El Suministro deberá incluir todos aquellos ítems que no hubiesen sido expresamente indicados en la presente sección, pero que pueda inferirse razonablemente que son necesarios para satisfacer el requisito de suministro indicado, por lo tanto, dichos bienes y servicios serán suministrados por el Proveedor como si hubiesen sido expresamente mencionados, salvo disposición contraria en el Contrato.
Los bienes y servicios suministrados deberán ajustarse a las especificaciones técnicas y las normas estipuladas en este apartado. En caso de que no se haga referencia a una norma aplicable, la norma será aquella que resulte equivalente o superior a las normas oficiales de la República del Paraguay. Cualquier cambio de dichos códigos o normas durante la ejecución del contrato se aplicará solamente con la aprobación de la contratante y dicho cambio se regirá de conformidad a la cláusula de adendas y cambios.
El Proveedor tendrá derecho a rehusar responsabilidad por cualquier diseño, dato, plano, especificación u otro documento, o por cualquier modificación proporcionada o diseñada por o en nombre de la Contratante, mediante notificación a la misma de dicho rechazo.
Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:
|
LOTE |
ÍTEM |
DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS |
ESPECIFICACIÓN TÉCNICA N° |
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1 |
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DIGITALIZACIÓN DE GESTIONES COMERCIALES |
GC/AAC/002/2023 | |
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1 |
Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (Software de digitalización Certificada y Seguimiento de Documentos) | ||
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2 |
Scanner de alta velocidad (no multifunción) | ||
|
3 |
Scanner profesional para grupo de trabajo | ||
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4 |
Servicio de Implementación del sistema y digitalización de documentos 2023 (Aproximadamente 1.000.000 de imágenes). | ||
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2 |
1 |
Servicio de Digitalización de Documentos Históricos de la ANDE ( Digitalización con OCR + Traslado/Adecuación de documentos físicos + Inventario de documentos + Indexación/Informatización) |
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS N° GC/AAC/002/2023
SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE RESPALDO DOCUMENTAL DIGITAL PARA LOS PROCESOS COMERCIALES DE ANDE
1. OBJETO:
Estas Especificaciones Técnicas establecen las condiciones generales y particulares, así como las exigencias técnicas para la implementación de un Servicio de Digitalización Certificada de Documentos e Implementación de Sistema de Respaldo Documental Digital, para los Procesos Comerciales de ANDE a través de un servicio de confianza cualificado.
El objetivo de este proyecto es reducir el archivo físico de las documentaciones de respaldo de las operaciones comerciales, salvaguardando la integridad y la legalidad de los mismos, conforme a la legislación vigente (Ley N° 6822/22). Así mismo, tiene como fin la optimización de costos en insumos de oficina para impresiones físicas.
Al término del proyecto, la ANDE debería poder:
Para dicho efecto, se ha separado el servicio en dos ítems que consistirán en:
LOTE 1: Implementación del sistema digitalización de gestiones comerciales.
LOTE 2: Contrato Abierto para la digitalización de los documentos históricos de la ANDE.
2. ACTIVIDADES:
LOTE 1: Implementación del sistema digitalización de gestiones comerciales.
Incluye la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo que abarque los procesos de: generación, certificación, organización y archivo de los documentos comerciales de la ANDE.
Se plantea la digitalización a través de scanners en los puestos de atención al cliente de todas las 48 agencias de la ANDE y un software con interfaz al sistema de gestión comercial vigente que tenga las funcionalidades de: digitalización, certificación, organización y búsqueda de los archivos digitalizados.
Simultáneamente, el lote 1 tiene como alcance la digitalización de todos los archivos físicos comerciales de la ANDE correspondientes al año 2023 (aproximadamente 1.000.000 de imágenes). Esta digitalización se realizará, en todas las agencias de ANDE, con personal de la empresa adjudicada en coordinación con los funcionarios de atención al cliente a fin de transmitir y dejar el conocimiento (know-how) del proceso de digitalización.
LOTE 2: Contrato Abierto para la digitalización de los documentos históricos de la ANDE (máximo 2.000.000 de imágenes).
El servicio consiste en la conversión de documentos históricos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, anexación al software de Digitalización del LOTE 1, el almacenamiento en la base de datos proveída por ANDE y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
Validación y Control de Calidad: detección de errores o no conforme a los estándares definidos, adecuación, revisión o modificación etc.
3. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS:
La empresa deberá proveer un software gestión de documentos electrónicos de archivo que permita la digitalización a través de dispositivos de escáneres a por lo menos 150 (ciento cincuenta) usuarios concurrentes para la carga de imágenes, certificación de firmas digitales cualificadas y el Seguimiento de Documentos con una cantidad ilimitada de usuarios para consulta.
El almacenamiento de los datos del software serán en servidores de base de datos proveídos por la ANDE. Así mismo, la ANDE ya cuenta con un repositorio de firmas digitales del tipo HSM para firmas electrónicas, pero la empresa adjudicada deberá prever las licencias perpetuas del HSM necesarias para conectar con el sistema de digitalización y los servidores de base de datos correspondientes.
Así también deberá ser responsable de la integración entre los sistemas. Se realizarán pruebas de concepto del software para la aprobación de las ofertas.
El servicio debe incluir la organización del proyecto y la digitalización in situ del archivo físico desde el 1 de enero de 2023 hasta la fecha de implementación en la agencia (aproximadamente 1.000.000 de páginas en total). Así mismo, se pretende que la digitalización de estos documentos permita la transferencia de conocimiento a los funcionarios de ANDE en el uso del sistema de digitalización descrito en el lote 1.
Además el proyecto tiene como objetivo implementar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados.
El proyecto se desarrollará con un equipo de integración mixta ANDE - Proveedor que compartirá la responsabilidad de llevar a cabo exitosamente la implementación del sistema de digitalización, en un plazo máximo de 12 meses.
La Dirección del proyecto se realizará en forma conjunta con ANDE.
El Proveedor será técnicamente responsable de la Gestión del Producto y del Proyecto, y de la participación en la Gestión del Cambio. Tendrá la responsabilidad de proveer el conocimiento de los productos ofertados, la experiencia en implantaciones y una metodología de gestión para el proyecto y para la implantación del producto, que garantice el cumplimiento de los objetivos de plazo y calidad.
Deberá asegurar estos objetivos mediante la participación de expertos que conjuguen un alto conocimiento y capacidad de comunicación. A su vez, deberá asegurar que el proyecto cubra los requerimientos solicitados en el presente documento y los requerimientos legales y de la normativa comercial vigente y que su implantación se realice sin interrupción en el servicio.
ANDE se compromete a:
La transferencia tecnológica es un objetivo a obtener como resultado de la metodología de trabajo conjunta entre el personal de ANDE y del Proveedor, desde el inicio del proyecto y en todas las actividades vinculadas a él, tanto en la gestión del mismo como en su ejecución. Las transferencias de conocimiento serán de forma presencial e incluirán como mínimo el uso de los dispositivos escáner profesional y de alta velocidad así como también en el uso de los softwares.
El servicio deberá ser realizado por el Proveedor, en las instalaciones y condiciones que ANDE disponga a tales efectos, de lunes a viernes entre las 7:00 y las 17.00 horas y sábados De 08:00 a 12:00 horas.
El alcance del servicio, a brindar por el Proveedor, comprende:
1. La responsabilidad en la Gestión del Proyecto, debiendo actuar de común acuerdo con ANDE, en las siguientes actividades:
• Organización del Proyecto (estructura organizativa, roles y responsabilidades, dimensionado, características del personal, etc.).
• Plan de trabajo (Plan, fases y entregables, estrategia de implantación).
• Definición y ejecución de la metodología de gestión de proyectos, comprendiendo por tal la gestión de los siguientes puntos: integración, alcance, tiempos, costos, calidad, recursos humanos, incorporación de suministros, comunicaciones y riesgos.
• Elaborar una propuesta de política y los documentos, procedimientos e instructivos, que determinan la metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, adoptando normas técnicas nacionales e internacionales como la ISAD-G, la ISO 15489 y la ISO 27001, que permitan incorporar las mejores prácticas en la gestión documental de la Entidad.
2. La responsabilidad técnica sobre la Gestión del Producto (actividades necesarias para la implantación exitosa del proyecto, contando con la participación de ANDE):
• Metodología de Gestión del Producto.
• Determinación de la infraestructura técnica requerida.
• Adecuación del Producto.
• Integración con los sistemas corporativos y las aplicaciones de ANDE que permanezcan operativas. Compra de licencia perpetua para integración con el sistema HSM.
• Pruebas, implantación y estabilización según cronograma definido.
• Mantenimiento del software por 1 año una vez implementado en el 100% de las agencias y posea la aceptación final de parte de ANDE.
3. La participación en la Gestión del cambio (evaluación de la receptividad, difusión, comunicación, transferencia de conocimiento, apoyo a la implantación).
HERRAMIENTAS Y EQUIPOS A SER PROVEÍDOS POR EL PROVEEDOR
| Lote |
Ítem |
Descripción del Servicio |
Cantidad |
Unidad de medida |
| 1 |
1 |
Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (Software de digitalización Certificada y Seguimiento de Documentos) |
1 |
Por Unidad |
|
2 |
Escanner de alta velocidad (no multifunción) |
150 |
Por unidad |
|
|
3 |
Escanner profesional para grupo de trabajo |
1 |
Por unidad |
|
|
4 |
Servicio de Implementación del sistema y digitalización de documentos 2023 (Aprox. 1.000.000 de imágenes) |
1 |
Global |
|
| 2 |
1 |
Servicio de Digitalización de Documentos Históricos de la ANDE (Digitalización con OCR + Traslado/Adecuación de documentos físicos + inventario de documentos + indexación/informatización) por contrato abierto de cantidades máximas de 2.000.000 imágenes). |
1 |
Por Evento |
ÍTEM 1: Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (Software de digitalización Certificada y Seguimiento de Documentos)
El Sistema deberá:
Firma Electrónica Cualificada
El sistema deberá cumplir con las normativas establecidas en las Leyes N° 6822 y considerar los aspectos establecidos en la Guías aprobadas para su normativa. Al respecto, la ANDE ya cuenta con firma del tipo F2 para facturas electrónicas y la misma deberá ser utilizada en este proyecto.
Portal de documentos.
Para una mejor ejecución y administración de los documentos y principalmente para el control de la actividad de consultas, la empresa adjudicada deberá disponibilizar, a través de un portal de servicios, toda la información de los archivos digitalizados (dependiendo de la seguridad del rol del usuario). El portal debe ser de fácil uso e intuitivo para el usuario.
A través del portal, los usuarios con perfil de consulta deben poder realizar búsquedas simples de los documentos inventariados y digitalizados. Mínimamente se debe poder buscar, filtrar y ordenar por: Por NIS, N° CI del cliente, Cuenta Catastral, Nombre y Apellido del Cliente, N° de Funcionario ANDE, Agencia, fecha y Tipo de documento.
Es esencial la seguridad a nivel empresarial, el portal deberá detallar las características de seguridad tales como controles y log de acceso, históricos de accesos por usuario, pistas de auditoría, autenticación, encriptación de archivos, etc.
Desde el portal se deben poder generar links de un documento para poder enviarse a otros usuarios y si se desea poder generar links públicos para compartir información con usuarios externos. Deberá contar con un sistema de control de eliminación de archivos y control automático de versiones que haga uso eficientemente del almacenamiento. La información se debe mantener segura, pero al mismo tiempo accesible para los usuarios que lo necesiten dependiendo del rol de seguridad asignado al mismo. Es exigencia que el portal mantenga el contenido seguro y acorde a los niveles de acceso correspondientes al rol de cada funcionario, de manera que solo pueda acceder a los archivos y a la información que le competa.
Los permisos se deben establecer automáticamente y dinámicamente una vez definidos los usuarios y roles. El portal debe ser accesible a través de la web encriptada con SSL. El Portal debe manejar los estados de la documentación, con un flujo de trabajo automatizado detallado que nos ayude a realizar el seguimiento.
Características mínimas del Software.
3.1 Deberá cumplir otras capacidades adicionales tales como:
3.1.1. Lenguaje procedimental y de funciones u objetos.
3.1.2. Funciones escalares
3.1.3. Funciones con valores de tablas
3.1.4. Funciones de agregado
3.1.5. Funciones de sistemas
3.2. Esquemas.
3.3. Trigger o disparador el cual deberá ser empleado en el mecanismo de auditoría del sistema.
3.4. Desencadenadores de bases de datos.
3.5. Estadísticas del uso de la base de datos para obtener mejoras conforme al uso del mismo.
3.6. El sistema deberá implementar mecanismos para la optimización del ancho de banda.
3.7. Mecanismo para visualizar el resultado de consulta que pueden ejecutarse mediante petición de los usuarios o Almacenarse como una tabla.
3.8. Debe disponer de mecanismo de seguridad que permita definir los roles o acceso de los usuarios a estas consultas.
3.9. Tipos de datos de sistemas
3.10. Tipos de datos definidos por el usuario
3.11. Tipos de tablas definidos por el usuario
3.12. Tipos definidos por el usuario
3.13. Soporte para ensamblados en .Net Framework, php o Java.
3.14. Reglas
3.15. Guías de plan de ejecución
3.16. Secuencias
3.17. Funciones de partición
3.18. Se deberá poder definir índices y elementos de requerimiento de acceso rápido.
3.19. Auditoría
3.19.1. Posibilidad auditoría integrada propia del motor de base de datos
3.19.2. Posibilidad de auditoría creada para uso del sistema basada en triggers. Debe funcionar para las sentencias Insert, Update, y Delete.
3.20. Seguridad y nivel de acceso.
3.20.1. Usuarios
3.20.2. Roles (Administrador, supervisor, usuario y consulta, etc.)
3.20.3. Claves simétricas
3.20.4. Certificados
3.20.5. Acceso con Windows Active Directory
3.21. Copias de seguridad y respaldo. El sistema deberá disponer de un sistema automático de copias de respaldo debidamente configurado para realizar las mismas al menos una vez al finalizar las operaciones del día. Con la posibilidad de permitir el respaldo de la base de datos con el repositorio a un Tape. Los datos de la copia podrán ser visualizados en su formato nativo con sus metadatos correspondientes en formato texto simple separado por comas.
3.22. Dispone de APIs para interactuar con aplicaciones de seguridad de ANDE.
3.23 Permite la utilización de certificados digitales en particular para la autenticación electrónica en accesos remotos o desde Internet.
3.24 Permite habilitar y deshabilitar permisos sobre objetos (programas, pantallas, opciones de menú, botones, datos de la pantalla, etc.) a usuarios o grupos de usuarios.
3.25 Opcional: Permite la recopilación de imágenes a través de dispositivos móviles. (El sistema deberá ser capaz de recibir imágenes escaneadas desde un teléfono móvil)
4. Los reportes emitidos podrán exportarse a PDF, Microsoft Excel, Powerpoint, RTF y Microsoft Word como mínimo.
5. Documentación, debe proveerse el manual de usuario en forma impresa y en formato PDF.
6. Ambiente Web. El sistema deberá ser del tipo Web One Page.
7. La visualización de reportes tendrá la posibilidad de descarga y deberá realizarse en el navegador.
8. Las aplicaciones web componentes del sistema deberá desplegarse utilizando Aplicación tipo StandAlone.
9. El entorno de configuración, administración, diseño de flujos de trabajo y aplicación de captura de documentos deberá operar sobre el mismo motor de base de datos y repositorio.
10. Gestión documental.
10.1. Los ficheros almacenados en el sistema de gestión de documental deberán ser:
10.1.1. Simples. Un único archivo.
10.1.2. Múltiples. Varios archivos asociados.
10.1.3 Relación por Categorías.
10.1.4 Relación por Índices
10.2. Escaneo de documentos.
10.2.1. El preproceso de escaneado deberá ser configurable y parametrizable por tipo de Documentos y/o perfiles de escaneo seleccionando (cantidad de dpi, tamaño, color/escala de grises, destino del documento, metadatos y automatizaciones posteriores).
10.2.2. El post proceso de escaneado deberá ser automático.
10.2.2.1. Reconocimiento óptico de caracteres y OMR.
10.2.2.2. Conversión a PDF
10.2.2.3. Indexado y Archivado
10.2.3. Se podrá configurar la salida predefinida del documento (Color, Negro, Escala de grises).
10.2.4 Archivado y Asignación de metadatos al documento (N° de NIS, Nombre y Apellido del cliente, Cuenta corriente catastral, fecha, CI del cliente, N° de Funcionario de ANDE, tipo de documento, agencia).
10.3 Legajo. Podrá contener un subconjunto de documentos de distintas fechas y permitirá relacionar dichos documentos en un registro lógico para su seguimiento.
10.3.1. Contenido relacionado (relacionar un contenido a otro archivo).
10.4. Archivado (opciones de categorías de documentos, departamentos)
10.5. Indexación de documentos. El sistema deberá poder indexar automáticamente todos los documentos cargados.
10.6. Búsqueda de documentos.
10.6.1. Búsquedas por NIS, Nombre y Apellido cliente, CI cliente, N° de Funcionario de ANDE, tipo de documento, Cuenta catastral, fecha, agencia.
10.6.2. Podrá incluirse filtros como buscar solo en un Rango de Fechas específicas
10.6.3. Deberá soportar múltiples búsquedas concurrentes.
10.6.3. Debe permitir por medio de la consulta, recuperar archivos, a su vez el resultado debe recuperar de forma automática todos los vinculados al mismo, como, por ejemplo: Se obtiene el CONTRATO y automáticamente se propone archivos vinculados como ser: Fraccionamientos, consultas previas, extensiones de línea, etc. resaltando que en todos los casos los resultados deben ser bidireccionales entre los archivos recuperado
10.6.4. Previo a la búsqueda, permitir configurar un ordenamiento para los resultados (selección según preferencias) basado en uno o más índices. Como, por ejemplo: ordenamiento por cédula, fecha de nacimiento y nombre
10.6.5. Permitir configurar el orden en que se presentan los campos índices en el resultado de búsqueda.
10.6.6. Los resultados deben mostrarse mínimamente en dos modos: Grilla: una vista resumida, en formato de filas y columnas, donde las filas son los resultados y las columnas los campos índices Detalle: una vista que muestre todo el detalle de información disponible, todos los campos índices, número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación y el usuario que dio de alta el documento.
10.6.7. Permitir a cada usuario configurar una preferencia, definiendo cuáles campos índices desea visualizar y cuáles no, como columna en la grilla de resultados. Esto se requiere para permitir a los usuarios definir los campos índices que son más importantes para el mismo, construyendo una vista resumida al instante
10.6.8. Los resultados de búsqueda deben poder descargarse como reportes en formatos pdf y xls.
10.6.9. Los resultados de búsqueda a descargar debe permitir configurar cuales campos índices o información adicional (número de página del documento, tamaño del documento, fecha de indexación, usuario que dio de alta el documento, entre otros) se incluirán en el reporte de búsqueda, indicando el orden de los mismos para mostrarlos como columnas, además permitiendo guardar una o más preferencias por cada usuario, a fin de que el usuario en la siguiente vez simplemente pueda seleccionar la preferencia y usarla
10.6.10. Los resultados de búsqueda deben paginar los resultados, como ejemplo: mostrar 10 resultados por página. El administrador deberá poder definir la cantidad de resultados por página que se necesita.
10.6.11. Por Campo Índice: debe posibilitar la búsqueda por campos asociados, de uno (1) a n campos creados y ordenados conforme a preferencias e ingresados durante la carga, mediante filtros dinámicos, utilizando operadores de condición (como ser: IGUAL, INTERVALO, MAYOR QUE, MENOR QUE, DISTINTO, CONTIENE).
10.7. Salto rápido a un documento indicando el número del mismo.
10.8. Categorización automática y configurable de documentos.
10.8.1. Por contrato.
10.8.2. Por Año, Mes y Día.
10.8.3. Por Número de Documento.
10.8.4. Otros modelos de categorización.
10.9. Banco de datos de imágenes, planos y fotos. El sistema deberá almacenar ficheros fotográficos (formatos jpg, png, gif, bmp). Los mismos podrán relacionarse con otros ficheros.
10.10. Propiedades de Clase de Documento. El sistema deberá poseer una funcionalidad para definir y asignarles propiedades o atributos a los documentos definidos.
10.10.1. Los atributos podrán ser del Tipo Texto, Numérico, Fecha, Lista de selección, Hora y Tipo Lógico (valores Verdadero o Falso).
10.11. Nombrado automático y opciones de numeración. Todos los documentos ingresados al sistema deberán asignarse automáticamente nombre vía metadatos obtenidos por el sistema de gestión comercial vigente (N° de NIS, Breve descripción tipo de documento, fecha, CI, usuario de atención al cliente, cuenta catastral, etc.).
10.14. Deberá permitir manejo de documentos con formatos varios como xls, doc, etc.
10.15. OCR. (Optical character recognition). El sistema deberá incluir un motor de Reconocimiento Óptico de Caracteres para idioma español integrado con posibilidad de más idiomas. No deberá ser necesaria la instalación de otro software adicional para dicha tarea. Todos los documentos ingresados al sistema documental deberán procesarse utilizando OCR automáticamente e indexar para la búsqueda de datos.
10.16. Funciones para tratamiento de documentos escaneados. El sistema debe contar con un visor de documentos integrado. El sistema deberá disponer las siguientes funcionalidades de tratamiento.
10.16.1. Rotado (izquierda y derecha 90o)
10.16.2. Recorte de documento
10.16.3. Zoom y movimiento del cursor en el documento
10.16.4. Inclinación del documento
10.16.5. Redimensionar documento (cambiar de tamaño)
10.16.6. Seleccionar área del documento
10.16.6.1. Selección cuadrada de área
10.16.6.2. Selección libre del documento
10.16.7. Ajustar al campo de visión
10.16.8. Permitir la posibilidad de visualizar los documentos en ventanas emergentes u otra pestaña nueva del navegador web
10.16.9. Presentar controles para paginar el documento, con las opciones inicio de documento, página anterior, página siguiente y última página. Además debe ofrecer la posibilidad de ingresar el número de página a la cual se desea mover, evitando moverse página a página
10.16.10. Al visualizar un documento, los campos índices podrán visualizarse, desplegarse en el mismo visor sin necesidad de ir a otra pantalla Los usuarios que cuenten con permiso de descarga podrán descargar el documento
10.16.11. El visor debe contar con dos tipos de vista para el documento: Página: presentar página a página el documento Miniatura: presentar en forma de miniaturas las páginas del documento
10.16.12. Edición de documentos para el usuario específico con permiso:
11. Versionado del Documento
11.1 Permite comentar cada versión
11.2 Permite visualizar el usuario y fecha que comento el documento
11.3 Pre visualización de Documentos
12. Previsualización de Documentos
12.1 Permite visualizar los documentos sin necesidad de descargar algún software extra.
12.2 Soporte para los principales tipos de documentos tales como .pdf , .xlsx, docx.
13. Firma Electrónica Cualificada
13.1 Posibilidad de firmar el documento con firma electrónica cualificada
13.2 Posibilidad de firmar un lote de documentos.
13.3 Posibilidad de firmar el documento dejando marca de agua ANDE
13.4 Posibilidad de sellar el documento con sello electrónico cualificado
14. Sistema de Extracción automática de Keywords basado en el algoritmo KEA. Deberá identificar el tipo de documento comercial y sus metadatos.
15. Sistema de Marca de agua.
15.1 Basado en Texto o Imágenes.
15.2 Restricción de uso de Marca de agua por grupos o usuarios.
15.3 Posibilidad de aplicar mediante scripts.
15.4 Preview de Marca de agua con listado de marcas de agua disponibles para aplicar
16. La arquitectura del software de digitalización y firma electrónica cualificada y la plataforma de desarrollo deberá de utilizar estándares abiertos.
17. Ambiente Web, compatibilidad: Mozilla Firefox en su última versión o superior, Google Chrome en su última versión o superior, Internet Explorer en su última versión o superior y Safari en su última versión o superior.
18. Portabilidad
18.1. El servidor Web ejecuta en más de un sistema operativo, UNIX o Linux.
18.2. El servidor de Base de Datos y el servidor de lógica de Aplicación se ejecutan en más de un sistema operativo, UNIX o Linux.
18.3. Debe utilizar el sistema operativo Windows 7 o superior en las estaciones de trabajo.
21. Incluye ayudas en línea (en español), a nivel general, y de pantalla. Cuyo nivel de detalle contemple la información desplegada o a cargar en cada campo de la pantalla
22. Dispone de manuales de: instalación, administración, programación, arquitectura técnica en español para todos los productos que integren la solución.
23. Dispone de shortcuts (atajos de teclado) para las tareas más repetitivas.
24. El derecho de uso por parte de ANDE, de los software ofertados serán de carácter perpetuo. (Licencia perpetua)
25. Control de unicidad de documentos cargados Deberá controlar la unicidad de documentos mediante reglas previamente definidas, con alertas emergentes en el caso que se compruebe una duplicidad, y manejo de opciones de acciones sobre los documentos afectados
26. La ANDE podrá realizar pruebas de estrés del Sistema de Gestión digital de Documentos propuesto, de modo a establecer estándares de rendimiento y desempeño de la aplicación. Se deberán establecer los criterios de escalabilidad de la aplicación y estructura de costos asociada. Tiempo de respuesta en la disponibilidad de imágenes: se requiere que el tiempo de respuesta en la disponibilidad de imágenes, con un máximo de 150 usuarios concurrentes sea menor a 1 segundo.
GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO
El oferente deberá suministrar asistencia técnica por vía telefónica, e-mail, chat, virtual y/o atención in situ en las oficinas de la ANDE para restablecer y corregir el servicio en caso de fallas desde la entrega de cada producto hasta un periodo de 12 meses a partir de la finalización del servicio sin costo adicional. Los servicios a contemplar son los siguientes:
Asistencia sobre incidentes:
Es requerido que el servicio se lleve a cabo por al menos 12 (doce) meses posteriores a la entrega final del proyecto.
ÍTEM 2: Scanner de alta velocidad
El oferente deberá proveer escáneres de alta velocidad para cada agencia afectada por dicho proyecto y cuya cobertura se da en todo el territorio nacional, para que de esa forma se logre unificar los procedimientos llevados a cabo al momento de la recepción de documentos. Los equipos adquiridos serán de propiedad de la ANDE pudiendo exigir las garantías de fábrica del producto y deberán contar mínimamente con 1 año de garantía. La distribución de los equipos por agencias será determinada por el administrador del contrato.
Los valores establecidos en esta especificación técnica son requisitos mínimos, pudiendo el oferente ofrecer productos superiores.
Requerimientos mínimos de escáneres:
Requerimientos mínimos para los archivos digitales
ÍTEM 3: Escáner profesional
El oferente deberá proveer escáneres profesionales. Los equipos adquiridos serán de propiedad de la ANDE pudiendo exigir las garantías de fábrica del producto. La distribución de los equipos por agencias será determinada por el administrador del contrato.
Requerimientos mínimos para los scanners profesionales
ÍTEM 4: Servicio de implementación del sistema y digitalización de documentos 2023
GESTIÓN DEL PROYECTO
El desarrollo de un proyecto conjunto ANDE-Proveedor implica una cuidadosa gestión del mismo. Por lo tanto, para la gestión de los documentos digitalizados para el LOTE 1, se requieren pautas de integración bien definidas y el seguimiento de normas internacionales como la norma de gestión archivística ISAD-G (Cómo mínimo los 6 elementos descriptivos esenciales: código de referencia, título, productor, fechas, volumen de la unidad de descripción y nivel de descripción), la ISO 15489, la ISO 27001 y las normas nacionales del Ministerio de Industria y Comercio, así como las reglamentaciones establecidas dentro de la institución.
El Oferente deberá presentar en la Oferta su propuesta de gestión de proyecto compuesta por un modelo de organización del proyecto, el plan de trabajo y la metodología de gestión del proyecto de acuerdo a las especificaciones desarrolladas a continuación.
Al inicio del Proyecto el Proveedor y ANDE ajustarán la propuesta de gestión de proyecto ofertada.
ANDE podrá, cuando lo considere conveniente, acordar con el Proveedor modificaciones a la propuesta acordada, quedando constancia en las actas correspondientes (gestionada por la metodología de Control de Cambios que el Oferente proponga).
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
El Oferente deberá presentar la propuesta de Organización del Proyecto hasta 15 días posteriores a la firma del contrato. La misma incluirá objetivo, alcance, estructura organizativa, roles y responsabilidades del Proveedor y de ANDE, así como el dimensionado y características del personal que el Proveedor asignará.
El funcionamiento e integración de los equipos de proyecto será evaluado permanentemente de forma de asegurar el objetivo de la integración y la transferencia de conocimientos y tecnología, debiendo quedar el personal de ANDE, una vez finalizado el Proyecto, en óptimas condiciones para operar los sistemas de información y tecnologías implantadas.
La empresa adjudicada deberá presentar un plan de trabajo el cual deberá contener como mínimo y estará sujeto a aprobación del administrador del contrato:
- Cronograma para implementación en las 48 agencias de todo el país en un periodo máximo de 12 meses. Los avances serán controlados con reportes mensuales dirigidos a los interesados.
El cronograma del proyecto debe considerar los siguientes hitos. Estos hitos serán considerados para los pagos del item 4, posteriores al anticipo del 20% del monto del item:
Así mismo, el pago de los ítems 1,2 y 3 será contra entrega. El 100% de los equipos deberán ser entregados en un plazo máximo de 30 días posteriores a la firma del contrato. El 100% del monto del software será pagado posterior a la instalación en los servidores de la ANDE en un plazo no superior a 90 días posteriores a la firma del contrato.
Agencias y oficinas de la ANDE en Paraguay:
|
ASUNCIÓN (Sede Central) |
GUARAMBARÉ |
CAAPUCÚ |
SAN ALBERTO |
CAAGUAZU |
|
ÁREA METROPOLITANA (Luque) |
PEDRO J. CABALLERO |
SAN IGN. MISIONES |
HERNANDARIAS |
CAAZAPÁ |
|
CAPIATA |
CONCEPCIÓN |
PILAR |
JUAN L. MALLORQUÍN |
YUTY |
|
ITAUGUÁ |
HORQUETA |
AYOLAS |
SANTA RITA |
J.E.ESTIGARRIBIA |
|
CAACUPÉ |
SAN PEDRO |
ENCARNACION |
CURUGUATY |
SAN JUAN NEPOMUCENO |
|
SAN LORENZO |
SAN ESTANISLAO |
COLONIAS UNIDAS |
CORONEL OVIEDO |
FUERTE OLIMPO |
|
PARAGUARI |
YBY YAU |
MARIA AUXILIADORA |
VILLARRICA |
SAN JUAN BAUTISTA |
|
MCAL. ESTIGARRIBIA |
VALLEMI |
CORONEL BOGADO |
SALTO DEL GUAIRÁ |
SANTA ROSA |
|
VILLA HAYES |
CAPIIBARY |
SAN PEDRO DEL PARANÁ |
KATUETE |
CIUDAD DEL ESTE |
|
ALBERDI |
ASUNCIÓN (Shopping Multiplaza) |
SAN BERNARDINO |
|
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Actividades de transferencia de conocimiento para los usuarios de Atención al cliente, responsable de la digitalización. La transferencia de conocimiento de metodología y conocimiento funcional y técnico de todos los componentes del proyecto. La misma incluye la formación en todas las prestaciones que brindan los productos que integran la digitalización de documentos históricos y actuales y en la metodología de trabajo a utilizar y en todos aquellos otros aspectos que sean necesarios para el mejor desarrollo del proyecto y la concreción de los objetivos del mismo.
Los cursos deberán ser dictados en las instalaciones de ANDE, en idioma español y los instructores deberán tener amplio conocimiento de los diferentes temas a tratar.
La empresa adjudicada deberá definir los cursos que dictará a los efectos de trasferir el conocimiento a todo el personal de Atención al cliente de ANDE incluido en el mismo, indicando temario, duración, infraestructura necesaria, material a entregar y sugerencia de los requisitos de formación previa de los asistentes. Adicionalmente se deberá indicar la experiencia del instructor.
GESTIÓN DEL CAMBIO
El oferente deberá proponer una Estrategia de Comunicación y otras actividades que considere de relevancia, para lograr el mayor involucramiento de la Dirección y el personal implicado en el proceso. Se procura de este modo que se visualicen los beneficios para: la empresa, sus funcionarios y los diferentes grupos de interés, a los efectos de optimizar los resultados.
Para gestionar las expectativas de los diferentes grupos de interés y verificar la efectividad de las acciones emprendidas durante el desarrollo del Proyecto con tal fin, se estima conveniente la realización de un diagnóstico de situación origen (clima organizacional con relación al cambio) y la posterior monitorización de la evolución del mismo durante el desarrollo del Proyecto.
El desarrollo de la Gestión del cambio abarca todas las etapas de la implantación, el contenido de la comunicación, la forma y frecuencia más adecuada para cada destinatario según su rol y competencia con relación al proyecto. Esta divulgación dará especial énfasis a los aspectos actitudinales y de preparación para el cambio.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
El Oferente deberá proponer y acordar la estructura organizativa completa del Proyecto, con la que se conformarán los distintos equipos para desarrollar el plan de trabajo propuesto.
Para cada puesto de trabajo definido deberán especificarse los roles y responsabilidades correspondientes para concretar el plan de trabajo, así como los requerimientos de formación y experiencia que considere necesario.
ANDE asignará al Proyecto personal para cubrir los roles, de modo de adquirir el conocimiento y compartir la ejecución de todas las actividades de dirección y desarrollo, en los diferentes equipos de trabajo.
CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DEL PROVEEDOR
El Oferente deberá detallar quienes serán los técnicos que incorporará al proyecto, durante cuánto tiempo y en qué puesto de la estructura organizativa presentada, especificando la educación formal, complementaria o de especialización y la experiencia acreditada en proyectos de porte similar y asimilables indicando la fecha y las funciones desarrolladas en cada implantación, etc.
El Oferente deberá conformar un equipo de trabajo con las siguientes características mínimas:
a) Gerente de Proyecto, con participación en niveles gerenciales de la implantación de proyectos de digitalización en alguna empresa. Será requerido que se haya desempeñado en la misma función y la experiencia en proyectos similares.
c) Expertos informáticos altamente calificados en la implementación de proyectos de digitalización para las actividades de parametrización, desarrollo, interfaces, administración del entorno técnico (base de datos, soporte técnico, etc.), con participación en al menos la implantación en un proyecto similar.
d) Especialistas funcionales con participación en proyectos de implantación de mejora de la gestión, especialistas en análisis de procesos, gestión del cambio.
e) Especialistas con participación en proyectos de digitalización.
Es requerido que el Oferente incluya en su propuesta como mínimo:
• Un (1) Gerente de Proyecto.
• Un equipo de trabajo conformado por dos (2) Expertos informáticos y que cubran TODAS los requerimientos técnicos solicitados en el presente documento.
• Cuatro (4) Especialistas funcionales, que lideren, cuatro (4) cuadrillas conformadas por un mínimo de 3 personas, incluido el líder, que serán responsables de la implantacion, la ay digitalizaciones del año 2023 en todas las agencias de la ANDE.
Los técnicos deben ser profesionales con título de grado o tecnicaturas.
Para todo el personal a afectar se deberá detallar el período en que estarán asignados, con que dedicación, que área de conocimiento cubrirán y qué rol cumplirán en el Proyecto. Los precios ofertados deberán incluir todos los gastos asociados al personal como ser: salarios, cargas sociales, gastos de transporte, alojamiento, viáticos y otros gastos asociados al desarrollo del proyecto.
Todo el personal que el Oferente proponga incorporar al Proyecto debe permanecer en él, para las actividades para las que esté definido y durante el tiempo por el que se haya asignado a ellas en la propuesta. Cuando no sea posible cubrir un cargo o actividad con la persona propuesta, ya sea al inicio o durante el transcurso del Proyecto, por causa de fuerza mayor debidamente justificada, el Proveedor deberá someter a la aprobación de ANDE los cambios necesarios, para lo cual deberá asignar personal con calificación y experiencia igual o superior a las inherentes a ese cargo/actividad al que se asignó originalmente. El período de adaptación del nuevo técnico al Proyecto correrá por cuenta del Proveedor.
Es causal de rechazo de la oferta que los técnicos presentados no cumplan con la experiencia solicitada.
Es obligatorio que la comunicación oral y escrita durante el desarrollo del proyecto se realice en idioma español, siendo aceptable la presencia de traductores provistos por el Proveedor y a su cargo.
LOTE 2: Contrato Abierto para la digitalización de los documentos históricos de la ANDE.
El servicio consiste en la conversión de documentos históricos al formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento, reconocimiento de caracteres, la indexación a un inventario, anexación al software de Digitalización del LOTE 1, el almacenamiento en la base de datos proveída por ANDE y como mínimo se deberá considerar los siguientes puntos:
Volumen del lote 2 a ser licitado:
Plan de Trabajo o Metodología
El Oferente deberá presentar un plan de trabajo detallado incluyendo todos los puntos mencionados en el objetivo, anexos, servicio y alcance, aportando necesariamente a mejoras conforme a la experiencia y calificación empresarial, mínimamente requeridas como básicas. El plan de trabajo debe reflejar la propuesta de servicio ofertada incluyendo además recursos humanos, hardware que será utilizado en plazos bien definidos y vinculados a la productividad por medio de un cronograma o calendarización de actividades que garantice el cumplimiento en tiempo y forma de los productos esperados.
Requerimientos mínimos para los archivos digitales
Lugar de digitalización:
El lugar de la digitalización deberá ser coordinado con el Administrador del contrato y el Departamento de Archivos de la Secretaría General de ANDE de manera a resguardar el proceso y la integridad de los documentos.
La Empresa adjudicada será responsable del traslado de las documentaciones desde las oficinas de la convocante al local de la empresa para su Digitalización, estando bajo responsabilidad y guarda de la empresa durante dicho servicio, la empresa deberá devolver a la convocante una vez concluido el trabajo, conforme al procedimiento de traslado definido, regidos bajo estándares de calidad, alta seguridad e inventario permanente.
El establecimiento en el cual se realizará el manejo de esta documentación debe encontrarse dentro de los límites de Asunción a los efectos de que personal técnico y/o administrador, pueda concurrir de manera sencilla hasta esas instalaciones a fin de realizar la verificación de los avances de las tareas y la posterior certificación de los trabajos realizados. El establecimiento donde se realizará la guarda deberá ser de propiedad del oferente o el oferente deberá ser el titular del contrato de alquiler, no se aceptarán subcontrataciones.
En caso de que la convocante requiera un documento específico durante el proceso de digitalización, el oferente deberá remitirlos digitalizados en un plazo no mayor a 48 hs. desde la recepción del pedido, conforme a las condiciones establecidas.
Si por motivos de preservación del patrimonio documental, los documentos no permitan ser trasladados, la digitalización se realizará in situ, en oficinas acondicionadas por ANDE.
Requerimientos mínimos para el Local de la Empresa adjudicada
La convocante podrá verificar in situ las instalaciones de los oferentes como parte del proceso de calificación. El incumplimiento de las condiciones establecidas en los ítems correspondientes a los puntos antes mencionados será causal de descalificación de la oferta.
Traslado de documentos:
Los documentos deben salir en forma ordenada, inventariada y dispuesta en cajas de almacenamiento de documentos conforme a los estándares exigidos para el manejo documental. Traslado de las cajas hasta los depósitos en móviles preparados para el traslado de documentos, perfectamente identificado con el logo del proveedor, incluyendo personal para estiba, etiquetado, control de las cajas que se retiran por número, desestiba, control de las cajas en destino y acondicionamiento de estas. El procedimiento para retiro de los documentos desde las oficinas de la Convocante será con inventario de los documentos realizados por el oferente, el inventario deberá ser recibido por el encargado de la dependencia afectada al servicio.
El proveedor deberá contar con estrictas medidas de seguridad, cuidando la reserva de la información y contemplando el tratamiento confidencial en todos sus distintos formatos.
Propiedad intelectual y confidencialidad:
Todos los productos, documentos e informes resultantes serán propiedad de la convocante (incluida la propiedad intelectual), así como también los productos generados de acuerdo al tipo de licencia de los componentes utilizados.
El oferente deberá proteger la información durante el desarrollo del trabajo de la misma manera en que protege su propia información confidencial, haciéndose responsable por cualquier daño/perjuicio que se pudiera ocasionar por el uso indebido de la información accedida.
El oferente deberá expedir, por cada Documento, un Certificado Digital habilitado por el Ministerio de Industria y Comercio, y subordinado a la autoridad de certificación raíz del Paraguay que valide los documentos digitalizados como copia fiel del original.
El oferente consignará un Acuerdo de Confidencialidad que obligará, entre otras cosas:
· Mantener el carácter secreto de la Información Confidencial y no darla a conocer sin el consentimiento escrito de la Institución.
· Utilizar la Información Confidencial exclusivamente para las tareas definidas en el alcance específico de este proyecto.
· Restituir toda la información Confidencial al solo requerimiento de la institución.
Plazos
El LOTE 2 es un contrato abierto de servicios donde el administrador de contrato emitirá órdenes de servicio detallando la cantidad de hojas a ser digitalizadas y el plazo estimado para el cumplimiento. El pago estará sujeto al cierre de la orden de servicio. A continuación se citan los plazos estimados.
1. Plazo de inicio de las tareas: 5 días posteriores a la recepción de Orden de Servicio.
2. Plazo de entrega de Trabajos: Mensual conforme a la Orden de Servicio.
3. Plazo de aprobación de la convocante de los trabajos entregados: 5 días posteriores a la Entrega conforme a la Orden de Servicio. Transcurrido el plazo se tendrá por aprobado.
4. Pedidos Urgentes de legajos: hasta 48hs. Superado el volumen máximo, se establecerá un plazo común.
5. Devolución de los archivos al lugar de origen: 15 días posteriores al cierre de la orden de servicio.
JORNADA DE TRABAJO
SEGURO SOCIAL (IPS)
Por cuenta y cargo del Proveedor la contratación y vigencia del Seguro Social a partir de la fecha de vigencia del contrato, que deberá ser del Instituto de Previsión Social. (IPS).
RESPONSABILIDAD
La ocurrencia de accidentes de cualquier índole queda bajo exclusiva responsabilidad del Proveedor, ANDE deslinda toda responsabilidad al respecto.
1. El Lic. Pedro Criscioni, Jefe del Departamento de Atención al Cliente, solicita el presente llamado a Licitación Pública Nacional.
2. El área de Atención al Cliente se constituye en el primer contacto institucional con los Usuarios para la contratación del servicio eléctrico, a través de solicitudes de conexiones nuevas, reposiciones de conexión, aumento de carga entre otros. Todas estas interacciones requieren la presentación de documentaciones que validen la tramitación del solicitante, así como de la propiedad del inmueble, o en su caso, el permiso correspondiente para realizar dichas gestiones. Todas las documentaciones de respaldo de la operación deben quedar como antecedentes, y este proceso de archivo, a la fecha se realiza en forma física, dejando copias autenticadas de dicha documentación, en los más de 40 locales de atención distribuidos en todo el país.
Las dificultades de acceso a la documentación, consecuencia de este proceso, son:
A) Archivos separados, ubicados en cada Agencia Regional donde se realizó la solicitud original, por lo que, en caso de requerir cualquier documentación de respaldo, se debe solicitar a la Agencia respectiva la localización del documento y posterior remisión por medios físicos, lo que genera demoras para contar como la información necesaria, en algunos casos, sin poder dar respuesta o luego del plazo solicitado, por la gerencia Comercial, la Asesoría Legal, por organismos de control o entidades jurídicas regionales.
B) Falta de espacio físico para realizar el archivo correspondiente de manera adecuada, por lo que en algunos locales se encuentran sin los debidos cuidados físicos, ni con las condiciones de archivo, que permitan una rápida ubicación del archivo respectivo.
C) Las condiciones de almacenamiento que predisponen su deterioro, considerando que los agentes externos como la humedad, alimañas o el propio paso del tiempo, dañan los documentos archivados en papel.
D) volumen importante de Transacciones, cada día la ANDE, recibe 1500 solicitudes, las que deben contener los archivos de respaldo. Solo en la Sede central se procesan 600 solicitudes aproximadamente con sus respectivas documentaciones.
Ante la problemática citada, y considerando los avances tecnológicos, en cuanto a la digitalización de documentos, la firma digital cualificada y el almacenamiento de grandes volúmenes de información a través de las bases de datos, la ANDE decidió implementar la digitalización y almacenamiento de los documentos de forma digital para darle una solución eficiente y oportuna.
Es destacable que esta solución no solo representa una digitalización de un archivo histórico, que rápidamente pierde vigencia y se debe volver a recurrir a digitalizar otro periodo de archivos de respaldo. La solución propuesta por ANDE, permitirá la instalación de un sistema de trabajo, en la cual toda la documentación de respaldo, incluyendo el contrato respectivo, sea gestionada con la solicitud, los archivos sean almacenados en forma digital, evitando el uso del papel y manteniendo un sistema consultable ON LINE, prácticamente, en el mismo momento de la operación.
La solución propuesta por ANDE, prevé la instalación del sistema y la adquisición de los equipos de digitalización para todas la agencias de Atención al Cliente, de todo el País, permitiendo el acceso a la información desde cualquier punto geográfico, así como la modernización y actualización de los funcionarios, en el uso de herramientas informáticas actualizadas de última generación.
Asimismo, la Gerencia Comercial a través de la Licitación Pública Nacional ANDE N° 1747/23 para el Servicio de Digitalización Certificada de documentos e implementación de sistema de respaldo documental digital para los proceso comerciales de ANDE, pretende dar cumplimiento al valor de innovación, conforme a los valores instituciones y al mejoramiento en la atención al cliente, punto principal del planeamiento estratégico de la Institución.
Consideramos que esta innovación puede ser un modelo de solución para otras instituciones que tengan alguna de las problemáticas citadas, ya que generará una respuesta ágil, eficiente y oportuna para el archivo de documentos.
3. Para la planificación en primera instancia se tuvo en cuenta la cantidad de locales que realizan Atención al Cliente, cuantos funcionarios cumplen dicha función de manera a poder determinar con exactitud la cantidad de escáneres necesarios para poder cumplir con la digitalización del cien por ciento (100%) de las documentaciones utilizadas para los trámites comerciales. Para la elaboración del tiempo propuesto de implementación se consideraron las distancias de ubicación de cada local, el tiempo que llevaría el adiestramiento en cada lugar y la cantidad de gestores necesarias para la implantación del proyecto. En el caso de la digitalización del archivo histórico se consideraron las cantidades aproximadas de gestiones realizadas por año, y a partir de la misma se establecieron cantidades mínimas y máximas posibles de ser digitalizadas de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.
4. Para la elaboración de las especificaciones técnicas se consideró la disponibilidad del servicio requerido en el mercado a través de un proceso de investigación y referencias. Una vez detectada más de un potencial oferente, se verificaron las condiciones técnicas mínimas a ser requeridas tales como: tipo de equipos, volumen de escaneo, calidad de imagen, etc. de manera a garantizar la calidad del servicio, fomentar las competencia entre oferentes, y obtener ofertas que cumplan con las condiciones exigidas, a los precios más convenientes para la institución. Asimismo se tuvieron en cuenta condiciones del servicio, soporte técnico de 1 año posterior a la entrega y determinación de las necesidades específicas para su correcta implementación. Además, se tuvo en cuenta apertura a la competencia entre las diferentes marcas asentadas en nuestro mercado, para no establecer condiciones que limiten la participación.
La entrega de los bienes se realizará de acuerdo al plan de entrega y cronograma de cumplimiento, indicado en el presente apartado. Así mismo, de los documentos de embarque y otros que deberá suministrar el proveedor indicado a continuación:
| Lote |
Ítem |
Descripción del Bien |
Cantidad |
Unidad de Medida
|
Lugar de entrega de los Bienes
|
Fecha(s) final(es) de entrega de los Bienes (días) |
| 1 |
1 |
Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (Software de digitalización Certificada y Seguimiento de Documentos) |
1 |
Unidad |
Depósito de la ANDE en Asunción (Sito en la Avda. Boggiani y Dr. Facundo Machain) |
Treinta (30) días calendario. (*) |
|
2 |
Escanner de alta velocidad (no multifunción) |
150 |
Unidad |
|||
|
3 |
Escanner profesional para grupo de trabajo | 1 | Unidad | |||
(*) Obs.: El inicio del cómputo del plazo de Entrega del Suministro será a partir de la fecha de emisión de la Orden de Compra realizada en el Sistema SAP por parte de la Unidad Administradora del Contrato.
LOTE N° 1 - ÍTEM 4
| LOTE |
ÍTEM |
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO |
CANTIDAD |
UNIDAD DE MEDIDA DE LOS SERVICIOS |
LUGAR DONDE LOS SERVICIOS SERÁN PRESTADOS |
FECHA (S) FINAL(ES) DE EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS |
| 1 |
4 |
Servicio de Implementación del sistema y digitalización de documentos 2023 (Aproximadamente 1.000.000 de imágenes). | 1 | Global |
Agencias y Oficinas Regionales de la ANDE según lo indicado en las Especificaciones Técnicas |
El inicio del computo del Plazo será a partir de la emisión de la Orden de Entrega realizada en el Sistema SAP por parte de la Unidad que Administra el Contrato y remitida al Proveedor y se extenderá por treinta y seis (36) meses. |
Observación: Una vez realizada la Orden de Entrega en el Sistema SAP por parte de la Unidad que Administra el Contrato, el Proveedor dispondrá de treinta (30) días corridos para la entrega de los equipos señalados en las Especificaciones Técnicas.
LOTE N° 2 - ÍTEM 1
| LOTE |
ÍTEM |
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO |
CANTIDAD MÍNIMA |
CANTIDAD MÁXIMA |
UNIDAD DE MEDIDA DE LOS SERVICIOS |
LUGAR DONDE LOS SERVICIOS SERÁN PRESTADOS |
FECHA (S) FINAL(ES) DE EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS |
| 2 |
1 |
Servicio de Digitalización de Documentos Históricos de la ANDE (Digitalización con OCR + Traslado/Adecuación de documentos físicos + inventario de documentos + indexación/informatización) |
1.000.000 | 2.000.000 | Unidad |
Agencias y Oficinas Regionales de la ANDE según lo indicado en las Especificaciones Técnicas |
El inicio del computo del Plazo será a partir de la emisión de la Orden de Entrega realizada en el Sistema SAP por parte de la Unidad que Administra el Contrato y remitida al Proveedor y se extenderá por treinta y seis (36) meses. |
Observación: Es un contrato abierto de servicios donde el administrador de contrato emitirá órdenes de servicio detallando la cantidad de hojas a ser digitalizadas y el plazo estimado para el cumplimiento según lo indicado en las Especificaciones Técnicas.
El Proveedor deberá realizar el servicio conforme indique las Especificaciones Técnicas.
El Proveedor deberá realizar el servicio en el horario, frecuencia y lugar establecidos en las Especificaciones Técnicas.
En todas sus relaciones con el Proveedor, la Contratante estará representada por el Departamento de Atención al Cliente o por la persona que éste indique.
Para la presente contratación se pone a disposición los siguientes planos o diseños:
No aplica
El embalaje, la identificación y la documentación dentro y fuera de los paquetes serán como se indican a continuación:
LPN Nº 1747/2023 ANDE - Asunción - Paraguay, además de otros datos indicados en las Especificaciones Técnicas para el Lote N° 1.
1. El Proveedor embalará los bienes en la forma necesaria para impedir que se dañen o deterioren durante el transporte al lugar de destino final indicado en el contrato. El embalaje deberá ser adecuado para resistir, sin limitaciones, su manipulación brusca y descuidada, su exposición a temperaturas extremas, la sal y las precipitaciones, y su almacenamiento en espacios abiertos. En el tamaño y peso de los embalajes se tendrá en cuenta, cuando corresponda, la lejanía del lugar de destino final de los bienes y la carencia de equipo pesado de carga y descarga en todos los puntos en que los bienes deban transbordarse.
2. El embalaje, las identificaciones y los documentos que se coloquen dentro y fuera de los bultos deberán cumplir estrictamente con los requisitos especiales que se hayan estipulado expresamente en el contrato y cualquier otro requisito si lo hubiere, especificado en las condiciones contractuales.
Las inspecciones y pruebas serán como se indica a continuación:
Las inspecciones y pruebas se realizarán conforme a lo indicado en las Especificaciones Técnicas, si los mismos se ajustan a las características generales y técnicas consignadas en las Especificaciones Técnicas de la Convocante.
El Proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones del servicio o de parte de ellos, ni la presencia de la Contratante o de su representante, ni la emisión de informes de resultados de pruebas, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del Contrato. Garantizar que los fondos obtenidos de una licitación pública no sean destinados a fines ilícitos y Observar y Respetar el Código de Ética Institucional de la Administración Nacional de Electricidad (ANDE), publicado en www.ande.gov.py.
Inspecciones de la Contratante:
Una vez que el Proveedor haya cumplido con lo establecido en el Plan de Entregas en el lugar indicado en el mismo, se procederá a una inspección y verificación de los bienes y/o servicios, con los documentos pertinentes.
Documentos de Recepción Provisional y Definitiva:
La Contratante, a través de La Unidad Administradora del Contrato, verificará que los bienes entregados y/o servicios ejecutados, se hayan ajustado a las Especificaciones Técnicas y demás documentos contractuales, para proceder a la emisión del Certificado de Recepción Provisional, a pedido del Proveedor o de oficio, dentro de los treinta (30) días corridos siguientes a la entrega efectuada de conformidad al Plan de Entregas del Contrato o sus eventuales prórrogas autorizadas por la Contratante.
A partir de la fecha de emisión del Certificado de Recepción Provisional correspondiente, se inicia el Periodo de la Garantía de los bienes.
Al término de dicho plazo, la Contratante, a través de la Unidad Administradora del Contrato, efectuará las comprobaciones de que el Proveedor ha cumplido satisfactoriamente con todo Lo previsto en los documentos del contrato y emitirá dentro de los siguientes treinta (30) días corridos, el Acta de Recepción Definitiva.
La emisión del Acta de Recepción Definitiva significará el cumplimiento por parte del Proveedor de sus obligaciones contractuales, y le dará derecho a solicitar la cancelación de la Garantía de Cumplimiento del Contrato.
En caso que el Proveedor incurra en atrasos en la entrega de los bienes y/o servicios y le fuere aplicada la multa correspondiente en el Acta de Recepción Definitiva se dejará constancia de ello.
1. El proveedor realizará todas las pruebas y/o inspecciones de los Bienes, por su cuenta y sin costo alguno para la contratante.
2. Las inspecciones y pruebas podrán realizarse en las instalaciones del Proveedor o de sus subcontratistas, en el lugar de entrega y/o en el lugar de destino final de entrega de los bienes, o en otro lugar en este apartado.
Cuando dichas inspecciones o pruebas sean realizadas en recintos del Proveedor o de sus subcontratistas se le proporcionarán a los inspectores todas las facilidades y asistencia razonables, incluso el acceso a los planos y datos sobre producción, sin cargo alguno para la Contratante.
3. La Contratante o su representante designado tendrá derecho a presenciar las pruebas y/o inspecciones mencionadas en la cláusula anterior, siempre y cuando éste asuma todos los costos y gastos que ocasione su participación, incluyendo gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
4. Cuando el proveedor esté listo para realizar dichas pruebas e inspecciones, notificará oportunamente a la contratante indicándole el lugar y la hora. El proveedor obtendrá de una tercera parte, si corresponde, o del fabricante cualquier permiso o consentimiento necesario para permitir a la contratante o a su representante designado presenciar las pruebas o inspecciones.
5. La Contratante podrá requerirle al proveedor que realice algunas pruebas y/o inspecciones que no están requeridas en el contrato, pero que considere necesarias para verificar que las características y funcionamiento de los bienes cumplan con los códigos de las especificaciones técnicas y normas establecidas en el contrato. Los costos adicionales razonables que incurra el Proveedor por dichas pruebas e inspecciones serán sumados al precio del contrato, en cuyo caso la contratante deberá justificar a través de un dictamen fundado en el interés público comprometido. Asimismo, si dichas pruebas y/o inspecciones impidieran el avance de la fabricación y/o el desempeño de otras obligaciones del proveedor bajo el Contrato, deberán realizarse los ajustes correspondientes a las Fechas de Entrega y de Cumplimiento y de las otras obligaciones afectadas.
6. El proveedor presentará a la contratante un informe de los resultados de dichas pruebas y/o inspecciones.
7. La contratante podrá rechazar algunos de los bienes o componentes de ellos que no pasen las pruebas o inspecciones o que no se ajusten a las especificaciones. El proveedor tendrá que rectificar o reemplazar dichos bienes o componentes rechazados o hacer las modificaciones necesarias para cumplir con las especificaciones sin ningún costo para la contratante. Asimismo, tendrá que repetir las pruebas o inspecciones, sin ningún costo para la contratante, una vez que notifique a la contratante.
8. El proveedor acepta que ni la realización de pruebas o inspecciones de los bienes o de parte de ellos, ni la presencia de la contratante o de su representante, ni la emisión de informes, lo eximirán de las garantías u otras obligaciones en virtud del contrato.
El documento requerido para acreditar el cumplimiento contractual, será:
Planificación de indicadores de cumplimiento:
|
INDICADOR |
TIPO |
FECHA DE PRESENTACIÓN PREVISTA (se indica la fecha que debe presentar según el PBC) |
|
Certificado de Recepción Provisional 01 para el Lote 1 |
Certificado de Recepción Provisional 01 para el Lote 1 |
Conforme al Plan de Entrega y las Condiciones Contractuales |
| Certificado de Recepción Provisional 01 para el Lote 2 | Certificado de Recepción Provisional 01 para el Lote 2 | Conforme al Plan de Entrega y las Condiciones Contractuales |
| Acta de Recepción Definitiva | Certificado de Cumplimiento de Obligaciones |
Al finalizar el periodo de ejecución del Contrato |
De manera a establecer indicadores de cumplimiento, a través del sistema de seguimiento de contratos, la convocante deberá determinar el tipo de documento que acredite el efectivo cumplimiento de la ejecución del contrato, así como planificar la cantidad de indicadores que deberán ser presentados durante la ejecución. Por lo tanto, la convocante en este apartado y de acuerdo al tipo de contratación de que se trate, deberá indicar el documento a ser comunicado a través del módulo de Seguimiento de Contratos y la cantidad de los mismos.
La convocante adjudicará el contrato al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y cumpla sustancialmente con los requisitos de las bases y condiciones, siempre y cuando la convocante determine que el oferente está calificado para ejecutar el contrato satisfactoriamente.
1. La adjudicación en los procesos de contratación en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, se efectuará por las cantidades o montos máximos solicitados en el llamado, sin que ello implique obligación de la convocante de requerir la provisión de esa cantidad o monto durante de la vigencia del contrato, obligándose sí respecto de las cantidades o montos mínimos establecidos.
2. En caso de que la convocante no haya adquirido la cantidad o monto mínimo establecido, deberá consultar al proveedor si desea ampliarlo para el siguiente ejercicio fiscal, hasta cumplir el mínimo.
3. Al momento de adjudicar el contrato, la convocante se reserva el derecho a disminuir la cantidad de Bienes requeridos, por razones de disponibilidad presupuestaria u otras razones debidamente justificadas. Estas variaciones no podrán alterar los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los documentos de la licitación.
En aquellos llamados en los cuales se aplique la modalidad de contrato abierto, cuando la Convocante deba disminuir cantidades o montos a ser adjudicados, no podrá modificar el monto o las cantidades mínimas establecidas en las bases de la contratación.
La comunicación de la adjudicación a los oferentes será como sigue:
1. Dentro de los cinco (5) días corridos de haberse resuelto la adjudicación, la convocante comunicará a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, copia del informe de evaluación y del acto administrativo de adjudicación, los cuales serán puestos a disposición pública en el referido sistema. Adicionalmente el sistema generará una notificación a los oferentes por los medios remotos de comunicación electrónica pertinentes, la cual será reglamentada por la DNCP.
2. En sustitución de la notificación a través del Sistema de Información de Contrataciones Públicas, las convocantes podrán dar a conocer la adjudicación por cédula de notificación a cada uno de los oferentes, acompañados de la copia íntegra del acto administrativo y del informe de evaluación. La no entrega del informe en ocasión de la notificación, suspende el plazo para formular protestas hasta tanto la convocante haga entrega de dicha copia al oferente solicitante.
3. En caso de la convocante opte por la notificación física a los oferentes participantes, deberá realizarse únicamente con el acuse de recibo y en el mismo con expresa mención de haber recibido el informe de evaluación y la resolución de adjudicación.
4. Las cancelaciones o declaraciones desiertas deberán ser notificadas a todos los oferentes, según el procedimiento indicado precedentemente.
5. Las notificaciones realizadas en virtud al contrato, deberán ser por escrito y dirigirse a la dirección indicada en el contrato.
Una vez notificado el resultado del proceso, el oferente tendrá la facultad de solicitar una audiencia a fin de que la convocante explique los fundamentos que motivan su decisión.
La solicitud de audiencia informativa no suspenderá ni interrumpirá el plazo para la interposición de protestas.
La misma deberá ser solicitada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en que el oferente haya tomado conocimiento de los términos del Informe de Evaluación de Ofertas.
La convocante deberá dar respuesta a dicha solicitud dentro de los dos (2) días hábiles de haberla recibido y realizar la audiencia en un plazo que no exceda de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta al oferente.
Luego de la notificación de adjudicación, el proveedor deberá presentar en el plazo establecido en las reglamentaciones vigentes, los documentos indicados en el presente apartado.
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2. Documentos. Consorcios |
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