PROYECTO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 

No. De Artículo	Nombre de los Bienes o Servicios	Especificaciones Técnicas y Normas
1	Servicios de Digitalización Certificada de Documentos	Se describen a continuación
2	Escáner Especializado	Se describen a continuación
3	Servidor	Se describen a continuación

 

1. 1. 1. 1. SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS

 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Digitalización de documentos correspondientes al periodo comprendido entre agosto del año 2018 a la fecha con el fin de generar una base de datos y respaldo digital en forma digital de todos los documentos obrantes en las áreas determinadas por la Dirección Financiera, Secretaría General respectivamente.
• Implementar una Solución de Gestión Documental escalable a través de la cual se pueda compartir la información entre usuarios de los distintos estamentos de la institución.
• Preservar del documento electrónico digitalizado. La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte.
• Garantizar la integridad de la información aplicando la firma digital del responsable de la conservación.
• Contar con flujos de distribución de documentos mejorando los tiempos de acceso a la información.
• Lograr la eficiencia a través de la disponibilidad de documentos en forma digital y con acceso inmediato y seguro por medio de los distintos componentes de la solución requerida.
• Contar con la infraestructura necesaria orientado a la sostenibilidad en el tiempo del resultado del servicio.
• Dotar a la institución por medio de esta contratación de documentación íntegramente resguardada y compartida en un ambiente seguro y controlado.
• Disminuir las copias y reimpresiones de expedientes de rendición de cuentas o cualquier otro documento asociado que pueda consultarse de forma digital.
• Tener disponible un banco de Horas de Soporte para Implementación y Soporte y un banco de horas por separado para Desarrollos de ajustes para la herramienta
• Tener capacidad de respuesta dependiendo del tipo de solicitud recibida de los organismos de control, tanto internos como externos basado en un Acuerdo de Nivel de Servicios propuesto por el oferente.
• Implementar soluciones integrales para la generación de imágenes de alta calidad, como es solicitado en el producto final, cumpliendo en tiempo y forma con los plazos.

 

ALCANCE DEL SERVICIO

1. Digitalización de documentos

El alcance es de 1.100.000 páginas correspondientes al periodo de agosto del año 2018 a la fecha cuyo objetivo principal será la de generar una base de datos en forma digital de todos los documentos obrantes en las áreas determinadas por la Dirección Financiera y Secretaría General respectivamente. La solución requerida deberá apuntar a la actualización en forma simultánea a efectos de poder emitir informes o reportes o poder visualizar cada expediente hoja por hoja. Los documentos que se deberán digitalizar son los siguiente:

1. 1. 1. 1. 1. Comprobantes de Pago pertenecientes al archivo de la Dirección Financiera

Tipos de documentos y campos asociados:

• Comprobantes de Pago
  • Nro de Comprobante
  • Fecha de Comprobante
  • Beneficiario
  • Tipo de Comprobante Forma de Adquisición
  • Imputación presupuestaria
  • Organismo Financiador
  • Número de Llamado
  • Nombre de Llamado
  • Ejercicio Fiscal
  • N° de Solicitud de Transferencia de Recursos
  • Nro. De Deposito
  • Nro. De Estante
  • Nro. De Balda
  • Nro. De Caja

Resoluciones de Secretaría General

Tipos de documentos y campos asociados:

• Resoluciones
  • Nro de Resolución
  • Fecha de Resolución
  • Tipo de Resolución
  • Nro. De Estante
  • Nro. De Balda
  • Nro. De Caja

2. Ordenamiento físico de los documentos

El ordenamiento físico de los archivos forma parte del alcance del servicio y es responsabilidad de la empresa adjudicada, como así también la provisión definitiva de estantes y de cajas fabricadas para la correcta preservación de los documentos hasta 1.100.000 páginas. Éstas serán utilizadas para el almacenamiento de los documentos escaneados y que forman parte de la presente contratación.

 

3. Requerimientos Generales para la generación de archivos

Formato de archivo PDF/A, firmado digitalmente basado en el proceso de aprobado para la digitalización certificada, resolución 200 a 300 dpi, sistema de compresión de archivos, sistema de control de calidad y consistencia, ajuste de tamaño de documento al papel original, modo de escaneo escala de grises o mejora de texto, eliminación de hojas en blanco, corrección de orientación, margen entre otras características.

 

4. Elaboración de Procedimientos y seguimiento de implementación

Elaboración de procedimientos y manuales para la Gestión y Administración de la documentación electrónica o digital, conteniendo: instructivos, secuencias de actividades y métricas sobre actividades que formen parte del proceso. Dichos procesos deben ir acompañado con videos tutoriales.

Elaboración de informe consultivo relativo a la infraestructura tecnológica, mínimamente a: servidor, estaciones de trabajo, escáner, UPS, conexiones de red, entre otros.

Elaboración de procedimientos y manuales documentales manteniendo la infraestructura detallada precedente como parte del proceso de recolección, archivo, clasificación e inventario todos los tipos de documentos.

El oferente debe contemplar realizar un monitoreo y seguimiento de la implementación, esto de modo a garantizar la correcta puesta a producción

 

5. Horas de desarrollo

El oferente deberá contemplar en su oferta 20 horas de desarrollo de modo a que la solución se pueda ajustar a las recomendaciones de los usuarios finales en caso de necesidad.

 

DURACIÓN Y LUGAR DE TRABAJO

• • Vigencia

El servicio deberá culminar en un plazo máximo de 6 (seis) meses.

Los plazos en la entrega de los productos del servicio estarán sujetos a un cronograma de las actividades a realizar acordado entre las partes. La duración total neta es la cantidad de días hábiles a emplear para la ejecución de las tareas, prescindiendo de los tiempos que la Contratante emplee para otorgar las conformidades

• • Lugar de Trabajo

En oficinas del SENACSA. Será consignado un espacio acorde al requerimiento del oferente con acceso a sanitarios, sin humedad, con tomas eléctricas y aire acondicionado mínimamente.

 

CARACTERISTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Es exigido que esté homologado vía Resolución del MIC como Software de Digitalización Certificada.
• El software propuesto deberá estar listo para su implementación. No se aceptarán prototipos de software ni software del tipo comunitario.
• EL oferente deberá entregar una licencia perpetua del software a favor del SENACSA para una cantidad ilimitada de usuarios para uso de todas las funcionalidades requeridas en las especificaciones técnicas mínimas.
• El oferente deberá contar con la propiedad intelectual del software requerido y para comprobar este requisito deberá presentar una copia autenticada del certificado emitido por la Dirección Nacional de Propiedad Intelectual técnicos o en su defecto la Autorización del Fabricante para prestar Servicios de Soporte, Asistencias, configuraciones y desarrollos del software ofertado.
• El oferente debe entregar una licencia perpetua del software a favor del SENACSA para una cantidad ilimitada de usuarios (administrativos y operativos) para uso de todas las funcionalidades requeridas en las especificaciones técnicas.
• Se deberá garantizar por un periodo de 5 años la actualización de versiones o mejoras del software sin costo para la institución, tarea que debe ser desarrollada sin costo para la institución y llevada a cabo por técnicos de la empresa proveedora en coordinación con encargados de la institución. Eso incluye a todo tipo de actualizaciones (que no incluyen cambio de versiones) realizadas en el marco de detección de vulnerabilidades de origen o detectadas posteriormente. La empresa proveedora debe brindar toda documentación relativa a mejoras o actualizaciones, así como capacitaciones al personal
• Para el servidor, se debe utilizar un sistema operativo compatible con el stack tecnológico: Windows Server o Linux (ejemplo de distribuciones: CentOS, Ubuntu). El sistema operativo propuesto por el oferente debe ser la versión más reciente, con las actualizaciones que ofrezcan la mayor seguridad posible. La implementación debe ser realizada por el oferente
• El software debe estar programado en uno de los siguientes lenguajes: Java, PHP, Python o asp. Independientemente de cual lenguaje es utilizado, se debe proveer capacitación, así como documentación adecuada en relación a casos que podrían precisar intervención en cuanto al uso de programación por parte de técnicos de la  Institución. El software debe entregarse completo e implementado. Las capacitaciones deben estar relacionadas a particularidades de la programación que puedan necesitar mínima intervención.
• Se debe utilizar uno de los tres motores de bases de datos estándares para sistemas de información de la institución: SQL Server, Posgres o MySQL/MariaDB. El oferente puede utilizar cualquiera de estos motores de base de datos para el sistema informático. Es deseable el uso de herramientas open source (código abierto).

 

 

Las especificaciones técnicas del Software de Gestión Documental mínimamente deben incorporar:

• Ambiente Web, compatibilidad: Mozilla Firefox en su última versión o superior, Google Chrome en su última versión o superior, Internet Explorer en su última versión o superior y Safari en su última versión o superior.

Seguridad

• Se requiere que la comunicación y transmisión de datos entre el cliente (navegador web) y el sistema se realice mediante el protocolo seguro de transferencia HTTPS
• Se requiere que los documentos presenten marcas de agua dinámicas de acuerdo al usuario que visualice o descargue los mismos
• Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
• Deberá implementar las siguientes políticas para el uso de las contraseñas:
  • Expiración de contraseña. Al expirar la contraseña se deberá  forzar al usuario a cambiar su contraseña en el siguiente inicio de sesión
  • Complejidad mínima de contraseña requerida (como ser al menos de 6 caracteres, tener al menos: una letra en mayúscula, una letra en minúscula y un número)
  • Bloqueo de ingreso tras intentos fallidos consecutivos

• Autorización de visualización, edición y descarga por tipo de documento, mediante roles del sistema
• Protección contra ataques del tipo SQL Injection
• Protección contra ataques del tipo XSS (Cross Site Scripting) permanente y reflexivo, filtrando los parámetros de entrada a la aplicación. Además declarar los cookies como HTTPonly, protegiendolos de lectura y escritura por parte de scripts del lado del usuario. De esta forma solo el servidor y el navegador tendrán acceso a la información guardada en los mismos
• Protección contra ataques del tipo Clickjacking Attack utilizando cabeceras http de tipo X-Frame0ptions
• Almacenamiento de contraseñas aplicando el algoritmo SCrypt especialmente diseñado para protegerlas. No es aceptable el algoritmo MD5. Además se requiere incorporar salts aleatorias a la contraseña

• No publicar información acerca del servidor web utilizado en los servicios http, pues esta información podría resultar útil para enfocar los ataques hacia la versión específica del servidor web
• Los mensajes de excepciones mostrados en errores http deben ser personalizados a fin de no proporcionar ninguna información que pueda servir a un atacante
• El software de gestión documental deberá permitir la configuración automatizada de tareas y ejecución de copias de respaldo, las cuales deben abarcar Base de datos, repositorio de datos con archivos y del servidor de aplicaciones, con mínima intervención manual para configurarla, en caso de que fuera necesaria.
• Se debe contemplar la capacitación de técnicos para las tareas citadas precedentemente en base a la documentación detallada requerida para efecto, la cual también debe ser entregada.
• Debe contemplar e incluir la restauración de datos, la cual debe ser sencilla y amigable, asegurando la consistencia de las copias de respaldo. Es deseable que sea con intervención manual mínima.
• El mecanismo de respaldo y restauración no debe requerir ningún tipo de costo adicional para la institución durante la vigencia de las licencias de software referidas en la solución de back up mínimamente con vigencia de 5 años a partir de la implementación efectiva. Esto incluye al uso de herramientas (software, plugins, frameworks) externas que pudieran complementar funcionalidades del sistema.

Módulos

• Firma Digital
  • Permitir firmar digitalmente documentos en formato PDF mediante dispositivos criptográficos seguros (TOKEN)
  • Permitir visualizar todas las firmas digitales que cuenta el documento digital en formato PDF
  • Permitir validar la integridad de documento, comprobando que no ha sido adulterado el contenido del mismo
  • Permitir firmar un lote de documentos
  • Deberá mostrar mensaje de cantidad de documentos firmados
  • Permitir configurar firmas visibles por el documento
  • Permitir definir un flujo de firmas (esto es dependiente al Flujo de Distribución Electrónica de Documentos)

• Consulta o búsqueda de documentos
  • Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno (1) a n campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Por Contenido: permite la búsqueda por palabra o conjunto de palabras claves, posicionándose en la página que presente la ocurrencia, señalando con un contorno de color la palabra buscada. Este tipo de consulta Deberá ser ejecutado incluyendo el universo total de imágenes o archivos disponibles en el sistema
  • Otras: Debe contemplar otras búsquedas, que permitan filtros avanzados como ser: fecha de alta del documento (fecha específica o mediante un intervalo de fechas) , usuario que dio de alta el documento, cantidad de páginas, tamaño del documento, estado en el cual se encuentra el documento y la posibilidad de incluir los documentos presentes en la papelera de reciclaje
  • Deberá permitir utilizar los filtros de búsqueda por índice o campo asociado o por contenido en forma simultánea
  • Deberá soportar múltiples búsquedas concurrentes
  • Deberá presentar mensajes totalmente personalizables de ayuda sobre los campos índices a filtrar, a fin de ayudar al usuario en su interpretación
  • Debe permitir por medio de la consulta, recuperar archivos, a su vez el resultado debe recuperar de forma automática todos los vinculados al mismo, como, por ejemplo: Se obtiene el PBC y automáticamente se propone archivos vinculados como ser: Adendas, Acta de Apertura, Informe de Evaluación, Notificación de Adjudicación, Contratos, Actas de Recepción etc. resaltando que en todos los casos los resultados deben ser bidireccionales entre los archivos recuperados
  • Previo a la búsqueda, permitir configurar un ordenamiento para los resultados (selección según preferencias) basado en uno o más índices. Como, por ejemplo: ordenamiento por cédula, fecha de nacimiento y nombre
  • Permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda. Como ejemplo: primero cédula, segundo fecha de nacimiento y tercero nombre
  • Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos:
    • Grilla: una vista resumida, en formato de filas y columnas, donde las filas son los resultados y las columnas los campos índices
    • Detalle: una vista que muestre todo el detalle de información disponible, todos los campos índices, número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación y el usuario que dio de alta el documento

• • Permitir a cada usuario configurar una preferencia, definiendo cuáles campos índices desea visualizar y cuáles no, como columna en la grilla de resultados. Esto se requiere para permitir a los usuarios definir los campos índices que son más importantes para el mismo, construyendo una vista resumida al instante
  • Los resultados de búsqueda deben poder descargarse como reportes en formatos pdf y xls
  • Los resultados de búsqueda a descargar debe permitir configurar cuales campos índices o información adicional (número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación, usuario que dio de alta el documento, entre otros) se incluirán en el reporte de búsqueda, indicando el orden de los mismos para mostrarlos como columnas, además permitiendo guardar una o más preferencias por cada usuario, a fin de que el usuario en la siguiente vez simplemente pueda seleccionar la preferencia y usarla
  • Los resultados de búsqueda deben paginar los resultados, como ejemplo: mostrar 10 resultados por página. El administrador deberá poder definir la cantidad de resultados por página que se necesita.
• Visualización de documentos
  • El sistema debe contar con un visor de documentos integrado
  • Permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergente u otra pestaña nueva del navegador web
  • Permitir incrementar o decrementar el zoom sobre el documento
  • Permitir rotar el documento a 0 (cero), 90, 180 y 270 grados, como también a 0 (cero), -90, -180 y -270 grados
  • Presentar controles para paginar el documento, con las opciones inicio de documento, página anterior, página siguiente y última página. Además debe ofrecer la posibilidad de ingresar el número de página a la cual se desea mover, evitando moverse página a página
  • Se debe poder buscar palabras o textos contenidos en el documento (OCR), resaltando las coincidencias de búsqueda en el documento
  • Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse, desplegarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla
  • Los usuarios que cuenten con permiso de descarga podrán descargar el documento
  • El visor debe contar con dos tipos de vista para el documento:
    • Página: presentar página a página el documento
    • Miniatura: presentar en forma de miniaturas las páginas del documento
  • Edición de documentos
    • Permitir agregar una o más páginas al documento, indicando la ubicación del documento en la que serán agregadas, sea esta al principio, final o entre el documento
    • Permitir eliminar páginas si el usuario cuenta el permiso de eliminación de páginas
    • Permitir editar los campos índices del documento si el usuario tiene asignado los permisos de edición
    • Permitir mover páginas en el orden deseado, si el usuario cuenta con el permiso de mover páginas
    • Permite eliminar el documento completo, moviendole a una papelera en el servidor, si el usuario cuenta el permiso de eliminación lógica
    • Permite eliminar el documento completo, si el usuario cuenta con el permiso de eliminación permanente          
  • Versionado de documentos
    • Permitir visualizar el historial de versiones por documento, generadas en forma automática tras la modificación de los mismos y/o sus campos asociados
    • Permitir acceder a versiones anteriores del documento para su consulta
  • Marcadores de ubicación del documento
    • El visualizador del sistema debe reconocer los marcadores (bookmarks) de los documentos PDF y permitir su uso como índices de acceso a páginas específicas
• Indexación de documentos
  • Los campos índices a cargar deben visualizarse en conjunto (en la misma pantalla) con el documento, para que el usuario pueda digitar los campos que se encuentran en el documento
  • Posibilidad de utilizar fuentes externas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Posibilidad de utilizar fuentes internas para obtención de datos en el proceso de indexación y la carga automática a partir de bases de datos
  • Debe manejar mínimamente los siguientes tipos de datos:
    • Entero
    • Decimal
    • Fecha
    • Cadenas, cortas para oraciones simples y extensas para soportar párrafos completos
    • Booleano
    • Lista de ítems, con la posibilidad de seleccionar uno o más ítems
  • Posibilidad de indexar a partir de un lote de archivo importado en su conjunto de manera secuencial y de forma masiva evitando el proceso de selección individual
  • Permitir la indexación casual de documentos seleccionando individualmente los documentos deseados
  • Deberá validar los datos cargados mediante expresiones regulares que aseguren su correcto formato y consistencia
  • Debe soportar múltiples formatos de archivos: pdf, jpg/jpeg, bmp, png, Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf) y Open Document Format (odt, ods, odp)
• Administración de Sistema
  • Permitir el alta, baja y modificación de:
    • Tipos de documentos y sus campos asociados
    • Usuarios y grupos de usuarios
    • Permisos mediante roles por tipo de documento
      • Consulta y visualización sin marca de agua
      • Consulta restringida con visualización de marca de agua
      • Descarga de documentos
      • Indexación de documentos
      • Exportar documentos
      • Actualización de campos índices
      • Añadir páginas al documento
      • Eliminar páginas al documento
      • Mover páginas del documento
      • Vincular documentos
      • Eliminación definitiva o e papelera
      • Descargar resultado de búsqueda como reporte
    • Dependencias o Secciones Departamentales de usuarios
• Web Services
  • Debe soportar web services de tipo SOAP (Simple Object Access Protocol) y REST (Representational State Transfer) o superior
  • Se requiere la autenticación (login) y autorización de acciones (control de permisos) de los usuarios
  • Permitir indexar documentos desde sistemas externos
  • Permitir consultar documentos mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Permitir descargar documentos desde sistemas externos, con o sin marca de agua de acuerdo a los permisos del usuario
  • Permitir actualizar documentos y sus campos índices asociados desde sistemas externos
  • Permitir eliminar documentos desde sistemas externos
  • Deberá proveer la documentación descriptiva de los métodos disponibles, los parámetros que soporta y el formato de respuesta
  • El método de interoperabilidad debe consumir y proveer datos con una mínima intervención posible del personal técnico para su ejecución.
• Integración con Servidor de Directorio
  • Deberá posibilitar la administración centralizada de usuarios y grupos de usuarios a través de un Servidor de Directorio
  • Deberá soportar la integración con Servidores de Directorio open source como propietarios
    • Open LDAP (Open Source)
    • Windows Active Directory (Propietario)
  • Deberá soportar autenticación segura mediante Kerberos
• Auditoría
  • Deberá registrar la pista de auditoría de las acciones de los usuarios (logs de eventos) por fecha y hora, permitiendo la generación de reportes a partir de los mismos
  • Deberá registrar la fecha/hora de autenticación y la dirección IP de usuarios que ingresen al sistema
  • Deberá registrar las búsquedas realizadas; incluyendo información del usuario, la fecha/hora, el tipo de documento consultado, y los operadores de condición utilizados (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE)
  • Deberá registrar la eliminación de documentos; incluyendo información del usuario, fecha/hora, datos que identifiquen el documento eliminado
  • Deberá registrar la visualización y descarga de documentos, incluyendo información del usuario, fecha y hora
  • Deberá registrar la edición de la imagen de los documentos y sus respectivos campos índices asociados
• Reportes
  • Deberá permitir administrar el acceso a los reportes a través de roles de acceso
  • Deberá permitir generar reportes en formato PDF y XLS
  • Deberá proveer un inventario por tipo de documento, presentando los campos índices cargados y las páginas por documento
  • Deberá proveer información sobre la productividad de los indexadores, presentando fecha/hora de carga, cantidad de documentos y páginas procesadas en una fecha dada
  • Deberá proveer información sobre los usuarios, grupos y sus permisos
  • Deberá proveer un informe de consultas de documentos por rango de fecha
  • Permitirá realizar una búsqueda de documentos y en base a la misma generar un reporte, el cual permitirá seleccionar cuáles campos índices serán incluidos, personalizando así el mismo de acuerdo a la necesidad del usuario
  • Deberá proveer auditoría de las acciones realizadas por los usuarios
  • Permitirá incorporar nuevos reportes de acuerdo a las necesidades y la información de consulta y auditoría almacenada en el sistema
  • El proveedor, durante la vigencia del periodo de garantía y soporte técnico debe garantizar la creación de reportes específicos sobre los datos residentes en el sistema de gestión documental sin costo adicional para la institución.
  • Debe facilitar un mecanismo de autogestión de reportes con mínima intervención de personal técnico para su ejecución.
• Control de Vencimiento de Documentos
  • Permitir definir los documentos que el sistema controlará
  • Deberá calcular automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio de vigencia del documento
  • Permitir al usuario definir la fecha fin de vigencia del documento
  • Permitir al usuario postergar la fecha de vencimiento de los documentos
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos que están en fechas próximas al vencimiento, permitiendo tomar las acciones anticipadas al vencimiento
  • Deberá emitir alertas personalizadas por correo notificando los documentos vencidos

• Flujo de Distribución Electrónica de Documentos
  • Función de publicación de flujos de trabajo, que permita el manejo de las distintas instancias por las que tiene que pasar un documento
  • Debe disponer de una Bandeja de entrada, con distinción de documentos leídos y no leídos
  • Debe permitir comentarios en cada instancia por las que pasan los documentos
  • Notificación personalizable vía correo de documentos distribuidos
  • Notificación vía correo con el listado de usuarios notificados al responsable de la distribución, verificando así a quienes distribuyó
  • Manejo de permisos por fase documental
  • Manejo de restricciones por transición de fases
  • Manejo de perfiles por usuarios y grupos de usuarios
  • Revisión de historial de modificaciones en los flujos
  • Al momento de publicar documentos, permitirá seleccionar las dependencias a las cuales se distribuirá
• Administración Física de Documentos
  • Deberá organizar - agrupar - buscar y otras operaciones del manejo de archivos, y como mínimo se deberán considerar los siguientes puntos:
  • Manejar la ubicación e identificación física de los documentos
  • Permitir un estricto control de la ubicación de los documentos físicos dentro del archivo
  • Generar mediante sistema Códigos de Barras que contengan información de la ubicación física en códigos QR.
  • Agilizar la búsqueda de los documentos físicos dentro del archivo
  •  Manejar multiniveles de almacenamiento de los documentos (como ser: depósito, estante, balda, caja)
  • Para cada nivel de almacenamiento manejar un número de ubicaciones (como ser varias cajas, varios estantes)
  • Manejar reubicaciones geográficas de los documentos
  • Debe generar rótulos de la ubicación de los documentos
  • Permitir el registro de préstamos del archivo físico, con campos personalizados
  • Permitir la visualización de manera rápida los documentos que se encuentran prestados
  • Manejo de vencimiento de archivos en préstamo, generando notificaciones enviadas vía email de documentos por vencer
  • Debe generar comprobantes de préstamos
• Importador e Indexador Automático
  • Deberá importar automáticamente los documentos alojados dentro de un repositorio centralizado
  • Deberá indexar automáticamente los documentos importados obteniendo los campos índices asociados a partir de fuentes externas, como ser una base de datos o un archivo con formato csv
  • Deberá permitir iniciar automáticamente en el estado inicial de los documentos
  • Deberá permitir vincular automáticamente con otros documentos mediante fuentes externas
  • Deberá permitir importar documentos en forma recursiva recorriendo los subdirectorios de la carpeta especificada

Funcionalidades Mínimas Requeridas

• Envío de documentos por correo electrónico
  • Permitir enviar documentos por correo electrónico desde el sistema
  • Permitir manejar una libreta de contactos con los nombres y direcciones de los mismos
  • Permitir personalizar las marcas de agua de los documentos a ser enviados
• Control de unicidad de documentos cargados
  • Deberá controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados

Vinculación manual y automática de documentos

• • Permitir al usuario vincular documentos que desee relacionar
  • Durante el proceso de indexación deberá vincular automáticamente los documentos que posean una relación preestablecida con una fuente externa (como ser una tabla o vista de base de datos) o interna (base de datos documental)
  • Deberá vincular los documentos bidireccionalmente, a modo de consultar la relación desde el documento origen o destino
  • Al visualizar los documentos vinculados a cierto documento, los mismos deberán presentar nombres generados automáticamente, acordes al tipo de documento y los campos claves del mismo

Papelera de Reciclaje

• • Los documentos que son eliminados pueden recuperarse de la papelera de reciclaje
  • Un usuario con los permisos suficientes podrá eliminar los documentos de manera permanente, sin posibilidad de restaurarlos

Marcas de Agua

• • Permitir configurar marcas de agua dinámicas con las siguientes opciones
    • Texto genérico
    • Nombre de rol / Grupo
    • Nombre de Usuario
    • Texto / Dependencia
    • Texto / Dependencia / Usuario
    • Marca de agua página completa
  • Permitir configurar marcas de agua a página completa
  • Dichas marcas de aguas se muestran de acuerdo al permiso de los usuarios

Documentación del sistema que deberá ser presentada con la oferta:

• Manual de Consulta
• Manual de Indexación
• Manual de Administración
• Manual de Servicios Web
• Manual de integración al LDAP
• Manual de vinculación automática de documentos
• Manual de obtención de datos de fuentes externas e internas

 

Escalabilidad y desempeño

El SENACSA podrá realizar pruebas de estrés del Sistema de Gestión digital de Documentos propuesto, de modo a establecer estándares de rendimiento y desempeño de la aplicación. Se deberán establecer los criterios de escalabilidad de la aplicación y estructura de costos asociada.

Tiempo de respuesta en la disponibilidad de imágenes: se requiere que el tiempo de respuesta en la disponibilidad de imágenes, con un máximo de 25 usuarios concurrentes sea menor a 1 segundo

 

CARACTERISTICAS TÉCNICAS DE LA INFRAESTRUCTURA REQUERIDA

Se refiere a los componentes a ser utilizados durante la implementación y prestación del servicio de digitalización. No serán transferibles a SENACSA.

Equipamiento

1. Escáneres de documentos de hojas sueltas
   • Bandeja de entrada: 400 hojas o superior
   • Área de Escaneo: Hasta A3
   • Velocidad de escaneo: 200 imágenes por minuto o superior.
   • Resolución: 600 dpi o superior.

 

2. Escáner de documentación delicada, sensible o de gran tamaño
   • Tipo de captura: aéreo o planetario
   • Unidad de escaneo autónomo. No depende de PCs adicionales.
   • Resolución: 600dpi o superior.
   • Velocidad de escaneo: 3 segundos o menos

 

3. PCs de Escritorio

El oferente deberá presentar las características técnicas de las PCs que serán utilizadas durante el servicio.

 

4. Servidor temporal

El oferente deberá presentar las características técnicas del servidor temporal que será utilizado durante el servicio.

 

Aplicativos

1. 1. 1. 1. Sistema de procesamiento masivo de documentación digital

Mínimamente deberá contar con las características de la guía de digitalización de documentos

• • • • • Administración: la herramienta debe contar con la posibilidad de un súper usuario que permita administrar todas las funcionalidades de la herramienta.
        • Creación de formularios (tipo de documento)
        • Control de procesos digitales
        • Reportes

 

1. 1. 1. 2. Software especializado en reconocimiento óptico de caracteres

Se deberá contemplar el uso de un software especializado en OCR que cumpla mínimamente con las siguientes características:

• Deberá permitir detectar OCR en archivos digitalizados basados en imágenes y papel.
• Deberá permitir comparar dos versiones de un documento para detectar diferencias en el contenido.
• Deberá permitir convertir de manera automática lotes de documentos indicados por el usuario para que el sistema los pueda reconvertir documentos escaneados a formatos editables como Word, Excel o superiores.
• Deberá permitir reorganizar o incorporar páginas nuevas, o incluso insertar y mover imágenes.
• Deberá permitir incorporar, modificar o eliminar las propiedades del documento (metadatos).
• Deberá permitir extraer rápidamente tablas y texto seleccionando de forma directa un área en documentos PDF digitales o escaneados; sin necesidad de efectuar ningún reconocimiento de texto adicional.
• Deberá permitir eliminar información confidencial para que no sea recuperable en algún momento posterior, incluso a la vez desde múltiples puntos del documento.

 

ENTRENAMIENTOS

Se realizarán para usuarios finales y personal técnico, en horario a ser definido por el Administrador del Contrato, en las oficinas del SENACSA.

Serán consideradas concluidas efectivamente, con la aprobación de las Actas de Conformidad de las capacitaciones y con la planilla de asistencia de los funcionarios que participaron en las mismas.

La planilla de asistencia deberá contener, como mínimo:

• • Nombre y apellido del funcionario.
  • Número de cédula de identidad.
  • Dependencia a la que pertenece el funcionario.
  • Fecha y hora de capacitación.
  • Lugar donde se desarrolló la capacitación.
  • Firma de los funcionarios capacitados.

 

GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO

El oferente deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas del SENACSA para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 12 meses a partir de la finalización del servicio sin costo adicional. Los servicios a contemplar son los siguientes:

• Consultas y soporte en operación, uso y/o explotación de nuevas funcionalidades relacionadas con el software de Gestión Documental.
• El oferente prestará la asistencia técnica en modalidad presencial y virtual en los días y horarios: lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs. para el software objeto del contrato, sin costo adicional.

• El soporte técnico puede darse en relación a dos principales características de servicio requerido:
  • Para solicitudes de soporte no crítico, como consultas o solicitudes de rutina, se utilizarán las modalidades de asistencia técnica mencionadas arriba.
  • Se requiere soporte 24/7 para casos de catástrofes identificados y validados por los técnicos con relación al Software de Gestión Documental.
• A partir de que el software esté completamente implementado y en producción por un periodo de 12 meses, sin costo alguno para la institución durante el tiempo referido.

 

Asistencia sobre incidentes:

• Consultas telefónicas: el proveedor deberá prestar atención en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hs.
• Incidentes: Cuando se identifica un error, pero este no detiene los procesos o el flujo de trabajo. El proveedor dispondrá de hasta 2 días hábiles para responder.
• Incidentes críticos: Cuando se presente una situación que cause que algunos o todos los servicios queden inaccesibles o no funcionales. El proveedor deberá responder en el día (pudiendo ser fuera del horario establecido).

Es requerido que el servicio se lleve a cabo por el plazo de 12 (doce) meses posteriores a la entrega final de los productos.

 

CONFIDENCIALIDAD

El oferente deberá proteger la información obtenida durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.

 

El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que otorgará, entre otras cosas:

• Mantener el carácter secreto de la información confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento de la Institución.
• Utilizar la información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico del presente contrato.
• Restituir toda la información confidencial al solo requerimiento de la Institución. Alternativamente, podrá destruir la información confidencial con el consentimiento de la Institución, en cuyo caso deberá probar a esta tal destrucción.
• Revelar la información confidencial sólo a aquellas personas cuyo conocimiento sea indispensable para el fin para el cual fue provista. Estas personas tendrán las obligaciones aquí previstas, y el oferente responderá por ellas.
• Eliminar toda la copia electrónica y/o impresa de la información confidencial de cualquiera de los equipos informáticos u otros soportes, salvo autorización de la Institución, una vez finalizado el trabajo.

 

1. 1. 1. 2. ESCÁNER DE PRODUCCIÓN

El equipo requerido es este punto forma parte del producto entregable y transferible al SENACSA de acuerdo a los plazos establecidos para la entrega.

• Marca y modelo: indicar
• Scanner de Documentos de Velocidad: 100 ppm / 200 ipm a 200 dpi como mínimo
• Resolución óptica: 600 ppp o superior
• Tipo de escaneo: Color, Blanco y Negro y Escala de Grises como mínimo
• Tamaño del Documento en Alimentador: Carta, A4, Oficio hasta tamaño A3 como mínimo.
• Alimentador Automático de Documentos: 500 hojas o superior
• Formato de archivos de Salida: PDF, TIFF, JPG y BMP o superior
• Interface: Red Ethernet gigabit como mínimo
• Funcionalidades Mínimas: Identificación automática del color, Identificación automática del tamaño de página, Umbral activo, Separación por tandas, Énfasis de caracteres, Modo de cuenta solamente, Eliminación de color/Mejora de color personalizado, Corrección de desviación, Detección de alimentación doble, Énfasis de borde, Escaneo de folios, Rotación de imagen, Reducción del efecto muaré, Escaneo simple de múltiples imágenes, Bandeja de alimentación de papel ajustable, Escaneo previo, Prevención de sangrado/Eliminación de fondo, Eliminación de orificios de perforación, Sistema de recuperación rápida, Omisión de página en blanco, Detección de grapas, Mejoramiento de texto, Reconocimiento de la orientación del texto, Corrección de color tridimensional, Preferencias del usuario, Verificación de escaneo.
• Alimentación Eléctrica: 220 Volt sin transformador
• Volumen Diario:  50.000 escaneos o superior
• Garantía: 12 meses como mínimo por defectos de fábrica.
• Condiciones generales: Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados.
• Documentos y datos que avalen el cumplimiento de los requisitos: El oferente deberá presentar catálogos (en legajos y dirección Web) detallados con Marca y Modelo correctamente individualizados de cada equipo ofertado.

 

1. 1. 1. 3. SERVIDOR DEDICADO

El equipo requerido es este punto forma parte del producto entregable y transferible al SENACSA de acuerdo a los plazos establecidos para la entrega.

• Marca y modelo:  Definir marca y modelo.
• Cantidad:  1 (uno).
• Tipo de servidor: Rackeable de 1 U o superior.
• Cantidad de procesadores:  2 (dos) instalados de 8 núcleos cada uno como mínimo 10 MB caché o superior.
• Memoria RAM:  De 64 GB o superior. Debe soportar hasta 16 ranuras.
• Requisitos de Almacenamiento: 2 (dos) HDD instalados SSD SATA de alta velocidad con capacidad mínima de 960 GB cada una o superior. Configuración de RAID en espejo (espejado).
• Fuente de Alimentación: Hot plug, redundante de 500 Watts corriente 220 V como mínimo.
• Garantía estándar del fabricante: De al menos 3 años con mano de obra local.
• Sistema Operativo: Podrá ser propietario (con licencia correspondiente) o libre. Compatible con el Software de Gestión Documental.
• Base de Datos: Podrá ser propietario (con licencia correspondiente) o libre. Compatible con el Software de Gestión Documental propuesto por el oferente.
• Solución de back up: integrado al equipo principal. Procesador de 2 (dos) nucleos y 1.5 GHz como minio, Memoria de 1 GB o superior, Memoria Flash de protección de Sistema Operativo de 256MB o superior, Bahías para 4 discos o superior, Red Gigabit RJ-45 x 2 o superior, Incluidos 6 TB para Backup o superior, Software de Backup a nivel granular de archivos y directorios, Software de Backup a nivel de Volumen de Discos (/dev, /sda y Volúmenes LVM) o superior, Software de Backup a nivel de Filesystem o superior, Restauración granular de archivos y directorios, Suscripción de software de 24 meses de vigencia o superior, Se deberá capacitar a funcionarios designados para la administración de los backups, garantía contra defectos de fábrica de 24 meses.
• Condiciones Generales: Todos los equipos deben ser nuevos, de fabricación reciente, encontrarse en comercialización activa en el mercado para el que fueron diseñados

Documentación: Los Oferentes deberán presentar catálogos (en legajos y dirección Web) detallados con Marca y Modelo correctamente individualizados de cada equipo ofertado