El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
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Ítem |
Código Catálogo |
Descripción del Bien |
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1 |
81111508-002 |
Digitalización de documentos |
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2 |
81111508-002 |
Digitalización de documentos |
MONTO MAXIMO GS. 955.000.000.-
MONTO MINIMO GS. 477.500.000.-
A través de éste servicio se busca ampliar la implementación de la gestión digital en el área de Rendición de Cuentas e incorporar como nuevo alcance la gestión de documentos del área de Contabilidad del SENAVE con el fin de mejorar procesos, aplicar seguridad en el acceso a los documentos y para liberar espacio físico.
OBJETIVO GENERAL
Ampliar y desarrollar la tecnología ya implementada previamente con el uso de escáneres con sus aplicativos especializados de escaneo que permita contar con alta calidad en la generación de la imagen y carga de los mismos al Gestor Documental propio de la convocante con todos los datos asociados, además la incorporación de nuevas funcionalidades para potenciar los procesos llevados a cabo en ambos sistemas. Pruebas y ajustes de procedimientos de digitalización de documentos, consultas y reutilización de la documentación. Y el seguimiento de los procesos operativos y control técnico de los componentes tecnológicos de la capacidad instalada que será requerida.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Digitalización de documentos correspondientes a los años 2018 a la actualidad con el fin de generar una base de datos y respaldo digital bajo criterios normalizados para la rendición de cuentas, Parte Diario de Ingresos de la Dirección de Finanzas y para la incorporación de documentos de Legajos de Licitaciones del SENAVE al alcance implementado actualmente.
• Actualizar el repositorio del SENAVE a través de la importación masiva de las imágenes al Gestor Documental Datascan propio de la convocante.
• Crear un nuevo formulario para el área de Contabilidad del SENAVE que permita incorporar la documentación a ser escaneada con los campos índices determinados en el alcance.
• Garantizar la integridad de la información aplicando la firma digital del responsable de la conservación.
• Preservar del documento electrónico digitalizado. La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte.
• Contar con flujos de distribución de documentos mejorando los tiempos de acceso a la información.
• Lograr la eficiencia a través de la disponibilidad de documentos en forma digital y con acceso inmediato y seguro por medio de los distintos componentes de la solución requerida.
• Mantener toda la información contenida en el documento íntegramente resguardado y compartido en un ambiente seguro y controlado.
• Disminuir las copias y reimpresiones de expedientes de rendición de cuentas o cualquier otro documento asociado que pueda consultarse de forma digital.
• Tener capacidad de respuesta dependiendo del tipo de solicitud recibida de los organismos de control, tanto internos como externos basado en un Acuerdo de Nivel de Servicios propuesto por el oferente.
• Implementar soluciones integrales para la generación de imágenes de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos.
ALCANCE
1. Digitalización de documentos
ÍTEM 1 RENDICIÓN DE CUENTAS
El alcance es de 700.000 (setecientas mil) páginas correspondientes a los años 2018 a la actualidad. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja. Los documentos que se deberán digitalizar son los siguientes:
• Documentación de Rendición de Cuentas.
• Documentación del Departamento de Contabilidad y Finanzas
Ítem 2 Legajo de Licitaciones
El alcance es de 300.000 (trecientas mil) páginas correspondientes a los años 2018 a la actualidad. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente página por página. Los documentos que se deberán digitalizar son los siguientes:
• Documentación de Expedientes de Contrataciones
2. Plan de trabajo
Detallando mínimamente las siguientes actividades Cronograma calendarizado de actividades, que garantice el cumplimiento del plazo del servicio basado en métodos de gestión de proyectos que cubra la planificación, ejecución, seguimiento y cierre mínimamente orientado al cumplimiento de los objetivos establecidos para las áreas del SENAVE cuyo se menciona en el apartado anterior.
3. Gerenciamiento del Proyecto
Se requiere que el oferente presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas y cada una de las etapas de este proyecto, que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por un Gerente de Proyecto y técnicos de apoyo para las etapas indicadas.
El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances (pudiendo ser estos mensuales o trimestrales). Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato.
4. Instalación, montaje y puesta en marcha de componentes requeridos para la ejecución del servicio
En los plazos establecidos se deberá montar, instalar, configurar, entregar y llevar a cabo las tareas de instalación y configuración basado en las mejores prácticas de todos los componentes temporales.
5. Procesos de digitalización
La digitalización consiste en la conversión de documentos al formato digital, mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, almacenamiento entre otros.
Estos procedimientos de digitalización y el correspondiente plan de calidad deben estar mínimamente aprobados vía Resolución del Ministerio de Industria y Comercio como uno de los componentes autorizados de la Digitalización certificada en cumplimiento con lo establecido en la Ley 4.017/2010, Ley 4.610/2012, Decreto N° 7.369/2011 y la Resolución 1.438/2015 del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).
6. Ordenamiento físico de los documentos
El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión definitiva de cajas fabricadas para la correcta preservación de los documentos hasta 700.000 páginas de Rendición de Cuentas y Parte Diario de Ingresos. Por otra parte, hasta 300.000 páginas de Legajo de Licitaciones.
Éstas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.
7. Requerimientos Generales para la generación de archivos
Formato de archivo PDF/A, firmado digitalmente basado en el proceso de aprobado para la digitalización certificada, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen entre otras características.
8. Implementación en simultáneo del Software de Gestión Documental propiedad de la convocante en Departamento de Contabilidad y Finanzas
Los técnicos propuestos por el oferente contarán con un plazo de 15 días posteriores al inicio del servicio para emitir un informe basado en el análisis los procesos y las características documentales orientado a mejoras basada en la reducción del uso de fotocopias de la documentación
9. Elaboración de Procedimientos y seguimiento de implementación
- El gerente de Proyectos en conjunto con su equipo deberá llevar a cabo la elaboración del documento de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales y materiales de apoyo adicionales.
- Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.
Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.
El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción del alcance definido en ésta sección del Pliego de Bases y Condiciones.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL:
1. Rendición de Cuentas
Tipos de documentos y campos asociados:
- Comprobantes de pago
• N° de Legajo
• N° de Comprobante de Pago
• N° de Documento del Beneficiario
• Nombre o Razón Social
• Fecha de Pago
• Rubro
• Objeto de Gasto
2. Dirección de Contabilidad y Finanzas
Tipos de documentos y campos asociados:
- Parte Diario de Ingreso
- N° de arqueo
- Fecha
- N° de PDI
- Número de arquipel
- Tomo
3. Legajo de Licitaciones
Tipos de documentos y campos asociados:
- Tipo de llamado
- Nombre de llamado
- Nro de llamado
- ID de llamado
- Nro de Carpeta
- Nombre Oferente
- Nombre empresa adjudicada
ESTADO DE LOS DOCUMENTOS Y TAMAÑOS DE PAPEL
Los documentos a digitalizar se encuentran en general en buen estado de conservación. Se encuentran papeles de bajo gramaje y delicados ademá de documentos de mayor gramaje que deberán ser digitalizados en su totalidad.
En cuanto a los tamaños de papel se dispone de documentos del tipo plano hasta tamaño A1 en los Legajos de Licitaciones.
Estos datos son meramente enunciativos. La empresa adjudicada deberá considerar la posibilidad de agregar más datos para la indexación de las imágenes siempre y cuando esto no afecte el cronograma de ejecución de los servicios y sean técnicamente viables.
COMPONENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN
Considerando la complejidad de la documentación, la información y los formatos de bases de datos, se establecen los siguientes criterios para llevar a cabo el servicio:
a) Capacitación y entrenamiento al personal del oferente:
Todo el personal designado para la prestación del servicio deberá participar de ésta actividad que implica que el personal del SENAVE, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación según lo establecido, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación La duración será de al menos 5 (cinco) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios, y se llevará a cabo en el lugar designado para la ejecución del servicio.
b) Actualización de base de datos:
Posterior a la actividad descripta en el punto a, es requerido que el Proveedor asigne su personal del área técnica para el análisis de la estructura de la base de datos y posterior transformación a expresiones regulares para poder realizar la obtención de datos durante el siguiente proceso que es la digitalización de documentos.
c) Digitalización de documentos:
Se podrá iniciar los procesos de digitalización en la medida que el oferente avance con los puntos a y b.
d) Creación de Formularios:
El oferente a través de sus técnicos especializados deberá crear el formulario correspondiente a los tipos de documentos que serán incorporados para ampliar el alcance del software ya instalado en servidores del SENAVE. En el caso de Rendición de cuentas deberá contemplar en análisis de la implementación actual y mejorar en caso de que se detecte que existen mejores prácticas aplicables y orientadas a la productividad del uso del Software.
Por otra parte, es requerido que se incorpore un nuevo formulario para la incorporación de los documentos propios del área de Contabilidad y los de la Dirección de entre otros documentos que forman parte del alcance de la digitalización de documentos.
e) Importación masiva:
Los productos de imagen generados deberán ser objeto de una importación al Sistema DataScan (adquirido por el SENAVE en ambiente de producción) a este efecto el SENAVE pondrá a disposición del oferente adjudicado la accesibilidad a la aplicación, a llevarse a cabo de forma presencial on site en un ambiente controlado que será determinado al inicio del servicio y acompañado por personal técnico de la Institución.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
a) Participar en reuniones presenciales para acordar aspectos que sirvan para la elaboración final del plan de trabajo detallado y re confirmar el cronograma a ser desarrollado en éste servicio, otras reuniones para organizar el trabajo a llevar a cabo y tener acceso a los insumos requeridos y para acordar la presentación de resultados preliminares y resultados finales. Deberá mantener la cantidad de reuniones que sean necesarias para el logro de los productos esperados.
b) Procesar bajo métodos certificados de calidad toda la documentación física bajo los procesos propios de generación masiva de imágenes con la que cuenta el oferente.
c) Indexar las imágenes con los datos asociados de cada registro a cada archivo PDF generado bajo los criterios definidos entre las partes.
d) Importar masivamente hasta 700.000 páginas de Rendición de Cuentas y Parte Diario de Ingresos, además de 300.000 páginas correspondientes a Legajos de Licitaciones al Software de Gestión Documental instalada por producto especificado realizando las pruebas necesarias para asegurar su correcto funcionamiento y el muestreo para certificar su consistencia.
e) Hacer entrega de la estructura de archivos íntegramente identificados, y adicionalmente, en formato CSV, como medio de presentación formal, conteniendo los datos índices/asociados previamente digitados, tipos de datos e identificación
f) Presentar a los funcionarios del SENAVE las recomendaciones de las mejores prácticas referente a la instalación, configuración, mantenimiento, copia de seguridad y operación de las aplicaciones instaladas.
DURACIÓN Y LUGAR DE TRABAJO
- Vigencia
El servicio deberá culminar en un plazo máximo de 4 (cuatro) meses.
Los plazos en la entrega de los productos del servicio estarán sujetos a un cronograma de las actividades a realizar acordado entre las partes. La duración total neta es la cantidad de días hábiles a emplear para la ejecución de las tareas, prescindiendo de los tiempos que la Contratante emplee para otorgar las conformidades.
- Lugar de Trabajo
En oficinas del SENAVE. Será consignado un espacio acorde al requerimiento del oferente con acceso a sanitarios, sin humedad, con tomas eléctricas y aire acondicionado mínimamente.
INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS TÉCNICOS DEL OFERENTE PARA PRESTAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN (No transferibles a la Institución)
El oferente deberá detallar toda la infraestructura tecnológica que incluye en su propuesta de solución, a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización, estos componentes no serán transferibles a SENAVE.
La digitalización deberá mínimamente ser realizadas con equipamientos y aplicativos especializados que el oferente debe proponer, tomando las siguientes condiciones mínimas exigidas:
Equipamiento
• Páginas No Encuadernadas: Escáner documental de alta velocidad, con las siguientes características mínimas:
- Área de escaneo: hasta A3 pulgadas o superior.
- Resolución: 600 dpi o superior.
- Bandeja Alimentadora de Documentos: 500 hojas o superior.
- Velocidad de Escaneo: 200 imágenes páginas por minuto (una cara).
- Software especializado para captura de imágenes.
- Cantidad Mínima de Equipos: 3 (tres) como mínimo.
• Equipo para documentos encuadernados, documentos antiguos y sensibles imposibilitados de pasar por rodillo de escaneo:
- Tipo de Captura: Aéreo o planetario.
- Área de escaneo: Tamaño 17 x 24 pulgadas o superior.
- Funcionamiento autónomo de escaneo, sin necesidad ni dependencia de PC.
- Con pantalla embebida de 14’’ o superior.
- Profundidad de bits: 36 bits o superior.
- Resolución: 550 dpi o superior.
- Velocidad de escaneo: 3 segundos por página como máximo.
- Corrección de Curvatura automática del material encuadernado.
- Software especializado para captura de imágenes.
- Cantidad Mínima de Equipos: 1 (uno) como mínimo.
• Equipo para documentos de formato ancho
Tipo de Captura: Sensores Ópticos por Contacto CCD o CIS o CMOS
- Área de escaneo: 40 pulgadas o superior
- Resolución 1200 dpi o superior
- Software especializado para captura de imágenes
- Cantidad de Equipos: Uno (1) como mínimo
• PCs de Escritorio
El oferente deberá presentar un documento que describe las características técnicas de las PCs que serán utilizadas durante el servicio.
• Servidor temporal
El oferente deberá presentar un documento que describe las características técnicas del servidor temporal que será utilizado durante el servicio.
Aplicativos
a) Sistema de procesamiento de documentación digital:
El Sistema utilizado para el procesamiento de los documentos en las unidades de digitalización de la prestadora de servicios debe contemplar:
Administración: el sistema debe contar con la posibilidad de un súper usuario, de modo a utilizar las siguientes funciones:
- Formularios: Etiquetas, Lotes, Movimientos, Manejo de archivos, Inicializar, Revertir.
- ABM: Scanner, Usuario.
- Usuario/Escáner.
- Actualizar repositorio.
- Unidad productora / serie / subserie.
Debe permitir la creación de usuarios para la utilización de los módulos de indexador, verificación de calidad, control de calidad
- Nombre Completo: Nombre y Apellido del operador.
- Nombre usuario: Nombre del usuario.
- Contraseña: Contraseña para poder acceder al sistema.
Debe permitir agrupar de forma configurable un conjunto de código de barra en un lote de archivos a digitalizar, teniendo mínimamente las siguientes características:
- Nuevo: Permite agregar un nuevo Lote.
- Editar: Permite editar un Lote ya creado.
- Borrar: Permite eliminar un Lote.
- Imprimir: Imprime el listado de contenido del lote y lo cierra.
Debe ser posible realizar configuraciones necesarias para la creación de las etiquetas de Código de Barra estandarizada, así mismo debe tener la posibilidad de modificar los valores contenidos en los códigos de barras configurados, también determinar si este campo estará o no habilitado para formar parte del código de barra creado.
Creación de formularios (tipo de documento): las opciones que deben presentar son las siguientes:
- Agregar Control: permitir agregar un nuevo campo al formulario.
- Editar: permitir editar las propiedades de un campo ya creado.
La opción de configuración debe permitir mínimamente la creación de las siguientes propiedades:
- ID: Auto numérico
- Orden: Número en el que se visualizara el campo.
- Nombre: Nombre del campo que se utilizará en la tabla
- Clave (Si o No): debe permitir determinar si un campo es clave. Ejemplo: el formulario requiere como mínimo un campo clave y al ser clave automáticamente es requerido.
- Editable (Si o No): debe permitir determinar si el contenido de un campo es editable o no.
- Multilíneas: debe permitir crear una caja de texto para los textos más extensos, ejemplo la descripción del resuelve de la tipología Documental Resolución.
- Visible (Si o No): debe determinar si el campo necesario que sea visible.
- Texto: debe permitir la posibilidad de ingresar datos tipo texto.
- Ancho y Largo: se debe poner configurar las dimensiones del campo, esto previendo la utilización del campo Multilíneas.
- Tipo: debe determinar tipo de objeto que se utilizará. La opción mínima debe ser Textbox para la caja de texto o del tipo combo que permite seleccionar los valores ya predefinidos.
- Tipos de datos admitidos mínimamente: Alfanumérico, Fecha, Número.
- Texto Ayuda: debe contemplar mensajes de ayuda configurable de modo ayudar al usuario con el tipo de dato o la forma en que se debe procesar el documento que se está visualizando
- Expresión Regular: debe manejar la posibilidad de una secuencia de caracteres que forma un patrón de búsqueda, principalmente utilizada para la búsqueda de patrones de cadenas de caracteres.
Control de procesos digitales: en este proceso se debe controlar que se cumplan los estándares de calidad (eliminación de páginas en blanco, orientación de las hojas, legibilidad del documento) si no la cumple con dichos estándares, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear.
- Carga de campos índices (indexación): el sistema debe tener la posibilidad cargar los datos asociados a una imagen desde una pantalla, esto con la finalidad de agilizar los procesos, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear o al proceso anterior de Control.
- Verificación: el sistema debe permitir el control de los campos cargados en el proceso de indexación en un proceso independiente, esto con la finalidad de corroborar que los campos cargados sean correctos y correspondan al documento que se está visualizando, el sistema debe permitir la opción de volver a escanear, control o al proceso de indexación.
Deberá inicializar o verificar cada repositorio y además crear automáticamente una estructura de carpetas en la fecha correspondiente por cada formulario para el inicio del proceso diario. Mínimamente deberá manejar la siguiente estructura de carpetas.
Nombre de formulario
- Escaneado.
- Indexado.
- Dudas.
- Re escaneo.
- Control de calidad.
- Verificado.
Reportes
- Debe tener la capacidad de generar informes de cada estado (preparado, escaneo, controles de calidad e indexación) por formulario creado y por usuario, de manera a que la entidad pueda obtener en tiempo real informes de seguimiento del estado del servicio.
- Actualizar los reportes generados por sistema a medida que vayan generando formularios nuevos.
Renombrado: debe manejar una regla de renombrado en forma automática, esto se debe con base a la combinación de los campos índices para renombrar el documento escaneado. Debe controlar que la combinación de campos para el renombrado asegure que no se repitan los nombres. Debe tener la posibilidad de crear campos constantes.
Revisión de estado: En caso de que existiese una falla o se detecte un error en un archivo o imagen estando la misma en cualquier estado dentro de la estructura de carpetas, el sistema debe tener la posibilidad de transferir el archivo de una carpeta de la estructura, de un estado A a otro estado B, teniendo el sistema ofrecido la posibilidad de revertir los estados devolviendo los archivos de manera a realizar un control y velar por la consistencia de los datos traspasados.
Movimiento: Deberá contar con un módulo de registro de movimientos de lote de archivos, con los siguientes parámetros mínimos:
- Establecer lotes de documentos en distintos estados del proceso físico.
- Documentación en cola a preparar.
- Documentación preparada.
- Documentación a escanear.
- Documentación escaneada.
- Documentación a reagrupar.
- Documentación reagrupada
b) Software especializado en reconocimiento óptico de caracteres
Se deberá contemplar el uso de un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:
• Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.
• Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.
• Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.
• Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).
• Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.
CAPACITACIONES
Se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENAVE.
Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.
La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:
- Nombre y apellido del funcionario.
- Número de cédula de identidad.
- Dependencia a la que pertenece el funcionario.
- Fecha y hora de capacitación.
- Lugar donde se desarrolló la capacitación.
- Firma de los funcionarios capacitados.
Componente Personal involucrado Contenido Carga horaria
Procesos de Digitalización documentos Usuarios finales que generarán imágenes - Control de documentos
- Preparación y pre escaneo
- Digitalización o escaneo
- Carga de datos asociados de indexación
- Validación y control de calidad 30 horas
Personal técnico Encargados de dar soporte de primer nivel y administrar el software - Configuración
- Administración
- Funcionalidades
- Creación de formularios 15 horas
OBLIGACIONES DE LA CONVOCANTE
Considerando que la provisión de la solución será llave en mano y las condiciones de plazos establecidos dependerán de cuanto sigue, para cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la contratista se compromete a:
• Definir un equipo multidisciplinario entre técnicos y administrativos como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados si fuese necesario.
• Poner a disposición uno o varios personales calificados para colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma, además para la definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
• Llevar a cabo la capacitación al personal designado para la prestación del servicio de digitalización, quienes deberán participar de ésta actividad, estará indicando las particularidades de cada base de datos o tipología de documentación. Es obligación del oferente la participación, considerando que la información que será transmitida es clave para el éxito de la implementación. La duración será de al menos 4 (cuatro) días hábiles, iniciándose antes a la emisión de la Orden de Servicios.
• Respetar los canales de comunicación definidos en el Plan de Trabajo propuesto por el oferente.
• Definir conjuntamente con el oferente los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo de trabajo con relación a la implementación.
• No realizar requerimientos fuera del alcance requerido ni realizar modificaciones durante la implementación y puesta en funcionamiento de los equipos.
• Consignar un lugar adecuado para que las personas que forman parte del equipo del oferente pueda llevar a cabo las tareas, como ser: Oficina climatizada, acceso a sanitarios, oficinas con tomas eléctricas y con dimensiones adecuadas para instalar al personal e infraestructura determinada como necesaria por el oferente adjudicado.
• Brindar en un plazo menor a 48 hs., respuestas a inquietudes, consultas y/o dudas, que surjan de parte del oferente adjudicado durante el desarrollo del contrato.
• Consumir métodos mediante Web Services, para la integración entre sistemas locales con el Gestor Documental en caso de ser necesario.
• Conexión a internet.
CONFIDENCIALIDAD
El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:
a) Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
b) Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
c) Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
d) Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.
e) Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
no aplica
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ÍTEM 1 RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTE DIARIO DE INGRESOS |
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A par |
Descripción |
Plazo posteriores a la recepción de la Orden de Servicio |
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1 (uno) |
Producto Entregable
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A los 10 (diez) días |
|
2 (dos) |
Producto Entregable Ítem 1
|
A los 1 mes |
|
3 (tres) |
Producto Entregable
|
A los 2 meses |
|
4 (cuatro) |
Producto Entregable
|
A los 3 meses |
|
5 (cinco) |
Producto Entregable
|
A los 4 meses |
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6 (seis) |
Producto Entregable
|
5 (cinco) meses |
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ÍTEM 2 LEGAJO DE LICITACIONES |
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|
Producto Entregable |
Descripción |
Plazo posteriores a la recepción de la Orden de Servicio |
|
1 (uno) |
Producto Entregable
|
A los 10 (diez) días |
|
2 (dos) |
Producto Entregable
|
A los 1 mes |
|
3 (tres) |
Producto Entregable
|
A los 2 meses |
|
4 (cuatro) |
Producto Entregable
|
A los 3 meses |
|
5 (cinco) |
Producto Entregable
|
A los 4 meses |
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
No aplica
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
No aplica
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
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INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA |
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Nota de Remisión / Acta de recepción ITEMS 1 Y 2 |
Nota de Remisión / Acta de recepción ITEMS 1 Y 2 |
Desde Octubre 2022 hasta setiembre 2023 |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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