada deberá permitir la exportación del inventario en archivo en formato Excel. Servicio de consulta de archivos. Según necesidad de la Contratante. |
Caja |
Unidad |
1 |
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4 |
Almacenaje de archivos |
Provisión de cajas tamaño Arquipel N° 4, Tamaño Oficio. |
Unidad |
Unidad |
1 |
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5 |
Almacenaje de archivos |
Provisión de cajas grandes. Tamaño mínimo: 43x30x25 cm. |
Unidad |
Unidad |
1 |
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6 |
Almacenaje de archivos |
Costo mensual por caja grande, correspondiente a guarda y custodia de documentos, debe incluir 2 viajes mensuales y 5 servicios de consulta mensuales (5 pedidos en forma física y/o 5 pedidos en forma digital indistintamente hasta completar un total de 5 consultas) SIN COSTO ADICIONAL COMO BONIFICACION POR VOLUMEN. |
Caja |
Unidad |
1 |
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7 |
Almacenaje de archivos |
Costo mensual por Arquipel N° 4, correspondiente a guarda y custodia de documentos, debe incluir 2 viajes mensuales y 5 servicios de consulta mensuales (5 pedidos en forma física y/o 5 pedidos en forma digital indistintamente hasta completar un total de 5 consultas) SIN COSTO ADICIONAL COMO BONIFICACION POR VOLUMEN. |
Caja |
Unidad |
1 |
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8 |
Almacenaje de archivos |
Pedido de documentos originales, en forma física. Envío de la caja completa al local de la Superintendencia de Salud. |
Evento |
Unidad |
1 |
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9 |
Almacenaje de archivos |
Pedido de documentos escaneados y enviados por mail, el costo es por imagen. |
Evento |
Unidad |
1 |
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10 |
Almacenaje de archivos |
Expurgue de documentación de archivos vencidos, previo aviso de la Superintendencia de Salud. Separación de las carpetas y/o cajas, agrupación y preparación para destrucción ecológica, separando cartones de papeles grampas y similares. Posterior destrucción ecológica de los documentos con evidencia de destrucción (derretido del papel en recicladora de confianza del proveedor. Emisión de un Certificado de Constancia de destrucción. Descuento de las cajas destruidas del total de cajas en archivos según la cantidad que fuese destruida. |
Evento |
Unidad |
1 |
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11 |
Almacenaje de archivos |
Entrega de la totalidad de las cajas de la Superintendencia de Salud, al término del contrato. El proveedor tendrá preparadas las cajas en un área de tránsito para facilitar y ayudar en el control de la entrega de la totalidad de los archivos a las personas designadas por la Institución para el retiro. |
Evento |
Unidad |
1 |
SERVICIOS CONEXOS
1 - Guarda de documentación perteneciente a la entidad en cajas y depósitos especialmente acondicionados para el efecto.
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REQUISITOS DE SEGURIDAD
Sistema informático: el oferente deberá contar con un programa informático acorde a las normas archivísticas que facilite la ubicación de la documentación requerida, que permita contar con un registro histórico de la documentación ingresada, en movimiento o retirada por la Contratante. Adicionalmente, el oferente deberá emitir informes periódicos del historial concerniente a ingresos, retiros, movimientos, consultas y documentación pendiente de devolución por fecha, departamento y nombre de solicitante.
La Contratante designará personal al momento de la suscripción del contrato respectivo de manera a poder aclarar dudas y establecer el sistema de archivos que más convenga a los intereses institucionales.
Al momento de firma del contrato, la Contratante proveerá un Registro de Firmas, del personal autorizado a:
1-Pedir Documentación Original y/o copias.
2-Autorizar pedidos de otros departamentos.
3-Limitar consultas.
Los sistemas deben permitir la identificación del solicitante de los documentos, y si los mismos fueron devueltos en su caso, así como la emisión de informes mensuales sobre el detalle de movimientos.
Junto con la presentación de la oferta, el OFERENTE deberá presentar fotocopias certificadas por Escribano Público de los seguros vigentes que deben cubrir:
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
NO APLICA
| ÍTEM | Descripción del servicio | Cantidad | Unidad de medida de los servicios | Lugar donde los servicios serán prestados | Fecha(s) final(es) de ejecución de los servicios |
| 1 | Almacenaje de archivos | 1 | Unidad | En las instalaciones del oferente adjudicado. | Una vez firmado el Contrato respectivo, el Departamento Administrativo, procederá a la emisión de la Orden de Servicio, según las necesidades de la Institución, la que autorizará a la firma adjudicada a la realización de los servicios detallados en la misma.- Los servicios deberán ser realizados como máximo a los 3 (tres) días hábiles contados desde la recepción por parte del proveedor de la Orden de Servicio emitida por el Administrador del Contrato. La Orden de Servicio podrá ser notificada al correo electrónico que consta en el Sistema de Información de Contrataciones Públicas, constituyéndose el reporte del correo electrónico en acuse. La falta de realización de los servicios obligará a la Contratante a la aplicación de las multas,- |
| 2 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 3 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 4 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 5 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 6 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 7 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 8 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 9 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 10 | Almacenaje de archivos | 1 | |||
| 11 | Almacenaje de archivos | 1 |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento
| INDICADOR | TIPO | FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
| Acta de recepción | Acta de recepción | En forma mensual hasta el vencimiento del contrato. |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de la carta de invitación, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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