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Diferencias entre la versión 6 y 7 del Pliego de la Licitación 417272 - LPN SBE 122-22 CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO, ESCANEO Y PLOTEADO, CON EQUIPOS EN COMODATO PARA EL IPS -AD REFERENDUM 2023

Secciones

Versión 6

Versión 7

Diferencias entre las versiones 6 y 7

Detalles de los productos y/o servicios con las respectivas especificaciones técnicas - CPS

Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:

Ítem 1 - Servicio de Impresión, Fotocopiado y Escaneo de documentos

  1. GENERALIDADES

El Instituto de Previsión Social en adelante el IPS requiere del Servicio de Fotocopiado, Impresión, Escaneos con provisión de papel e insumos para varias dependencias con equipos multifuncionales y escáneres en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de copia/impresión que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta los lugares donde estarán ubicadas, y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica tanto para hardware como para el software, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, provisión de hojas d disponibilidad de equipos back up ó de respaldo.

 

  1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  1. Implementar una solución que administre el parque total de impresoras multifuncionales en comodato
  2. Implementar un Software de Control y Auditoria de usuarios cuya plataforma sea centralizada
  3. Contar con un Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA) con el fin de optimizar y medir tiempos de respuesta de los servicios.
  4. Contar con equipos cuya operatividad esté basada en herramientas orientadas al servicio técnico proactivo para provisión de insumos de los equipos, cambio de repuestos, atascos de papel.
  5. Consignar equipos de back up on site, en oficinas determinadas por el administrador del contrato con el fin de cubrir urgencias críticas ínterin se realizan las asistencias en los tiempos determinados en el Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA).
  6. Contar con servicios de atención en modalidad 24/7 considerando la naturaleza de la institución, principalmente orientadas a las áreas de salud.
  7. Disponer de un equipo multidisciplinario por parte del proveedor que compongan personas dedicadas al gerenciamiento del proyecto y personal operativo que involucre personal de servicio técnico permanente, técnicos de guardia, personal administrativo de servicio como mínimo.
  8. Garantizar la reducción de costos a través de las herramientas requeridas siempre y cuando los requisitos entre ambas partes estén atendidos.
  9. Establecer una mesa de trabajo para analizar los datos obtenidos de los reportes y tomar acciones basado en las recomendaciones de mejora realizadas por el proveedor.
  10. Establecer criterios para lograr la uso sustentable y racional del papel en los porcentajes mencionados bajo recomendaciones de mejores prácticas por parte del proveedor.
  11. Impulsar la Gestión Digital a través del escaneo individual o masivo en las impresoras multifuncionales como base para la ampliación del sistema de Gestión Documental propio de la Institución.
  1. Experiencias del proveedor

Forma parte de este apartado que el proveedor deba demostrar experiencia basado en la envergadura de la implementación en cuanto a la cantidad de equipos y componentes adicionales o similar. Para ello se deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

  1. Demostrar la experiencia servicios de impresión, copiado y escaneo con provisión de equipos, software y servicios y/o alquiler de impresoras multifuncionales, soporte técnico y provisión de papel con implementaciones realizadas bajo métodos de procesos normalizados y certificados con facturaciones de venta y/o recepciones finales por un monto equivalente al 50 % como mínimo del monto total ofertado en la presente licitación, de los: 3 últimos años. Deben ser del año 2019, 2020 y 2021.
  2. Presentar documentos en donde conste que el oferente cuenta con al menos 5 (cinco) técnicos con Certificación del Fabricante. Los técnicos asignados deben pertenecer a la nomina permanente de funcionarios del proveedor.
  3. El proveedor deberá ser Centro Autorizado de Servicios para el Paraguay de los equipos cuya marca está ofertando en el marco del servicio.
  4. El proveedor deberá presentar Nota del Fabricante con sello y membrete autorizando especialmente al oferente a comercializar el producto como Centro Autorizado de Servicios (CAS) o constancia de que el oferente es distribuidor oficial de la marca en todo el territorio nacional.
  1. Equipo de trabajo, perfiles y experiencia

Se requiere que el proveedor presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas las etapas de este proyecto que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por los siguientes:

  1. Gerente de proyectos: deberá ser profesional con experiencia general de al menos 3 (tres) años demostrable como gerente de proyectos o Project manager con formación en el área.  El profesional deberá contar con una experiencia específica en implementaciones de similar envergadura en cuanto a la cantidad de equipos y demás componentes requeridos en el contrato que sean demostrables. Para avalar el cumplimiento del requisito deberá presentar CV actualizado, copia de constancias emitida por la empresa o institución que demuestren que cuenta con la experiencia requerida en implementaciones basado en criterios del PMI o metodologías ágiles en los últimos 3 (tres) años. 

El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances, debiendo ser estos semestrales. Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato

  1. Técnicos para implementación: El proveedor deberá contar con al menos 2 (dos) técnicos que cuenten con experiencia específica en implementación de proyectos de similar envergadura en cuanto a cantidad de equipos y componentes requeridos en el servicio. Para avalar el cumplimiento del requisito deberá presentar CV actualizado, copia de constancias emitida por la empresa o institución que demuestren que cuenta con la experiencia requerida, copia del documento que avale que ha realizado al menos 1 (un) curso en Gestión de Proyectos y experiencia específica en implementaciones que abarquen los componentes requeridos en estos términos de referencia.

Requisitos documentales para evaluar el presente criterio:

 

  1. Listado del personal requerido que contenga N° de CI, Nombre y Apellido. Además copia de planilla de seguro social vigente al momento de la apertura de sobres resaltando el personal designado para su identificación.
  1. Declaración jurada que contenga listado de personal requerido con datos como ser: N° de CI, Nombre y Apellido y cargo mínimamente.

 

  1. ALCANCE DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS
  1. El proveedor deberá prestar servicios por una vigencia de 12 meses.
  2. El proveedor deberá entregar e instalar la cantidad de 272 (doscientos setenta y dos) impresoras multifuncionales según la ubicación designada por el administrador del contrato.
  3. El proveedor deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha de los equipos requeridos en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  4. El proveedor deberá prestar Servicios de Impresión, copiado y escaneo con equipos multifuncionales (imprime, escanea, fotocopia) en comodato y bajo la modalidad de contrato abierto.
  5. El proveedor deberá entregar cantidad mínima de papel por mes establecido y adicionalmente la cobertura para el segundo mes de ejecución del Servicios.
  6. La entrega, instalación y puesta en funcionamiento de la totalidad de los equipos requeridos por los edificios definidos es a cuenta y riesgo del oferente.
  7. El proveedor deberá brindar los servicios basado en el ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO (SLA) que es mínimamente exigido.
  8. El proveedor deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte del Instituto de Previsión Social como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace ésta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
  9. El proveedor deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio. El personal designado deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  10. El proveedor deberá designar 2 (dos) técnicos de guardia adicionalmente al técnico permanente requerido para cubrir servicios en horarios excepcionales, es decir, fuera del horario de oficina, fines de semana y feriados. El personal designado deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  11. El proveedor deberá disponer de al menos 1 (un) personal para atención al cliente de guardia para respuestas a reclamos y derivación de asistencia a técnicos de guardia adicionalmente al técnico permanente requerido.
  12. El proveedor deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos (ej.: tóner, cilindro, revelador, fusor, etc.) hojas de los distintos tamaños como ser Carta, A4 y Oficio para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  13. El proveedor a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  14. El proveedor deberá disponer equipos de respaldo o back up on site ubicados en zonas geográficas estratégicas definidas la contratante para asistencia técnica inmediata o reemplazo en caso de que algún área así lo requiera.
  • Tipo 1: 1 (una) unidad
  • Tipo 2: 1(una) unidad
  • Tipo 3: 2 (dos) unidades
  • Tipo 4: 5 (cinco) unidades
  • Tipo 5: 1 (una) unidad
  • El proveedor deberá contemplar en su propuesta equipos adicionales que podrían ser requeridos bajo las mismas condiciones de contrato a ser instalados en nuevas ubicaciones que la contratante requiera o determine en una cantidad aproximada de hasta 28 (veintiocho) unidades del Tipo 4.
  • De verificarse en los equipos entregados por el proveedor, presenten reiteradas fallas técnicas que impidan el normal funcionamiento de la unidad en forma cotidiana, o bien requiera la asistencia de personal técnico en más de tres (3) ocasiones en forma mensual, deberá ineludiblemente proceder al cambio del equipo por otro de características similares.
  • Proveer capacitación y/o entrenamiento mínimo al empleado de la institución, designado a operar los equipos multifuncionales, el cual deberá permitir superar inconvenientes elementales, producto del uso cotidiano. Además, deberá realizar capacitaciones al equipo administrador del área de TICs y Backups.
  • Deberá asegurar la tenencia de un parque de repuestos e insumos suficientes como para proveer los elementos que los equipos demanden, así como la disponibilidad de mano de obra especializada.
  • Creación y ajustes de las Reglas según previas definiciones con el equipo multidisciplinario definido por la convocante.
  • Consignar un equipo de Ejecución de proyectos compuesto como mínimo de un Gerente de Proyectos y un equipo técnico de apoyo, al menos 1 personal de monitoreo, 10 (diez) personales de servicio y soporte técnico, además 5 (cinco) personales de áreas de coordinación que garantice la correcta implementación de la solución.
  • Entregar un informe para el control de avances de la implementación.
  1. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO - SLA

Éste apartado, en adelante SLA corresponde a los niveles generales y específicos de respuesta, disponibilidad y asistencia asociado al servicio requerido. Contemplan tanto las responsabilidades del proveedor como las del contratante relacionado a los eventos presentados y tareas a realizar para el correcto funcionamiento de los equipos.

  1. El detalle del servicio ofrecido corresponde a la instalación, reparación y mantenimiento para el cual brindará soporte el proveedor como prestador de los servicios de copias e impresiones y otros componentes que formen parte del contrato, el cual se regirá por un enfoque orientado a la gestión del servicio, donde la calidad del mismo se medirá mediante los parámetros indicados más abajo.
  2. El horario y cobertura que se deberá contemplar los servicios son de lunes a viernes en horario de 07:30 hs. a 16:00 hs. con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
  3. El servicio deberá contemplar horarios excepcionales de tipo 24/7 (veinticuatro horas, siete días a la semana)
  4. El servicio requerido deberá ser cubierto tanto en Asunción, Gran Asunción y en todas las locaciones definidas por la contratante a nivel país.
  5. El proveedor deberá encargarse de la provisión de todas las partes, piezas y elementos necesarios para realizar las reparaciones de todos los componentes para el correcto funcionamiento de los equipos.
  6. El proveedor pondrá a disposición la tecnología y soporte necesarios para el servicio, así como para el cumplimiento de los siguientes tiempos de respuesta:
  • Tiempo Máximo de Respuesta a reclamos por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo, una vez determinado la severidad técnica de la avería sin resolución inmediata, deberá ser de: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo retirado para servicio técnico: 1 (un) día hábil o 24 horas.
  1. El proveedor deberá categorizar el tipo de incidencias que se presenten para el cumplimiento de los tiempos de respuesta y solución considerando estos puntos:

Severidad

Detalle

Tiempo de Respuesta

Tiempo de Solución

Crítico

Sin disponibilidad del servicio, el equipo no puede operar. El equipo no enciende

2 hs.

4 hs.

Medio

El servicio continúa funcionando, pero de manera degradada; impacto medio al cliente que podría amenazar su operación. El equipo arroja mensaje de error

2 hs.

4 hs.

Bajo

Consulta técnica y/o de uso. Las tareas se desarrollan normalmente. No se compromete la calidad del servicio.

2 hs.

6 hs.

 

  1. El proveedor deberá documentar los servicios proveídos a través de un informe de servicio que será firmado por el usuario de la dependencia donde se encuentra el equipo.
  2. El oferente deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio que deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  3. El o los técnicos asignados para asistencia deberán estar entrenados y certificados por el fabricante de cada uno de los componentes del servicio.
  4. El oferente deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte de la contratante como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace ésta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
  5. Las alertas deberán ser específicas con los códigos de errores emitidas desde los equipos, estos detectados remotamente deberán originar las asistencias técnicas a las oficinas de la convocante con los insumos o repuestos necesarios para subsanar el inconveniente y sin necesidad de solicitar más datos. Con ésta implementación se busca reducir la carga de solicitudes de insumos o mantenimientos preventivos y correctivos por parte de funcionarios de ésta institución y optimizar las tareas internas propias del área asignada como administradora del contrato.

OBSERVACIÓN

Éste SLA no incluirá la asistencia a incidencias sobre aplicativos que no se encuentren definidos dentro de esta sección, así como la cobertura referente a la red LAN o WLAN de la contratante, así como los sistemas y enlaces de internet.

 

  1. PLAN DE TRABAJO PARA USO SOSTENIBLE DE LOS EQUIPOS MULTIFUNCIONALES
    1. Plan de Implementación

EL oferente deberá proponer un plan de implementación en su oferta, la que debe incluir una Carta Gantt del proceso, responsables directos y tiempos asociados. El tiempo máximo establecido en esta carta Gantt para la implementación del proyecto no deberá ser por ningún motivo mayor a 5 (cinco) días hábiles para la implementación del software y 30 (treinta) días hábiles para la instalación, configuración y puesta en marcha de los equipos.

Además, designará un encargado de la supervisión del servicio bajo las siguientes premisas:

  • Será el vínculo entre el oferente y los encargados del servicio por parte del Instituto de Previsión Social
  • Realizará el monitoreo de los distintos servicios, en base a las herramientas de control y gestión (Plataforma de Software).
  • Se reunirá de forma regular con el equipo multidisciplinario que será definido por la convocante, para la evaluación del servicio, definición de acciones preventivas y/o correctivas del mismo, de la siguiente manera:

 

  • Durante la implementación del proyecto con una frecuencia semanal.
  • Proyecto implementado, durante los primeros 3 meses de operación será cada 2 semanas (cada día 5 y 20 o siguiente día hábil).

 

HITOS DE LA IMPLEMENTACIÓN (CRONOGRAMA)

 

DESCRIPCION

 

Año 1

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Firma de contrato

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Emisión de Orden de Inicio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Instalar, configurar el servidor para Software

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Entrega  e Instalación de equipos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Reuniones trimestrales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Entrega de Informes trimestrales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Monitoreo y asistencia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cierre del Proyecto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En el marco de esta implementación, es requerido que el proveedor demuestre su experiencia en implementaciones de similar envergadura cuyos componentes mínimos a considerar son los siguientes:

  1. Software de Administración Centralizada.

Se requiere de un software de administración centralizada que permita a optimizar la utilización de los equipos, hacer seguimiento de costos, mejorar el uso de los equipos y el aprovisionamiento de suministros. Todo esto deberá llevarse a cabo a través de la configuración remota, monitoreo y resolución de problemas a través de la red. El o los recursos de administración como ser software, licencias y base de datos corporativo (no libre) deben ser suministrados por el Proveedor. La contratante será el responsable de suministrar los servidores y sistema operativo necesarios para la instalación y configuración de los recursos. 

La contratante deberá facilitar el trabajo de los encargados de administrar los equipos de red, en este caso impresoras multifuncionales; en la instalación, configuración y en especial, el monitoreo remoto, asistencia, detección y reemplazo proactivo a los posibles inconvenientes de los recursos de impresión de la empresa a través de la interfaz.

  1. Reportes

El proveedor deberá contar con la capacidad de generar los siguientes informes mínimamente:

  1. De reglas y configuraciones realizadas para lograr los objetivos específicos
  2. De uso sustentable de los equipos multifuncionales en tareas de impresiones y copias con datos de cantidades.
  3. De aumento de páginas impresas a doble cara con datos de cantidades.
  4. Cualquier otro informe adicional que pueda fomentar y mejorar el gerenciamiento de la gestión de impresiones, copias y escaneo del Instituto de Previsión Social.
  1. Mesa de trabajo para análisis de datos

Se deberá considerar que el Gerente de Proyectos deberá convocar a una reunión trimestral con la contraparte de la oficina de proyectos, el encargado por parte de la DTICs entre otros representantes por parte de la Contratante para llevar a cabo las siguientes tareas:

  • Presentación de situación actual de implementación
  • Análisis de los resultados de la situación en la que se encuentra la implementación
  • Análisis de contadores y resultado de configuraciones realizadas de los componentes del servicio.
  • Exponer recomendaciones y mejoras al equipo del contratante basado en los datos analizados.

Observación: En ninguno de los casos estas tareas dependerán de los procesos propios de cierres mensuales dependientes de actas de conformidad. Las tareas de análisis se llevarán a cabo con el fin de implementar mejoras basado en las recomendaciones emanadas por el proveedor al administrador del contrato.

 

  1. Lectura de contadores

La lectura de los contadores de copias/impresiones/escaneo, se realizaran en forma mensual, por las cuales el Instituto de Previsión Social pagará al contratista los servicios efectivamente realizados (Cantidad de copias/impresiones legibles), la planilla de relevamiento de los contadores se compondrá mensualmente por medio del Software de Administración Centralizada provisto, este informe lo generará la dependencia fiscalizadora del contrato, a partir de dicho informe se emitirá el Acta de Conformidad del Servicio en un plazo máximo de 10 (diez) días que lo habilitará para los pagos, conforme a la cantidad de copias leídas y los precios estipulados.

En caso de imposibilidad técnica de la lectura de contadores, que debe realizarse únicamente por medio de la infraestructura de red de la Convocante será utilizado el método presencial de relevamiento de contadores.

Cuando se detecte ésta imposibilidad técnica durante la implementación, el funcionario de la dependencia usuaria de los equipos instalados deberá ser responsable de la firma de los informes de Servicio que indique el cierre de contadores que complementará el reporte emitido por el software de administración centralizada provisto para el efecto de la emisión del Acta de Conformidad indicado en el párrafo anterior. Se considerará la emisión de los informes de manera presencial o por medios telemáticos declarados por parte de las dependencias con la firma correspondiente.

Respecto a la designación del responsable para la firma de los informes, el encargado/a de la dependencia usuaria deberá comunicar a la dependencia fiscalizadora del contrato los datos del funcionario designado.

En caso de que se constaten errores, referente a la cantidad de copias/impresiones detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes, dentro del Ítem correspondiente.

La lectura de los contadores se hará considerando las cantidades de copias/impresiones realizadas y descontando las defectuosas por el mal funcionamiento de los equipos.

El proveedor y el IPS establecerán de común acuerdo la metodología de control a ser utilizada para las copias/impresiones defectuosas y/o fallidas. El formulario establecido prevé el informe de cantidad de copias fallidas y/o defectuosas las que serán descontadas al momento de la facturación.

  1. Distribución y cantidad de equipos exigido
  • Cantidades por tipo de equipo inicialmente establecidas.

Tipo

Cantidad de Equipos Operativos

Tipo 1

4 (cuatro)

Tipo 2

8 (ocho)

Tipo 3

33 (treinta y tres)

Tipo 4

205 (doscientos cinco)

Tipo 5

22 (veintidós)

Total

272 (doscientos setenta y dos)

 

  1. Características técnicas de los equipos y software

Los equipos y accesorios ofertados podrán ser nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento cuyo año de fabricación sea 2018 o superior. En caso de que los equipos proveídos presentar el menos 3 (tres) eventos que requieran servicio técnico, estos deberán ser reemplazados indefectiblemente por modelo igual o superior al que esté operativo.

 

 

Tipo 1 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3.
  • Tamaño soportado desde la platina:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3.
  • Velocidad de Impresión: 65 páginas por minuto (carta) o superior.
  • Resolución de impresión: 1200 ppp o superior.
  • Bandeja de Entrada 2 (dos) bandejas de 1.500 hojas, 2 (dos) bandejas de 500 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior.
  • Marca de Agua: exigido.
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior.
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión: 5,2 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 30 segundos o menos.
  • Procesador 1,6 GHz o superior.
  • Memoria RAM: 2 GB o superior.
  • Disco Duro: 300 GB o superior.
  • Distribución Electrónica: Escaneo a Correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF Encriptado o cifrado como mínimo.
  • Velocidad de Escaneo color simple o doble: 100 imágenes por minuto a 300 ppp o superior.
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento, pre visualización de documentos, escaneo a dispositivo móvil y a servicios en la nube (toda vez que no esté bloqueada la funcionalidad de bloqueo de escaneo de documentos) como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar de forma automática, AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo. Se establece como opcional (insertado de imagen, repetición de imagen).
  • Funciones mínimas de seguridad: Impresión Segura vía utilización de códigos de usuarios y asignación de Límites o restricciones de impresión por usuario, encriptación de Disco Duro.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory. Además, deberá permitir al administrador limitar funciones, el envío de documentos por correo electrónico, Autenticación a través de tarjetas de proximidad HID (opcional). Panel de Operación Inteligente LCD o similar con soporte a Near Field Communication (NFC) para los sistemas de autenticación de tarjetas (opcional) y una conectividad sencilla a los dispositivos móviles inteligentes (estándar). Exploración WEB mediante navegador y aplicaciones de almacenamiento en la nube permitiendo visualización e impresión desde el mismo sitio WEB.
  • Finalizador: como mínimo hasta 3.000 hojas, con engrapado hasta 50 hojas o superior
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones.
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica
  • Mesa o base: exigido

 

Tipo 2 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3
  • Tamaño soportado desde la platina:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3
  • Velocidad de Impresión: 50 páginas por minuto (carta) o superior.
  • Resolución de impresión: 1200 ppp o superior.
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 80 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 150 hojas o superior
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión: 4,5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 16 segundos o menos.
  • Procesador 1,6 GHz o superior
  • Memoria RAM: 2 GB o superior
  • Disco Duro: 300 GB o superior
  • Distribución Electrónica: Escaneo a Correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF Encriptado o cifrado como mínimo.
  • Velocidad de Escaneo color simple o doble: 100 imágenes por minuto a 300 ppp o superior.
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento, pre visualización de documentos como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar, de forma automática AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo. Se establece como opcional (insertado de imagen, repetición de imagen)
  • Funciones mínimas de seguridad: Impresión Segura vía utilización de códigos de usuarios y asignación de Límites o restricciones de impresión por usuario, encriptación de Disco Duro
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory. Además, deberá permitir al administrador limitar funciones, el envío de documentos por correo electrónico, Autenticación a través de tarjetas de proximidad HID (opcional). Panel de Operación Inteligente LCD o similar con soporte a Near Field Communication (NFC) para los sistemas de autenticación de tarjetas (opcional) y una conectividad sencilla a los dispositivos móviles inteligentes (estándar). Exploración WEB mediante navegador y aplicaciones de almacenamiento en la nube permitiendo visualización e impresión desde el mismo sitio WEB.
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Finalizador: en el marco del servicio deberán ser provistas las grampas.
  • Interfaz: Ethernet Gigabit o Inalámbrico. Se podrán aceptar accesorios externos para cumplir con ésta conectividad.
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica

Tipo 3 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión: 55 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Procesador: 1,6 GHz o superior 
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Bandeja de Salida: 500 hojas o superior.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior
  • Tipo de Alimentador Automático de Documentos: Dúplex de un solo paso. Generación de imagen en sistema no reversible.
  • Tiempo de Salida de Primera Copia o Impresión: 5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 12 segundos o menos.
  • Memoria RAM: 3 GB o superior
  • Disco Duro: 200 GB o superior
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento como mínimo.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF encriptado o cifrado.
  • Velocidad de Escaneo: 100 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de copias, borrar, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

 

Tipo 4 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Funciones mínimas: Copiado, Impresión y Escaneo
  • Estado de los Equipos: Nuevos, sin uso.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión y Copia: 45 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Dúplex: Automático
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 50 hojas o superior
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión o copia: 6 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 8 segundos o menos desde el modo en espera
  • Memoria RAM: 1 GB o superior
  • Velocidad de Escaneo a doble cara: 60 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones del Escaneo: Digitalización a correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (con compresión), PDF (con OCR)
  • Funciones mínimas de Copia: 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3 como mínimo.
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

 

Tipo 5 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión: 65 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Procesador: 1,4 GHz o superior 
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Bandeja de Salida: 500 hojas o superior.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior
  • Tipo de Alimentador Automático de Documentos: Dúplex de un solo paso. Generación de imagen en sistema no reversible.
  • Tiempo de Salida de Primera Copia o Impresión: 5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 10 segundos o menos.
  • Memoria RAM: 3 GB o superior
  • Disco Duro: 200 GB o superior
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento como mínimo.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF encriptado o cifrado.
  • Velocidad de Escaneo: 100 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de copias, borrar, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

 

  1. Aplicativo exigido de Software instalado y operativo para todos los equipos.

 

Plataforma orientada a un Servicio técnico remoto para asistencias técnicas y sustitución de repuestos, evitando que se generen posterior a la caída de los equipos.

Monitoreo remoto permanente del funcionamiento de cada equipo, contemplando notificaciones automáticas y alertas dinámicas por medio de comunicaciones encriptadas y seguras al Soporte Técnico de la Institución y la prestadora de servicios técnicos con relación a:

    • Relevamiento de uso y de contadores
    • Desperfectos técnicos menores y mayores
    • Niveles bajos de tóner o papel
    • Asistencias Técnicas preventivas ante necesidad de sustitución de componentes de desgaste común
    • Remisión automática vía correo electrónico de los reportes generados
    • Reporte de Impresiones/copias/escaneos generados por usuarios
    • Las notificaciones deberán estar prediseñadas para ser precisas y contenga suficientes datos para que el contratista de servicios acuda al lugar de instalación sin tener que molestar a los funcionarios del Instituto de Previsión Social.

 

Software de Administración Centralizada

Funciones

Mínimo Exigido

Licencia de Software de Auditoria de los dispositivos sin costos adicionales por Soporte Técnico o la debida transferencia de conocimientos al personal designado para el efecto durante la vigencia del contrato.

Exigido

Licencia para todos los dispositivos Multifuncionales sin costo adicional para el IPS.

Exigido

Consola Centralizada de Administración de Dispositivos de Impresión, copiado y escaneo con conexiones por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Gestión de la infraestructura de impresión y copiado, medición de condición de dispositivos y captura del estado con disponibilidad con alertas dinámicas en caso de cambios de estado, manejo e información eficiente de consumibles, niveles de tóner y kits de mantenimiento, etc. por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Supervisión del uso de los dispositivos mediante informes detallados, con la posibilidad de acceso a informes por dispositivo y usuario, con análisis detallado con desglose del uso de dispositivos, lectura de contadores, además de la posibilidad de establecer informes personalizados. Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante. -

Exigido

Control y definición de acciones, incluyendo mensaje para usuarios o centro de asistencias, inclusión de alertas. Restricción de uso o de ciertas funcionalidades por usuarios o grupos de usuarios, con relación a Impresión, Copiado y Escaneo, con opción a Color o Monocromático.

Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Acceso al dispositivo mediante número de PIN o nombre de usuario. Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante

Exigido

Proporcionar alta seguridad en la impresión de documentos confidenciales, evitando ser impreso directamente en los dispositivos de grupos de trabajo, excepto el ingreso el PIN personal o nombre de usuario y contraseña.

Exigido

Realización de Impresiones/copias en cualquier dispositivo que forma parte de la Solución, con la libertada de utilizar dispositivos fuera de la dependencia o repartición del usuario pero en la misma sede o estructura de red, regida por la autenticación debida (follow me printing); realizada por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante, además de la infraestructura de Servidores.

Exigido

La Convocante proveerá el Servidor (hardware) y todos los recursos de procesador, memoria, discos, respaldo y conectividad, además de las Licencias de Sistema Operativo y Base de Datos requeridas técnicamente para la implementación.

Exigido

La puesta en producción del Software de Auditoria de dispositivos con la debida capacitación de Administradores y Usuarios debe estar contempladas en la oferta.

Exigido

El oferente deberá proveer el Servidor (hardware) y todos los recursos de procesador, memoria, disco, respaldo y conectividad requeridos en caso de que los disponibles en el IPS no sean suficientes para la herramienta. -

Exigido

 

  1. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
  1. El proveedor deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha de los equipos requeridos en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  2. El proveedor deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos (ej.: tóner, cilindro, revelador, fusor) hojas de los distintos tamaños como ser A4 y Oficio (Folio) para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  3. El proveedor a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  4. El proveedor se encargará de la entrega, instalación y puesta en funcionamiento de la totalidad de los equipos requeridos por los edificios definidos es a cuenta y riesgo del oferente.
  5. El proveedor deberá realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con técnicos
    especializados; transporte, instalación y puesta en servicio de las máquinas, provisión de
    repuestos necesarios.
  6. El proveedor será responsable por la movilización y/o traslado de todos los recursos, personal, materiales, equipos, herramientas, etc. Corriendo con todos los gastos consecuentes de los recursos mencionados, en tiempo y forma acorde con el suministro y prestación de los servicios.
  7. De verificarse en los equipos provistos el proveedor, reiteradas fallas técnicas que impidan el normal funcionamiento de la unidad en forma cotidiana, o bien requiera la asistencia de personal técnico en más de tres (3) ocasiones en forma mensual, deberá ineludiblemente proceder al cambio del equipo por otro de las mismas características.
  8. El proveedor deberá capacitar y/o entrenar a los funcionarios de la institución, designado a operar las maquinas fotocopiadoras, el cual deberá permitir superar inconvenientes elementales, producto del uso cotidiano. Además, deberá realizar capacitaciones al equipo administrador del área de TICs y Backups.
  9. El proveedor deberá asegurar la tenencia de un parque de repuestos e insumos suficientes como para proveer los elementos que los equipos demanden, así como la disponibilidad de mano de obra especializada.
  10. Proveer de mantenimiento preventivo de las máquinas fotocopiadoras, las cuales se realizarán en forma trimestral. Para la realización de dicho servicio se habilitará una FICHA TECNICA en la cual se registrarán todos los datos de los equipos en cuestión, lugar de instalación, números de copias/mes, realizadas, paradas, reparaciones y otros datos que faciliten el control de su funcionamiento conforme a estas especificaciones técnicas, de ser necesario, deberá proceder sin más trámites al cambio de equipo.
  11. El Proveedor es el único responsable por la seguridad del personal técnico, mientras éste realiza trabajos referentes al soporte técnico.
  12. El proveedor deberá coordinar reuniones trimestrales con el equipo multidisciplinario para análisis de los resultados.
  13. El proveedor deberá entrega de Informes que reflejen el ahorro, siempre y cuando los requisitos estén acordes para garantizar el resultado.
  14. El proveedor deberá crear ajustes de las reglas según previas definiciones con el equipo multidisciplinario definido por la convocante.
  15. El proveedor deberá entregar un cronograma para el control de avances de la implementación.

 

  1. OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
  1. De manera a que la empresa oferente pueda cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete, pero no se limita a:

 

  1. Proveer los puntos de alimentación eléctrica, toma de tierra y tomas de red para cada uno de los equipos a fin de garantizar la seguridad del operador y proteger los equipos contra sobrecargas.

 

  1. El IPS proveerá de la infraestructura necesaria para la instalación del software como ser espacio en disco y memoria asignada en un servidor dedicado para la correcta implementación.

 

  1. El IPS dispondrá de un equipo multidisciplinario técnico y administrativo como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados, el cual participará en reuniones semestrales necesarias para el logro de los objetivos generales y específicos del Proyecto.

 

  1. Este equipo definirá los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución, además certificará las entregas e instalaciones de los equipos en el plazo indicado.

 

  1. Aprobará el diseño de los reportes generados por el software y definirá los tipos de reportes requeridos en el proceso de implementación.

 

  • La entrega e instalación tanto de equipos como de software se realizará en base a las cantidades mencionadas en el alcance.

 

  1. Todos los equipos estarán conectados a la red de IPS y con acceso a Internet.

 

  1. La contratante deberá suministrar al técnico designado por el proveedor una oficina y mobiliarios que permitan el almacenamiento de herramientas, repuestos e insumos que permitan el cumplimiento de sus obligaciones.

 

  1. La contratante deberá proveer la infraestructura necesaria para la instalación del software como ser el servidor con espacio en disco y memoria asignada, además del sistema operativo en un equipo dedicado para la correcta implementación, caso contrario se verán afectados los plazos previstos.

 

  1. Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
  • Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
  • Participar en reuniones trimestrales necesarias para el logro de los objetivos generales y específicos del Proyecto.
  • Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
  • Certificar las entregas e instalaciones de los equipos en el plazo indicado.
  • Definir los tipos de reportes requeridos en el proceso de implementación.
  • Para conocer todos los datos de impresiones, tanto a alto volumen como a bajo volumen, deberá asegurarse la correcta configuración de los equipos de impresión y usuarios asignados a dichos equipos

 

  1. Respetar los canales de comunicación definidos previamente a la implementación de la solución.

 

  1. Definir conjuntamente con el proveedor los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo multidisciplinario con relación a la implementación.

 

  1. No realizar requerimientos fuera del alcance del servicio.

 

  1. El lugar designado para la instalación de los equipos deberá estar acondicionado con el fin de evitar filtraciones de agua o inundaciones de los equipos. Además, deberá contar con tomacorriente y puerto de red ya operativo para el encendido y configuración de los equipos.

 

  1. Para realizar la integración del software con el Active Directory, el personal capacitado a disposición deberá contar con todos los permisos para los accesos pertinentes y con fines de configuración de la plataforma

 

OBSERVACIÓN

La implementación efectiva de todos los equipos multifuncionales, del software de administración centralizada y aplicativo de servicio técnico remoto dependerá netamente de la conectividad de puertos de red y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la contratante.

Ítem 2 - Servicio de Impresión en Formato Ancho para la Dirección de Infraestructura del IPS

 

  1. DESCRIPCIÓN

El Instituto de Previsión Social requiere del Servicio De Impresión en formato ancho con equipos en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de impresión en formato A1 estándar que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta el lugar donde estará ubicado, la instalación y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, provisión de hojas de distintos tamaños además de la disponibilidad de equipos back up ó de respaldo.

  1. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL SERVICIO
  • El oferente deberá prestar Servicio de Impresión en formato ancho con un equipo en comodato y bajo la modalidad de contrato abierto.
  • El oferente tendrá un plazo de 15 (quine) días para el montaje e instalación del equipo requerido.
  • El oferente deberá proveer 1 (un) equipo para uso del Departamento de Infraestructura del Instituto de Previsión Social por un periodo de 12 (doce) meses.
  • El oferente deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha del equipo requerido en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  • El servicio deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos y rollos de papel para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  • El oferente a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  1. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL SERVICIO
  • Se requerirá de cobertura integral que contempla servicios los días Lunes a Viernes de 07:00 hs. a 18:00 hs, considerándose en ciertas ocasiones horarios extraordinarios y días Sábados y Domingos de 07:00 hs. a 12:00 hs., con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
  • Tiempo Máximo de Respuesta a reclamos por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo, una vez determinado la complejidad técnica de la avería sin resolución inmediata, deberá ser de: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo retirado para servicio técnico: 1 (un) día hábil o 24 horas.

 

  1. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL EQUIPO

El equipo incluyendo todos los accesorios deberá ser nuevo, sin uso previo y en comercialización activa, aspecto que será verificado técnicamente a través de la documentación requerida. No se aceptarán equipos cuya comercialización haya sido descontinuada o descatalogada.

 

  • Funciones del Equipo: Imprime, copia y Escanea
  • Velocidad de Impresión en A1: 2 páginas por minuto o superior.
  • Resolución de impresión: 1.200 x 1.200 dpi
  • Modo de escaneo: RGB, Blanco y Negro y Escala de Grises.
  • Resolución de Escaneo: 600 dpi
  • Escaneo a: USB Anfitrión, Red o superior.
  • Resolución del cabezal: 1200 dpi o superior
  • Suministro de tinta: tuberías con tanques de suministro continuo
  • Tipo de tintas: 4 a base de tintes y 1 a base de pigmentos (Negro, Negro mate, Cian, Magenta y Yellow) o superior
  • Capacidad de taque de tinta: 100 ml o superior
  • Alimentación de papel: en rollo de 10 a 36 para salida frontal y hojas sueltas para salida frontal o superior.
  • Bandeja de Salida en Canasta
  • Longitud de impresión máxima en una sola página 14 metros o superior
  • Ancho de impresión hasta A0 o 36 o superior
  • Método de Corte con cuchillas automáticas.
  • Lenguaje de Impresión: propietario de la marca ofertada, HP GL2
  • Interfaz USB Hi Speed 2.0, 10/100/1000Base-T/TX
  • Requisitos de Energía: 220 a 240V, 50-60 Hz.

Accesorios incluidos: Pedestal y canasta y todo lo necesario para la puesta en funcionamiento del equipo.

Detalles de los productos y/o servicios con las respectivas especificaciones técnicas - CPS

Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:

Ítem 1 - Servicio de Impresión, Fotocopiado y Escaneo de documentos

  1. GENERALIDADES

El Instituto de Previsión Social en adelante el IPS requiere del Servicio de Fotocopiado, Impresión, Escaneos con provisión de papel e insumos para varias dependencias con equipos multifuncionales y escáneres en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de copia/impresión que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta los lugares donde estarán ubicadas, y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica tanto para hardware como para el software, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, provisión de hojas d disponibilidad de equipos back up ó de respaldo.

 

  1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  1. Implementar una solución que administre el parque total de impresoras multifuncionales en comodato
  2. Implementar un Software de Control y Auditoria de usuarios cuya plataforma sea centralizada
  3. Contar con un Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA) con el fin de optimizar y medir tiempos de respuesta de los servicios.
  4. Contar con equipos cuya operatividad esté basada en herramientas orientadas al servicio técnico proactivo para provisión de insumos de los equipos, cambio de repuestos, atascos de papel.
  5. Consignar equipos de back up on site, en oficinas determinadas por el administrador del contrato con el fin de cubrir urgencias críticas ínterin se realizan las asistencias en los tiempos determinados en el Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA).
  6. Contar con servicios de atención en modalidad 24/7 considerando la naturaleza de la institución, principalmente orientadas a las áreas de salud.
  7. Disponer de un equipo multidisciplinario por parte del proveedor que compongan personas dedicadas al gerenciamiento del proyecto y personal operativo que involucre personal de servicio técnico permanente, técnicos de guardia, personal administrativo de servicio como mínimo.
  8. Garantizar la reducción de costos a través de las herramientas requeridas siempre y cuando los requisitos entre ambas partes estén atendidos.
  9. Establecer una mesa de trabajo para analizar los datos obtenidos de los reportes y tomar acciones basado en las recomendaciones de mejora realizadas por el proveedor.
  10. Establecer criterios para lograr la uso sustentable y racional del papel en los porcentajes mencionados bajo recomendaciones de mejores prácticas por parte del proveedor.
  11. Impulsar la Gestión Digital a través del escaneo individual o masivo en las impresoras multifuncionales como base para la ampliación del sistema de Gestión Documental propio de la Institución.
  1. Experiencias del proveedor

Forma parte de este apartado que el proveedor deba demostrar experiencia basado en la envergadura de la implementación en cuanto a la cantidad de equipos y componentes adicionales o similar. Para ello se deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

  1. Demostrar la experiencia servicios de impresión, copiado y escaneo con provisión de equipos, software y servicios y/o alquiler de impresoras multifuncionales, soporte técnico y provisión de papel con implementaciones realizadas bajo métodos de procesos normalizados y certificados con facturaciones de venta y/o recepciones finales por un monto equivalente al 50 % como mínimo del monto total ofertado en la presente licitación, de los: 3 últimos años. Deben ser del año 2019, 2020 y 2021.
  2. Presentar documentos en donde conste que el oferente cuenta con al menos 5 (cinco) técnicos con Certificación del Fabricante. Los técnicos asignados deben pertenecer a la nomina permanente de funcionarios del proveedor.
  3. El proveedor deberá ser Centro Autorizado de Servicios para el Paraguay de los equipos cuya marca está ofertando en el marco del servicio.
  4. El proveedor deberá presentar Nota del Fabricante con sello y membrete autorizando especialmente al oferente a comercializar el producto como Centro Autorizado de Servicios (CAS) o constancia de que el oferente es distribuidor oficial de la marca en todo el territorio nacional.
  1. Equipo de trabajo, perfiles y experiencia

Se requiere que el proveedor presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas las etapas de este proyecto que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por los siguientes:

  1. Gerente de proyectos: deberá ser profesional con experiencia general de al menos 3 (tres) años demostrable como gerente de proyectos o Project manager con formación en el área.  El profesional deberá contar con una experiencia específica en implementaciones de similar envergadura en cuanto a la cantidad de equipos y demás componentes requeridos en el contrato que sean demostrables. Para avalar el cumplimiento del requisito deberá presentar CV actualizado, copia de constancias emitida por la empresa o institución que demuestren que cuenta con la experiencia requerida en implementaciones basado en criterios del PMI o metodologías ágiles en los últimos 3 (tres) años. 

El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances, debiendo ser estos semestrales. Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato

  1. Técnicos para implementación: El proveedor deberá contar con al menos 2 (dos) técnicos que cuenten con experiencia específica en implementación de proyectos de similar envergadura en cuanto a cantidad de equipos y componentes requeridos en el servicio. Para avalar el cumplimiento del requisito deberá presentar CV actualizado, copia de constancias emitida por la empresa o institución que demuestren que cuenta con la experiencia requerida, copia del documento que avale que ha realizado al menos 1 (un) curso en Gestión de Proyectos y experiencia específica en implementaciones que abarquen los componentes requeridos en estos términos de referencia.

Requisitos documentales para evaluar el presente criterio:

 

  1. Listado del personal requerido que contenga N° de CI, Nombre y Apellido. Además copia de planilla de seguro social vigente al momento de la apertura de sobres resaltando el personal designado para su identificación.
  1. Declaración jurada que contenga listado de personal requerido con datos como ser: N° de CI, Nombre y Apellido y cargo mínimamente.

 

  1. ALCANCE DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS
  1. El proveedor deberá prestar servicios por una vigencia de 12 meses.
  2. El proveedor deberá entregar e instalar la cantidad de 272 (doscientos setenta y dos) impresoras multifuncionales según la ubicación designada por el administrador del contrato.
  3. El proveedor deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha de los equipos requeridos en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  4. El proveedor deberá prestar Servicios de Impresión, copiado y escaneo con equipos multifuncionales (imprime, escanea, fotocopia) en comodato y bajo la modalidad de contrato abierto.
  5. El proveedor deberá entregar cantidad mínima de papel por mes establecido y adicionalmente la cobertura para el segundo mes de ejecución del Servicios.
  6. La entrega, instalación y puesta en funcionamiento de la totalidad de los equipos requeridos por los edificios definidos es a cuenta y riesgo del oferente.
  7. El proveedor deberá brindar los servicios basado en el ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO (SLA) que es mínimamente exigido.
  8. El proveedor deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte del Instituto de Previsión Social como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace ésta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
  9. El proveedor deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio. El personal designado deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  10. El proveedor deberá designar 2 (dos) técnicos de guardia adicionalmente al técnico permanente requerido para cubrir servicios en horarios excepcionales, es decir, fuera del horario de oficina, fines de semana y feriados. El personal designado deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  11. El proveedor deberá disponer de al menos 1 (un) personal para atención al cliente de guardia para respuestas a reclamos y derivación de asistencia a técnicos de guardia adicionalmente al técnico permanente requerido.
  12. El proveedor deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos (ej.: tóner, cilindro, revelador, fusor, etc.) hojas de los distintos tamaños como ser Carta, A4 y Oficio para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  13. El proveedor a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  14. El proveedor deberá disponer equipos de respaldo o back up on site ubicados en zonas geográficas estratégicas definidas la contratante para asistencia técnica inmediata o reemplazo en caso de que algún área así lo requiera.
  • Tipo 1: 1 (una) unidad
  • Tipo 2: 1(una) unidad
  • Tipo 3: 2 (dos) unidades
  • Tipo 4: 5 (cinco) unidades
  • Tipo 5: 1 (una) unidad
  • El proveedor deberá contemplar en su propuesta equipos adicionales que podrían ser requeridos bajo las mismas condiciones de contrato a ser instalados en nuevas ubicaciones que la contratante requiera o determine en una cantidad aproximada de hasta 28 (veintiocho) unidades del Tipo 4.
  • De verificarse en los equipos entregados por el proveedor, presenten reiteradas fallas técnicas que impidan el normal funcionamiento de la unidad en forma cotidiana, o bien requiera la asistencia de personal técnico en más de tres (3) ocasiones en forma mensual, deberá ineludiblemente proceder al cambio del equipo por otro de características similares.
  • Proveer capacitación y/o entrenamiento mínimo al empleado de la institución, designado a operar los equipos multifuncionales, el cual deberá permitir superar inconvenientes elementales, producto del uso cotidiano. Además, deberá realizar capacitaciones al equipo administrador del área de TICs y Backups.
  • Deberá asegurar la tenencia de un parque de repuestos e insumos suficientes como para proveer los elementos que los equipos demanden, así como la disponibilidad de mano de obra especializada.
  • Creación y ajustes de las Reglas según previas definiciones con el equipo multidisciplinario definido por la convocante.
  • Consignar un equipo de Ejecución de proyectos compuesto como mínimo de un Gerente de Proyectos y un equipo técnico de apoyo, al menos 1 personal de monitoreo, 10 (diez) personales de servicio y soporte técnico, además 5 (cinco) personales de áreas de coordinación que garantice la correcta implementación de la solución.
  • Entregar un informe para el control de avances de la implementación.
  1. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO - SLA

Éste apartado, en adelante SLA corresponde a los niveles generales y específicos de respuesta, disponibilidad y asistencia asociado al servicio requerido. Contemplan tanto las responsabilidades del proveedor como las del contratante relacionado a los eventos presentados y tareas a realizar para el correcto funcionamiento de los equipos.

  1. El detalle del servicio ofrecido corresponde a la instalación, reparación y mantenimiento para el cual brindará soporte el proveedor como prestador de los servicios de copias e impresiones y otros componentes que formen parte del contrato, el cual se regirá por un enfoque orientado a la gestión del servicio, donde la calidad del mismo se medirá mediante los parámetros indicados más abajo.
  2. El horario y cobertura que se deberá contemplar los servicios son de lunes a viernes en horario de 07:30 hs. a 16:00 hs. con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
  3. El servicio deberá contemplar horarios excepcionales de tipo 24/7 (veinticuatro horas, siete días a la semana)
  4. El servicio requerido deberá ser cubierto tanto en Asunción, Gran Asunción y en todas las locaciones definidas por la contratante a nivel país.
  5. El proveedor deberá encargarse de la provisión de todas las partes, piezas y elementos necesarios para realizar las reparaciones de todos los componentes para el correcto funcionamiento de los equipos.
  6. El proveedor pondrá a disposición la tecnología y soporte necesarios para el servicio, así como para el cumplimiento de los siguientes tiempos de respuesta:
  • Tiempo Máximo de Respuesta a reclamos por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo, una vez determinado la severidad técnica de la avería sin resolución inmediata, deberá ser de: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo retirado para servicio técnico: 1 (un) día hábil o 24 horas.
  1. El proveedor deberá categorizar el tipo de incidencias que se presenten para el cumplimiento de los tiempos de respuesta y solución considerando estos puntos:

Severidad

Detalle

Tiempo de Respuesta

Tiempo de Solución

Crítico

Sin disponibilidad del servicio, el equipo no puede operar. El equipo no enciende

2 hs.

4 hs.

Medio

El servicio continúa funcionando, pero de manera degradada; impacto medio al cliente que podría amenazar su operación. El equipo arroja mensaje de error

2 hs.

4 hs.

Bajo

Consulta técnica y/o de uso. Las tareas se desarrollan normalmente. No se compromete la calidad del servicio.

2 hs.

6 hs.

 

  1. El proveedor deberá documentar los servicios proveídos a través de un informe de servicio que será firmado por el usuario de la dependencia donde se encuentra el equipo.
  2. El oferente deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio que deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  3. El o los técnicos asignados para asistencia deberán estar entrenados y certificados por el fabricante de cada uno de los componentes del servicio.
  4. El oferente deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte de la contratante como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace ésta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
  5. Las alertas deberán ser específicas con los códigos de errores emitidas desde los equipos, estos detectados remotamente deberán originar las asistencias técnicas a las oficinas de la convocante con los insumos o repuestos necesarios para subsanar el inconveniente y sin necesidad de solicitar más datos. Con ésta implementación se busca reducir la carga de solicitudes de insumos o mantenimientos preventivos y correctivos por parte de funcionarios de ésta institución y optimizar las tareas internas propias del área asignada como administradora del contrato.

OBSERVACIÓN

Éste SLA no incluirá la asistencia a incidencias sobre aplicativos que no se encuentren definidos dentro de esta sección, así como la cobertura referente a la red LAN o WLAN de la contratante, así como los sistemas y enlaces de internet.

 

  1. PLAN DE TRABAJO PARA USO SOSTENIBLE DE LOS EQUIPOS MULTIFUNCIONALES
    1. Plan de Implementación

EL oferente deberá proponer un plan de implementación en su oferta, la que debe incluir una Carta Gantt del proceso, responsables directos y tiempos asociados. El tiempo máximo establecido en esta carta Gantt para la implementación del proyecto no deberá ser por ningún motivo mayor a 5 (cinco) días hábiles para la implementación del software y 30 (treinta) días hábiles para la instalación, configuración y puesta en marcha de los equipos.

Además, designará un encargado de la supervisión del servicio bajo las siguientes premisas:

  • Será el vínculo entre el oferente y los encargados del servicio por parte del Instituto de Previsión Social
  • Realizará el monitoreo de los distintos servicios, en base a las herramientas de control y gestión (Plataforma de Software).
  • Se reunirá de forma regular con el equipo multidisciplinario que será definido por la convocante, para la evaluación del servicio, definición de acciones preventivas y/o correctivas del mismo, de la siguiente manera:

 

  • Durante la implementación del proyecto con una frecuencia semanal.
  • Proyecto implementado, durante los primeros 3 meses de operación será cada 2 semanas (cada día 5 y 20 o siguiente día hábil).

 

HITOS DE LA IMPLEMENTACIÓN (CRONOGRAMA)

 

DESCRIPCION

 

Año 1

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Firma de contrato

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Emisión de Orden de Inicio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Instalar, configurar el servidor para Software

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Entrega  e Instalación de equipos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Reuniones trimestrales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Entrega de Informes trimestrales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Monitoreo y asistencia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cierre del Proyecto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En el marco de esta implementación, es requerido que el proveedor demuestre su experiencia en implementaciones de similar envergadura cuyos componentes mínimos a considerar son los siguientes:

  1. Software de Administración Centralizada.

Se requiere de un software de administración centralizada que permita a optimizar la utilización de los equipos, hacer seguimiento de costos, mejorar el uso de los equipos y el aprovisionamiento de suministros. Todo esto deberá llevarse a cabo a través de la configuración remota, monitoreo y resolución de problemas a través de la red. El o los recursos de administración como ser software, licencias y base de datos corporativo (no libre) deben ser suministrados por el Proveedor. La contratante será el responsable de suministrar los servidores y sistema operativo necesarios para la instalación y configuración de los recursos. 

La contratante deberá facilitar el trabajo de los encargados de administrar los equipos de red, en este caso impresoras multifuncionales; en la instalación, configuración y en especial, el monitoreo remoto, asistencia, detección y reemplazo proactivo a los posibles inconvenientes de los recursos de impresión de la empresa a través de la interfaz.

  1. Reportes

El proveedor deberá contar con la capacidad de generar los siguientes informes mínimamente:

  1. De reglas y configuraciones realizadas para lograr los objetivos específicos
  2. De uso sustentable de los equipos multifuncionales en tareas de impresiones y copias con datos de cantidades.
  3. De aumento de páginas impresas a doble cara con datos de cantidades.
  4. Cualquier otro informe adicional que pueda fomentar y mejorar el gerenciamiento de la gestión de impresiones, copias y escaneo del Instituto de Previsión Social.
  1. Mesa de trabajo para análisis de datos

Se deberá considerar que el Gerente de Proyectos deberá convocar a una reunión trimestral con la contraparte de la oficina de proyectos, el encargado por parte de la DTICs entre otros representantes por parte de la Contratante para llevar a cabo las siguientes tareas:

  • Presentación de situación actual de implementación
  • Análisis de los resultados de la situación en la que se encuentra la implementación
  • Análisis de contadores y resultado de configuraciones realizadas de los componentes del servicio.
  • Exponer recomendaciones y mejoras al equipo del contratante basado en los datos analizados.

Observación: En ninguno de los casos estas tareas dependerán de los procesos propios de cierres mensuales dependientes de actas de conformidad. Las tareas de análisis se llevarán a cabo con el fin de implementar mejoras basado en las recomendaciones emanadas por el proveedor al administrador del contrato.

 

  1. Lectura de contadores

La lectura de los contadores de copias/impresiones/escaneo, se realizaran en forma mensual, por las cuales el Instituto de Previsión Social pagará al contratista los servicios efectivamente realizados (Cantidad de copias/impresiones legibles), la planilla de relevamiento de los contadores se compondrá mensualmente por medio del Software de Administración Centralizada provisto, este informe lo generará la dependencia fiscalizadora del contrato, a partir de dicho informe se emitirá el Acta de Conformidad del Servicio en un plazo máximo de 10 (diez) días que lo habilitará para los pagos, conforme a la cantidad de copias leídas y los precios estipulados.

En caso de imposibilidad técnica de la lectura de contadores, que debe realizarse únicamente por medio de la infraestructura de red de la Convocante será utilizado el método presencial de relevamiento de contadores.

Cuando se detecte ésta imposibilidad técnica durante la implementación, el funcionario de la dependencia usuaria de los equipos instalados deberá ser responsable de la firma de los informes de Servicio que indique el cierre de contadores que complementará el reporte emitido por el software de administración centralizada provisto para el efecto de la emisión del Acta de Conformidad indicado en el párrafo anterior. Se considerará la emisión de los informes de manera presencial o por medios telemáticos declarados por parte de las dependencias con la firma correspondiente.

Respecto a la designación del responsable para la firma de los informes, el encargado/a de la dependencia usuaria deberá comunicar a la dependencia fiscalizadora del contrato los datos del funcionario designado.

En caso de que se constaten errores, referente a la cantidad de copias/impresiones detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes, dentro del Ítem correspondiente.

La lectura de los contadores se hará considerando las cantidades de copias/impresiones realizadas y descontando las defectuosas por el mal funcionamiento de los equipos.

El proveedor y el IPS establecerán de común acuerdo la metodología de control a ser utilizada para las copias/impresiones defectuosas y/o fallidas. El formulario establecido prevé el informe de cantidad de copias fallidas y/o defectuosas las que serán descontadas al momento de la facturación.

  1. Distribución y cantidad de equipos exigido
  • Cantidades por tipo de equipo inicialmente establecidas.

Tipo

Cantidad de Equipos Operativos

Tipo 1

4 (cuatro)

Tipo 2

8 (ocho)

Tipo 3

33 (treinta y tres)

Tipo 4

205 (doscientos cinco)

Tipo 5

22 (veintidós)

Total

272 (doscientos setenta y dos)

 

  1. Características técnicas de los equipos y software

Los equipos y accesorios ofertados podrán ser nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento cuyo año de fabricación sea 2018 o superior. En caso de que los equipos proveídos presentar el menos 3 (tres) eventos que requieran servicio técnico, estos deberán ser reemplazados indefectiblemente por modelo igual o superior al que esté operativo.

 

 

Tipo 1 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3.
  • Tamaño soportado desde la platina:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3.
  • Velocidad de Impresión: 65 páginas por minuto (carta) o superior.
  • Resolución de impresión: 1200 ppp o superior.
  • Bandeja de Entrada 2 (dos) bandejas de 1.500 hojas, 2 (dos) bandejas de 500 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior.
  • Marca de Agua: exigido.
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior.
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión: 5,2 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 30 segundos o menos.
  • Procesador 1,6 GHz o superior.
  • Memoria RAM: 2 GB o superior.
  • Disco Duro: 300 GB o superior.
  • Distribución Electrónica: Escaneo a Correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF Encriptado o cifrado como mínimo.
  • Velocidad de Escaneo color simple o doble: 100 imágenes por minuto a 300 ppp o superior.
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento, pre visualización de documentos, escaneo a dispositivo móvil y a servicios en la nube (toda vez que no esté bloqueada la funcionalidad de bloqueo de escaneo de documentos) como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: modo librillos, 2 en 1, y rango de zoom 25 a 400% en 1, de forma opcional copia de libros, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar de forma automática, AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo, insertado de imagen, y repetición de imagen.
  • Funciones mínimas de seguridad: Impresión Segura vía utilización de códigos de usuarios y asignación de Límites o restricciones de impresión por usuario, encriptación de Disco Duro.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory. Además, deberá permitir al administrador limitar funciones, el envío de documentos por correo electrónico, Autenticación a través de tarjetas de proximidad HID (opcional). Panel de Operación Inteligente LCD o similar con soporte a Near Field Communication (NFC) para los sistemas de autenticación de tarjetas (opcional) y una conectividad sencilla a los dispositivos móviles inteligentes (estándar). Exploración WEB mediante navegador y aplicaciones de almacenamiento en la nube permitiendo visualización e impresión desde el mismo sitio WEB.
  • Finalizador: como mínimo hasta 3.000 hojas, con engrapado hasta 50 hojas o superior
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones.
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica
  • Mesa o base: exigido

 

Tipo 2 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3
  • Tamaño soportado desde la platina:  se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3
  • Velocidad de Impresión: 50 páginas por minuto (carta) o superior.
  • Resolución de impresión: 1200 ppp o superior.
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 80 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 150 hojas o superior
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión: 4,5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 30 segundos o menos.
  • Procesador 1,4 GHz o superior
  • Memoria RAM: 2 GB o superior
  • Disco Duro: 300 GB o superior
  • Distribución Electrónica: Escaneo a Correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF Encriptado o cifrado como mínimo.
  • Velocidad de Escaneo color simple o doble: 100 imágenes por minuto a 300 ppp o superior.
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento, pre visualización de documentos como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: modo librillos, 2 en 1, y rango de zoom 25 a 400% en 1, de forma opcional copia de libros, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar de forma automática, AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo, insertado de imagen, y repetición de imagen
  • Funciones mínimas de seguridad: Impresión Segura vía utilización de códigos de usuarios y asignación de Límites o restricciones de impresión por usuario, encriptación de Disco Duro
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory. Además, deberá permitir al administrador limitar funciones, el envío de documentos por correo electrónico, Autenticación a través de tarjetas de proximidad HID (opcional). Panel de Operación Inteligente LCD o similar con soporte a Near Field Communication (NFC) para los sistemas de autenticación de tarjetas (opcional) y una conectividad sencilla a los dispositivos móviles inteligentes (estándar). Exploración WEB mediante navegador y aplicaciones de almacenamiento en la nube permitiendo visualización e impresión desde el mismo sitio WEB.
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Finalizador: en el marco del servicio deberán ser provistas las grampas.
  • Interfaz: Ethernet Gigabit o Inalámbrico. Se podrán aceptar accesorios externos para cumplir con ésta conectividad.
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica

Tipo 3 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión: 55 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Procesador: 1,4 GHz o superior 
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Bandeja de Salida: 500 hojas o superior.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior
  • Tipo de Alimentador Automático de Documentos: Dúplex de un solo paso. Generación de imagen en sistema no reversible.
  • Tiempo de Salida de Primera Copia o Impresión: 5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 16 segundos o menos.
  • Memoria RAM: 3 GB o superior
  • Disco Duro: 200 GB o superior
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento como mínimo.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF encriptado o cifrado.
  • Velocidad de Escaneo: 100 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de copias, borrar, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

 

Tipo 4 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Funciones mínimas: Copiado, Impresión y Escaneo
  • Estado de los Equipos: Nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión y Copia: 45 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Dúplex: Automático
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 50 hojas o superior
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión o copia: 6 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 20 segundos o menos
  • Memoria RAM: 1 GB o superior
  • Velocidad de Escaneo a doble cara: 60 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones del Escaneo: Digitalización a correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (con compresión), PDF (con OCR)
  • Funciones mínimas de Copia: 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, y como opcional detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3 como mínimo.
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

 

Tipo 5 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión: 65 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Procesador: 1,4 GHz o superior 
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Bandeja de Salida: 500 hojas o superior.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior
  • Tipo de Alimentador Automático de Documentos: Dúplex de un solo paso. Generación de imagen en sistema no reversible.
  • Tiempo de Salida de Primera Copia o Impresión: 5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 20 segundos o menos.
  • Memoria RAM: 3 GB o superior
  • Disco Duro: 200 GB o superior
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento como mínimo.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF encriptado o cifrado.
  • Velocidad de Escaneo: 100 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de copias, borrar, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Tóner de Alto rendimiento:  El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

 

  1. Aplicativo exigido de Software instalado y operativo para todos los equipos.

 

Plataforma orientada a un Servicio técnico remoto para asistencias técnicas y sustitución de repuestos, evitando que se generen posterior a la caída de los equipos.

Monitoreo remoto permanente del funcionamiento de cada equipo, contemplando notificaciones automáticas y alertas dinámicas por medio de comunicaciones encriptadas y seguras al Soporte Técnico de la Institución y la prestadora de servicios técnicos con relación a:

    • Relevamiento de uso y de contadores
    • Desperfectos técnicos menores y mayores
    • Niveles bajos de tóner o papel
    • Asistencias Técnicas preventivas ante necesidad de sustitución de componentes de desgaste común
    • Remisión automática vía correo electrónico de los reportes generados
    • Reporte de Impresiones/copias/escaneos generados por usuarios
    • Las notificaciones deberán estar prediseñadas para ser precisas y contenga suficientes datos para que el contratista de servicios acuda al lugar de instalación sin tener que molestar a los funcionarios del Instituto de Previsión Social.

 

Software de Administración Centralizada

Funciones

Mínimo Exigido

Licencia de Software de Auditoria de los dispositivos sin costos adicionales por Soporte Técnico o la debida transferencia de conocimientos al personal designado para el efecto durante la vigencia del contrato.

Exigido

Licencia para todos los dispositivos Multifuncionales sin costo adicional para el IPS.

Exigido

Consola Centralizada de Administración de Dispositivos de Impresión, copiado y escaneo con conexiones por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Gestión de la infraestructura de impresión y copiado, medición de condición de dispositivos y captura del estado con disponibilidad con alertas dinámicas en caso de cambios de estado, manejo e información eficiente de consumibles, niveles de tóner y kits de mantenimiento, etc. por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Supervisión del uso de los dispositivos mediante informes detallados, con la posibilidad de acceso a informes por dispositivo y usuario, con análisis detallado con desglose del uso de dispositivos, lectura de contadores, además de la posibilidad de establecer informes personalizados. Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante. -

Exigido

Control y definición de acciones, incluyendo mensaje para usuarios o centro de asistencias, inclusión de alertas. Restricción de uso o de ciertas funcionalidades por usuarios o grupos de usuarios, con relación a Impresión, Copiado y Escaneo, con opción a Color o Monocromático.

Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Acceso al dispositivo mediante número de PIN o nombre de usuario. Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante

Exigido

Proporcionar alta seguridad en la impresión de documentos confidenciales, evitando ser impreso directamente en los dispositivos de grupos de trabajo, excepto el ingreso el PIN personal o nombre de usuario y contraseña.

Exigido

Realización de Impresiones/copias en cualquier dispositivo que forma parte de la Solución, con la libertada de utilizar dispositivos fuera de la dependencia o repartición del usuario pero en la misma sede o estructura de red, regida por la autenticación debida (follow me printing); realizada por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante, además de la infraestructura de Servidores.

Exigido

La Convocante proveerá el Servidor (hardware) y todos los recursos de procesador, memoria, discos, respaldo y conectividad, además de las Licencias de Sistema Operativo y Base de Datos requeridas técnicamente para la implementación.

Exigido

La puesta en producción del Software de Auditoria de dispositivos con la debida capacitación de Administradores y Usuarios debe estar contempladas en la oferta.

Exigido

El oferente deberá proveer el Servidor (hardware) y todos los recursos de procesador, memoria, disco, respaldo y conectividad requeridos en caso de que los disponibles en el IPS no sean suficientes para la herramienta. -

Exigido

 

  1. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
  1. El proveedor deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha de los equipos requeridos en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  2. El proveedor deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos (ej.: tóner, cilindro, revelador, fusor) hojas de los distintos tamaños como ser A4 y Oficio (Folio) para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  3. El proveedor a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  4. El proveedor se encargará de la entrega, instalación y puesta en funcionamiento de la totalidad de los equipos requeridos por los edificios definidos es a cuenta y riesgo del oferente.
  5. El proveedor deberá realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con técnicos
    especializados; transporte, instalación y puesta en servicio de las máquinas, provisión de
    repuestos necesarios.
  6. El proveedor será responsable por la movilización y/o traslado de todos los recursos, personal, materiales, equipos, herramientas, etc. Corriendo con todos los gastos consecuentes de los recursos mencionados, en tiempo y forma acorde con el suministro y prestación de los servicios.
  7. De verificarse en los equipos provistos el proveedor, reiteradas fallas técnicas que impidan el normal funcionamiento de la unidad en forma cotidiana, o bien requiera la asistencia de personal técnico en más de tres (3) ocasiones en forma mensual, deberá ineludiblemente proceder al cambio del equipo por otro de las mismas características.
  8. El proveedor deberá capacitar y/o entrenar a los funcionarios de la institución, designado a operar las maquinas fotocopiadoras, el cual deberá permitir superar inconvenientes elementales, producto del uso cotidiano. Además, deberá realizar capacitaciones al equipo administrador del área de TICs y Backups.
  9. El proveedor deberá asegurar la tenencia de un parque de repuestos e insumos suficientes como para proveer los elementos que los equipos demanden, así como la disponibilidad de mano de obra especializada.
  10. Proveer de mantenimiento preventivo de las máquinas fotocopiadoras, las cuales se realizarán en forma trimestral. Para la realización de dicho servicio se habilitará una FICHA TECNICA en la cual se registrarán todos los datos de los equipos en cuestión, lugar de instalación, números de copias/mes, realizadas, paradas, reparaciones y otros datos que faciliten el control de su funcionamiento conforme a estas especificaciones técnicas, de ser necesario, deberá proceder sin más trámites al cambio de equipo.
  11. El Proveedor es el único responsable por la seguridad del personal técnico, mientras éste realiza trabajos referentes al soporte técnico.
  12. El proveedor deberá coordinar reuniones trimestrales con el equipo multidisciplinario para análisis de los resultados.
  13. El proveedor deberá entrega de Informes que reflejen el ahorro, siempre y cuando los requisitos estén acordes para garantizar el resultado.
  14. El proveedor deberá crear ajustes de las reglas según previas definiciones con el equipo multidisciplinario definido por la convocante.
  15. El proveedor deberá entregar un cronograma para el control de avances de la implementación.

 

  1. OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
  1. De manera a que la empresa oferente pueda cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete, pero no se limita a:

 

  1. Proveer los puntos de alimentación eléctrica, toma de tierra y tomas de red para cada uno de los equipos a fin de garantizar la seguridad del operador y proteger los equipos contra sobrecargas.

 

  1. El IPS proveerá de la infraestructura necesaria para la instalación del software como ser espacio en disco y memoria asignada en un servidor dedicado para la correcta implementación.

 

  1. El IPS dispondrá de un equipo multidisciplinario técnico y administrativo como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados, el cual participará en reuniones semestrales necesarias para el logro de los objetivos generales y específicos del Proyecto.

 

  1. Este equipo definirá los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución, además certificará las entregas e instalaciones de los equipos en el plazo indicado.

 

  1. Aprobará el diseño de los reportes generados por el software y definirá los tipos de reportes requeridos en el proceso de implementación.

 

  • La entrega e instalación tanto de equipos como de software se realizará en base a las cantidades mencionadas en el alcance.

 

  1. Todos los equipos estarán conectados a la red de IPS y con acceso a Internet.

 

  1. La contratante deberá suministrar al técnico designado por el proveedor una oficina y mobiliarios que permitan el almacenamiento de herramientas, repuestos e insumos que permitan el cumplimiento de sus obligaciones.

 

  1. La contratante deberá proveer la infraestructura necesaria para la instalación del software como ser el servidor con espacio en disco y memoria asignada, además del sistema operativo en un equipo dedicado para la correcta implementación, caso contrario se verán afectados los plazos previstos.

 

  1. Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
  • Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
  • Participar en reuniones trimestrales necesarias para el logro de los objetivos generales y específicos del Proyecto.
  • Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
  • Certificar las entregas e instalaciones de los equipos en el plazo indicado.
  • Definir los tipos de reportes requeridos en el proceso de implementación.
  • Para conocer todos los datos de impresiones, tanto a alto volumen como a bajo volumen, deberá asegurarse la correcta configuración de los equipos de impresión y usuarios asignados a dichos equipos

 

  1. Respetar los canales de comunicación definidos previamente a la implementación de la solución.

 

  1. Definir conjuntamente con el proveedor los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo multidisciplinario con relación a la implementación.

 

  1. No realizar requerimientos fuera del alcance del servicio.

 

  1. El lugar designado para la instalación de los equipos deberá estar acondicionado con el fin de evitar filtraciones de agua o inundaciones de los equipos. Además, deberá contar con tomacorriente y puerto de red ya operativo para el encendido y configuración de los equipos.

 

  1. Para realizar la integración del software con el Active Directory, el personal capacitado a disposición deberá contar con todos los permisos para los accesos pertinentes y con fines de configuración de la plataforma

 

OBSERVACIÓN

La implementación efectiva de todos los equipos multifuncionales, del software de administración centralizada y aplicativo de servicio técnico remoto dependerá netamente de la conectividad de puertos de red y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la contratante.

Ítem 2 - Servicio de Impresión en Formato Ancho para la Dirección de Infraestructura del IPS

 

  1. DESCRIPCIÓN

El Instituto de Previsión Social requiere del Servicio De Impresión en formato ancho con equipos en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de impresión en formato A1 estándar que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta el lugar donde estará ubicado, la instalación y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, provisión de hojas de distintos tamaños además de la disponibilidad de equipos back up ó de respaldo.

  1. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL SERVICIO
  • El oferente deberá prestar Servicio de Impresión en formato ancho con un equipo en comodato y bajo la modalidad de contrato abierto.
  • El oferente tendrá un plazo de 15 (quine) días para el montaje e instalación del equipo requerido.
  • El oferente deberá proveer 1 (un) equipo para uso del Departamento de Infraestructura del Instituto de Previsión Social por un periodo de 12 (doce) meses.
  • El oferente deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha del equipo requerido en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  • El servicio deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos y rollos de papel para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  • El oferente a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  1. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL SERVICIO
  • Se requerirá de cobertura integral que contempla servicios los días Lunes a Viernes de 07:00 hs. a 18:00 hs, considerándose en ciertas ocasiones horarios extraordinarios y días Sábados y Domingos de 07:00 hs. a 12:00 hs., con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
  • Tiempo Máximo de Respuesta a reclamos por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo, una vez determinado la complejidad técnica de la avería sin resolución inmediata, deberá ser de: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo retirado para servicio técnico: 1 (un) día hábil o 24 horas.

 

  1. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL EQUIPO

Los equipos y accesorios ofertados podrán ser nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento. En caso de que los equipos proveídos presentar el menos 3 (tres) eventos que requieran servicio técnico, estos deberán ser reemplazados indefectiblemente por modelo igual o superior al que esté operativo.

 

  • Funciones del Equipo: Imprime, copia y Escanea
  • Velocidad de Impresión en A1: 2 páginas por minuto o superior.
  • Resolución de impresión: 1.200 x 1.200 dpi
  • Modo de escaneo: RGB, Blanco y Negro y Escala de Grises.
  • Resolución de Escaneo: 600 dpi
  • Escaneo a: USB Anfitrión, Red o superior.
  • Resolución del cabezal: 1200 dpi o superior
  • Suministro de tinta: tuberías con tanques de suministro continuo
  • Tipo de tintas: 4 a base de tintes y 1 a base de pigmentos (Negro, Negro mate, Cian, Magenta y Yellow) o superior
  • Capacidad de taque de tinta: 100 ml o superior
  • Alimentación de papel: en rollo de 10 a 36 para salida frontal y hojas sueltas para salida frontal o superior.
  • Bandeja de Salida en Canasta
  • Longitud de impresión máxima en una sola página 14 metros o superior
  • Ancho de impresión hasta A0 o 36 o superior
  • Método de Corte con cuchillas automáticas.
  • Lenguaje de Impresión: propietario de la marca ofertada, HP GL2
  • Interfaz USB Hi Speed 2.0, 10/100/1000Base-T/TX
  • Requisitos de Energía: 220 a 240V, 50-60 Hz.

Accesorios incluidos: Pedestal y canasta y todo lo necesario para la puesta en funcionamiento del equipo.

Detalles de los productos y/o servicios con las respectivas especificaciones técnicas - CPS

Los productos y/o servicios a ser requeridos cuentan con las siguientes especificaciones técnicas:

Ítem 1 - Servicio de Impresión, Fotocopiado y Escaneo de documentos

  1. GENERALIDADES

El Instituto de Previsión Social en adelante el IPS requiere del Servicio de Fotocopiado, Impresión, Escaneos con provisión de papel e insumos para varias dependencias con equipos multifuncionales y escáneres en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de copia/impresión que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta los lugares donde estarán ubicadas, y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica tanto para hardware como para el software, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, provisión de hojas d disponibilidad de equipos back up ó de respaldo.

  1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  1. Implementar una solución que administre el parque total de impresoras multifuncionales en comodato
  2. Implementar un Software de Control y Auditoria de usuarios cuya plataforma sea centralizada
  3. Contar con un Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA) con el fin de optimizar y medir tiempos de respuesta de los servicios.
  4. Contar con equipos cuya operatividad esté basada en herramientas orientadas al servicio técnico proactivo para provisión de insumos de los equipos, cambio de repuestos, atascos de papel.
  5. Consignar equipos de back up on site, en oficinas determinadas por el administrador del contrato con el fin de cubrir urgencias críticas ínterin se realizan las asistencias en los tiempos determinados en el Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA).
  6. Contar con servicios de atención en modalidad 24/7 considerando la naturaleza de la institución, principalmente orientadas a las áreas de salud.
  7. Disponer de un equipo multidisciplinario por parte del proveedor que compongan personas dedicadas al gerenciamiento del proyecto y personal operativo que involucre personal de servicio técnico permanente, técnicos de guardia, personal administrativo de servicio como mínimo.
  8. Garantizar la reducción de costos a través de las herramientas requeridas siempre y cuando los requisitos entre ambas partes estén atendidos.
  9. Establecer una mesa de trabajo para analizar los datos obtenidos de los reportes y tomar acciones basado en las recomendaciones de mejora realizadas por el proveedor.
  10. Establecer criterios para lograr la uso sustentable y racional del papel en los porcentajes mencionados bajo recomendaciones de mejores prácticas por parte del proveedor.
  11. Impulsar la Gestión Digital a través del escaneo individual o masivo en las impresoras multifuncionales como base para la ampliación del sistema de Gestión Documental propio de la Institución.
  1. Experiencias del proveedor

Forma parte de este apartado que el proveedor deba demostrar experiencia basado en la envergadura de la implementación en cuanto a la cantidad de equipos y componentes adicionales o similar. Para ello se deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

  1. Demostrar la experiencia servicios de impresión, copiado y escaneo con provisión de equipos, software y servicios y/o alquiler de impresoras multifuncionales, soporte técnico y provisión de papel con implementaciones realizadas bajo métodos de procesos normalizados y certificados con facturaciones de venta y/o recepciones finales por un monto equivalente al 50 % como mínimo del monto total ofertado en la presente licitación, de los: 3 últimos años. Deben ser del año 2019, 2020 y 2021.
  2. Presentar documentos en donde conste que el oferente cuenta con al menos 5 (cinco) técnicos con Certificación del Fabricante. Los técnicos asignados deben pertenecer a la nomina permanente de funcionarios del proveedor.
  3. El proveedor deberá ser Centro Autorizado de Servicios para el Paraguay de los equipos cuya marca está ofertando en el marco del servicio.
  4. El proveedor deberá presentar Nota del Fabricante con sello y membrete autorizando especialmente al oferente a comercializar el producto como Centro Autorizado de Servicios (CAS) o constancia de que el oferente es distribuidor oficial de la marca en todo el territorio nacional.
  1. Equipo de trabajo, perfiles y experiencia

Se requiere que el proveedor presente la documentación de planificación, organización, dirección y control de todas las etapas de este proyecto que involucran a la ejecución del presente llamado. La metodología de control de la ejecución del proyecto deberá estar basada el PMI (Project Management Institute) o similar. Para el cumplimiento de este requerimiento el oferente deberá proponer un equipo de trabajo compuesto como mínimo por los siguientes:

  1. Gerente de proyectos: deberá ser profesional con experiencia general de al menos 3 (tres) años demostrable como gerente de proyectos o Project manager con formación en el área. El profesional deberá contar con una experiencia específica en implementaciones de similar envergadura en cuanto a la cantidad de equipos y demás componentes requeridos en el contrato que sean demostrables. Para avalar el cumplimiento del requisito deberá presentar CV actualizado, copia de constancias emitida por la empresa o institución que demuestren que cuenta con la experiencia requerida en implementaciones basado en criterios del PMI o metodologías ágiles en los últimos 3 (tres) años.

El Gerente de Proyectos será el responsable de analizar con antelación las diferentes partes del proyecto y coordinar los diferentes grupos de profesionales y especialistas, los plazos y sus respectivas tareas. Deberá preparar informe de los estados y avances, debiendo ser estos semestrales. Deberá desempeñar todas las funciones necesarias aplicando conocimientos, habilidades y técnicas que permitan producir consistentemente los resultados esperados, llevando el proyecto general a buen término en tiempo y forma, cumpliendo las exigencias generales del contrato

  1. Técnicos para implementación: El proveedor deberá contar con al menos 2 (dos) técnicos que cuenten con experiencia específica en implementación de proyectos de similar envergadura en cuanto a cantidad de equipos y componentes requeridos en el servicio. Para avalar el cumplimiento del requisito deberá presentar CV actualizado, copia de constancias emitida por la empresa o institución que demuestren que cuenta con la experiencia requerida, copia del documento que avale que ha realizado al menos 1 (un) curso en Gestión de Proyectos y experiencia específica en implementaciones que abarquen los componentes requeridos en estos términos de referencia.

Requisitos documentales para evaluar el presente criterio:

  1. Listado del personal requerido que contenga N° de CI, Nombre y Apellido. Además copia de planilla de seguro social vigente al momento de la apertura de sobres resaltando el personal designado para su identificación.
  1. Declaración jurada que contenga listado de personal requerido con datos como ser: N° de CI, Nombre y Apellido y cargo mínimamente.

  1. ALCANCE DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS
  1. El proveedor deberá prestar servicios por una vigencia de 12 meses.
  2. El proveedor deberá entregar e instalar la cantidad de 272 (doscientos setenta y dos) impresoras multifuncionales según la ubicación designada por el administrador del contrato.
  3. El proveedor deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha de los equipos requeridos en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  4. El proveedor deberá prestar Servicios de Impresión, copiado y escaneo con equipos multifuncionales (imprime, escanea, fotocopia) en comodato y bajo la modalidad de contrato abierto.
  5. El proveedor deberá entregar cantidad mínima de papel por mes establecido y adicionalmente la cobertura para el segundo mes de ejecución del Servicios.
  6. La entrega, instalación y puesta en funcionamiento de la totalidad de los equipos requeridos por los edificios definidos es a cuenta y riesgo del oferente.
  7. El proveedor deberá brindar los servicios basado en el ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO (SLA) que es mínimamente exigido.
  8. El proveedor deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte del Instituto de Previsión Social como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace ésta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
  9. El proveedor deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio. El personal designado deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  10. El proveedor deberá designar 2 (dos) técnicos de guardia adicionalmente al técnico permanente requerido para cubrir servicios en horarios excepcionales, es decir, fuera del horario de oficina, fines de semana y feriados. El personal designado deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  11. El proveedor deberá disponer de al menos 1 (un) personal para atención al cliente de guardia para respuestas a reclamos y derivación de asistencia a técnicos de guardia adicionalmente al técnico permanente requerido.
  12. El proveedor deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos (ej.: tóner, cilindro, revelador, fusor, etc.) hojas de los distintos tamaños como ser Carta, A4 y Oficio para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  13. El proveedor a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  14. El proveedor deberá disponer equipos de respaldo o back up on site ubicados en zonas geográficas estratégicas definidas la contratante para asistencia técnica inmediata o reemplazo en caso de que algún área así lo requiera.
  • Tipo 1: 1 (una) unidad
  • Tipo 2: 1(una) unidad
  • Tipo 3: 2 (dos) unidades
  • Tipo 4: 5 (cinco) unidades
  • Tipo 5: 1 (una) unidad
  • El proveedor deberá contemplar en su propuesta equipos adicionales que podrían ser requeridos bajo las mismas condiciones de contrato a ser instalados en nuevas ubicaciones que la contratante requiera o determine en una cantidad aproximada de hasta 28 (veintiocho) unidades del Tipo 4.
  • De verificarse en los equipos entregados por el proveedor, presenten reiteradas fallas técnicas que impidan el normal funcionamiento de la unidad en forma cotidiana, o bien requiera la asistencia de personal técnico en más de tres (3) ocasiones en forma mensual, deberá ineludiblemente proceder al cambio del equipo por otro de características similares.
  • Proveer capacitación y/o entrenamiento mínimo al empleado de la institución, designado a operar los equipos multifuncionales, el cual deberá permitir superar inconvenientes elementales, producto del uso cotidiano. Además, deberá realizar capacitaciones al equipo administrador del área de TICs y Backups.
  • Deberá asegurar la tenencia de un parque de repuestos e insumos suficientes como para proveer los elementos que los equipos demanden, así como la disponibilidad de mano de obra especializada.
  • Creación y ajustes de las Reglas según previas definiciones con el equipo multidisciplinario definido por la convocante.
  • Consignar un equipo de Ejecución de proyectos compuesto como mínimo de un Gerente de Proyectos y un equipo técnico de apoyo, al menos 1 personal de monitoreo, 10 (diez) personales de servicio y soporte técnico, además 5 (cinco) personales de áreas de coordinación que garantice la correcta implementación de la solución.
  • Entregar un informe para el control de avances de la implementación.
  1. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO - SLA

Éste apartado, en adelante SLA corresponde a los niveles generales y específicos de respuesta, disponibilidad y asistencia asociado al servicio requerido. Contemplan tanto las responsabilidades del proveedor como las del contratante relacionado a los eventos presentados y tareas a realizar para el correcto funcionamiento de los equipos.

  1. El detalle del servicio ofrecido corresponde a la instalación, reparación y mantenimiento para el cual brindará soporte el proveedor como prestador de los servicios de copias e impresiones y otros componentes que formen parte del contrato, el cual se regirá por un enfoque orientado a la gestión del servicio, donde la calidad del mismo se medirá mediante los parámetros indicados más abajo.
  2. El horario y cobertura que se deberá contemplar los servicios son de lunes a viernes en horario de 07:30 hs. a 16:00 hs. con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
  3. El servicio deberá contemplar horarios excepcionales de tipo 24/7 (veinticuatro horas, siete días a la semana)
  4. El servicio requerido deberá ser cubierto tanto en Asunción, Gran Asunción y en todas las locaciones definidas por la contratante a nivel país.
  5. El proveedor deberá encargarse de la provisión de todas las partes, piezas y elementos necesarios para realizar las reparaciones de todos los componentes para el correcto funcionamiento de los equipos.
  6. El proveedor pondrá a disposición la tecnología y soporte necesarios para el servicio, así como para el cumplimiento de los siguientes tiempos de respuesta:
  • Tiempo Máximo de Respuesta a reclamos por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo, una vez determinado la severidad técnica de la avería sin resolución inmediata, deberá ser de: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo retirado para servicio técnico: 1 (un) día hábil o 24 horas.
  1. El proveedor deberá categorizar el tipo de incidencias que se presenten para el cumplimiento de los tiempos de respuesta y solución considerando estos puntos:

Severidad

Detalle

Tiempo de Respuesta

Tiempo de Solución

Crítico

Sin disponibilidad del servicio, el equipo no puede operar. El equipo no enciende

2 hs.

4 hs.

Medio

El servicio continúa funcionando, pero de manera degradada; impacto medio al cliente que podría amenazar su operación. El equipo arroja mensaje de error

2 hs.

4 hs.

Bajo

Consulta técnica y/o de uso. Las tareas se desarrollan normalmente. No se compromete la calidad del servicio.

2 hs.

6 hs.

  1. El proveedor deberá documentar los servicios proveídos a través de un informe de servicio que será firmado por el usuario de la dependencia donde se encuentra el equipo.
  2. El oferente deberá disponer de 1 (un) técnico permanente para asistencias por la vigencia del servicio que deberá pertenecer a la nómina permanente del oferente.
  3. El o los técnicos asignados para asistencia deberán estar entrenados y certificados por el fabricante de cada uno de los componentes del servicio.
  4. El oferente deberá contar con una plataforma de software de servicios técnicos y de diagnóstico remoto para todo el parque equipos multifuncionales instalados en el marco del servicio cuyas alertas recibidas por parte de la misma como mínimo deberá emitir notificación inmediata de errores y alertar sobre fallas en el funcionamiento de los equipos, atascos de papel entre otros y deberá ser previo a que éstos ocurran efectivamente, todo esto emitido por correo electrónico de forma automática a los funcionarios definidos por parte de la contratante como a las personas asignadas por parte del oferente debiendo el personal responder o acudir en los plazos o tiempos de respuestas establecidos en este Pliego de Bases y Condiciones. Se hace ésta solicitud con el fin de que el servicio requerido cuenta con una atención preventiva y no paren de funcionar los equipos cuya tarea es crítica por la naturaleza de la Institución.
  5. Las alertas deberán ser específicas con los códigos de errores emitidas desde los equipos, estos detectados remotamente deberán originar las asistencias técnicas a las oficinas de la convocante con los insumos o repuestos necesarios para subsanar el inconveniente y sin necesidad de solicitar más datos. Con ésta implementación se busca reducir la carga de solicitudes de insumos o mantenimientos preventivos y correctivos por parte de funcionarios de ésta institución y optimizar las tareas internas propias del área asignada como administradora del contrato.

OBSERVACIÓN

Éste SLA no incluirá la asistencia a incidencias sobre aplicativos que no se encuentren definidos dentro de esta sección, así como la cobertura referente a la red LAN o WLAN de la contratante, así como los sistemas y enlaces de internet.

  1. PLAN DE TRABAJO PARA USO SOSTENIBLE DE LOS EQUIPOS MULTIFUNCIONALES
    1. Plan de Implementación

EL oferente deberá proponer un plan de implementación en su oferta, la que debe incluir una Carta Gantt del proceso, responsables directos y tiempos asociados. El tiempo máximo establecido en esta carta Gantt para la implementación del proyecto no deberá ser por ningún motivo mayor a 5 (cinco) días hábiles para la implementación del software y 30 (treinta) días hábiles para la instalación, configuración y puesta en marcha de los equipos.

Además, designará un encargado de la supervisión del servicio bajo las siguientes premisas:

  • Será el vínculo entre el oferente y los encargados del servicio por parte del Instituto de Previsión Social
  • Realizará el monitoreo de los distintos servicios, en base a las herramientas de control y gestión (Plataforma de Software).
  • Se reunirá de forma regular con el equipo multidisciplinario que será definido por la convocante, para la evaluación del servicio, definición de acciones preventivas y/o correctivas del mismo, de la siguiente manera:

  • Durante la implementación del proyecto con una frecuencia semanal.
  • Proyecto implementado, durante los primeros 3 meses de operación será cada 2 semanas (cada día 5 y 20 o siguiente día hábil).

HITOS DE LA IMPLEMENTACIÓN (CRONOGRAMA)

DESCRIPCION

Año 1

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Firma de contrato

Emisión de Orden de Inicio

Instalar, configurar el servidor para Software

Entrega e Instalación de equipos

Reuniones trimestrales

Entrega de Informes trimestrales

Monitoreo y asistencia

Cierre del Proyecto

En el marco de esta implementación, es requerido que el proveedor demuestre su experiencia en implementaciones de similar envergadura cuyos componentes mínimos a considerar son los siguientes:

  1. Software de Administración Centralizada.

Se requiere de un software de administración centralizada que permita a optimizar la utilización de los equipos, hacer seguimiento de costos, mejorar el uso de los equipos y el aprovisionamiento de suministros. Todo esto deberá llevarse a cabo a través de la configuración remota, monitoreo y resolución de problemas a través de la red. El o los recursos de administración como ser software, licencias y base de datos corporativo (no libre) deben ser suministrados por el Proveedor. La contratante será el responsable de suministrar los servidores y sistema operativo necesarios para la instalación y configuración de los recursos.

La contratante deberá facilitar el trabajo de los encargados de administrar los equipos de red, en este caso impresoras multifuncionales; en la instalación, configuración y en especial, el monitoreo remoto, asistencia, detección y reemplazo proactivo a los posibles inconvenientes de los recursos de impresión de la empresa a través de la interfaz.

  1. Reportes

El proveedor deberá contar con la capacidad de generar los siguientes informes mínimamente:

  1. De reglas y configuraciones realizadas para lograr los objetivos específicos
  2. De uso sustentable de los equipos multifuncionales en tareas de impresiones y copias con datos de cantidades.
  3. De aumento de páginas impresas a doble cara con datos de cantidades.
  4. Cualquier otro informe adicional que pueda fomentar y mejorar el gerenciamiento de la gestión de impresiones, copias y escaneo del Instituto de Previsión Social.
  1. Mesa de trabajo para análisis de datos

Se deberá considerar que el Gerente de Proyectos deberá convocar a una reunión trimestral con la contraparte de la oficina de proyectos, el encargado por parte de la DTICs entre otros representantes por parte de la Contratante para llevar a cabo las siguientes tareas:

  • Presentación de situación actual de implementación
  • Análisis de los resultados de la situación en la que se encuentra la implementación
  • Análisis de contadores y resultado de configuraciones realizadas de los componentes del servicio.
  • Exponer recomendaciones y mejoras al equipo del contratante basado en los datos analizados.

Observación: En ninguno de los casos estas tareas dependerán de los procesos propios de cierres mensuales dependientes de actas de conformidad. Las tareas de análisis se llevarán a cabo con el fin de implementar mejoras basado en las recomendaciones emanadas por el proveedor al administrador del contrato.

  1. Lectura de contadores

La lectura de los contadores de copias/impresiones/escaneo, se realizaran en forma mensual, por las cuales el Instituto de Previsión Social pagará al contratista los servicios efectivamente realizados (Cantidad de copias/impresiones legibles), la planilla de relevamiento de los contadores se compondrá mensualmente por medio del Software de Administración Centralizada provisto, este informe lo generará la dependencia fiscalizadora del contrato, a partir de dicho informe se emitirá el Acta de Conformidad del Servicio en un plazo máximo de 10 (diez) días que lo habilitará para los pagos, conforme a la cantidad de copias leídas y los precios estipulados.

En caso de imposibilidad técnica de la lectura de contadores, que debe realizarse únicamente por medio de la infraestructura de red de la Convocante será utilizado el método presencial de relevamiento de contadores.

Cuando se detecte ésta imposibilidad técnica durante la implementación, el funcionario de la dependencia usuaria de los equipos instalados deberá ser responsable de la firma de los informes de Servicio que indique el cierre de contadores que complementará el reporte emitido por el software de administración centralizada provisto para el efecto de la emisión del Acta de Conformidad indicado en el párrafo anterior. Se considerará la emisión de los informes de manera presencial o por medios telemáticos declarados por parte de las dependencias con la firma correspondiente.

Respecto a la designación del responsable para la firma de los informes, el encargado/a de la dependencia usuaria deberá comunicar a la dependencia fiscalizadora del contrato los datos del funcionario designado.

En caso de que se constaten errores, referente a la cantidad de copias/impresiones detectadas con posterioridad a la facturación, los valores correspondientes podrán ser descontados o incluidos en las facturaciones siguientes, dentro del Ítem correspondiente.

La lectura de los contadores se hará considerando las cantidades de copias/impresiones realizadas y descontando las defectuosas por el mal funcionamiento de los equipos.

El proveedor y el IPS establecerán de común acuerdo la metodología de control a ser utilizada para las copias/impresiones defectuosas y/o fallidas. El formulario establecido prevé el informe de cantidad de copias fallidas y/o defectuosas las que serán descontadas al momento de la facturación.

  1. Distribución y cantidad de equipos exigido
  • Cantidades por tipo de equipo inicialmente establecidas.

Tipo

Cantidad de Equipos Operativos

Tipo 1

4 (cuatro)

Tipo 2

8 (ocho)

Tipo 3

33 (treinta y tres)

Tipo 4

205 (doscientos cinco)

Tipo 5

22 (veintidós)

Total

272 (doscientos setenta y dos)

  1. Características técnicas de los equipos y software

Los equipos y accesorios ofertados podrán ser nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento cuyo año de fabricación sea 2018 o superior. En caso de que los equipos proveídos presentar el menos 3 (tres) eventos que requieran servicio técnico, estos deberán ser reemplazados indefectiblemente por modelo igual o superior al que esté operativo.

Tipo 1 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3.
  • Tamaño soportado desde la platina: se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3.
  • Velocidad de Impresión: 65 páginas por minuto (carta) o superior.
  • Resolución de impresión: 1200 ppp o superior.
  • Bandeja de Entrada 2 (dos) bandejas de 1.500 hojas, 2 (dos) bandejas de 500 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior.
  • Marca de Agua: exigido.
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior.
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión: 5,2 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 30 segundos o menos.
  • Procesador 1,6 GHz o superior.
  • Memoria RAM: 2 GB o superior.
  • Disco Duro: 300 GB o superior.
  • Distribución Electrónica: Escaneo a Correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF Encriptado o cifrado como mínimo.
  • Velocidad de Escaneo color simple o doble: 100 imágenes por minuto a 300 ppp o superior.
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento, pre visualización de documentos, escaneo a dispositivo móvil y a servicios en la nube (toda vez que no esté bloqueada la funcionalidad de bloqueo de escaneo de documentos) como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar de forma automática, AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo. Se establece como opcional (insertado de imagen, repetición de imagen).
  • Funciones mínimas de Copia: modo librillos, 2 en 1, y rango de zoom 25 a 400% en 1, de forma opcional copia de libros, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar de forma automática, AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo, insertado de imagen, y repetición de imagen.
  • Funciones mínimas de seguridad: Impresión Segura vía utilización de códigos de usuarios y asignación de Límites o restricciones de impresión por usuario, encriptación de Disco Duro.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory. Además, deberá permitir al administrador limitar funciones, el envío de documentos por correo electrónico, Autenticación a través de tarjetas de proximidad HID (opcional). Panel de Operación Inteligente LCD o similar con soporte a Near Field Communication (NFC) para los sistemas de autenticación de tarjetas (opcional) y una conectividad sencilla a los dispositivos móviles inteligentes (estándar). Exploración WEB mediante navegador y aplicaciones de almacenamiento en la nube permitiendo visualización e impresión desde el mismo sitio WEB.
  • Finalizador: como mínimo hasta 3.000 hojas, con engrapado hasta 50 hojas o superior
  • Tóner de Alto rendimiento: El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones.
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica
  • Mesa o base: exigido

Tipo 2 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3
  • Tamaño soportado desde la platina: se podrán aceptar equipos del segmento de impresión Carta, A4 y Oficio. Se establece como opcional A3
  • Velocidad de Impresión: 50 páginas por minuto (carta) o superior.
  • Resolución de impresión: 1200 ppp o superior.
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 80 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 150 hojas o superior
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión: 4,5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamientoSalida de Primera Impresión: 164,5 segundos o menos.
  • Procesador 1,6 GHz o superior
  • Tiempo de calentamiento: 30 segundos o menos.
  • Procesador 1,4 GHz o superior
  • Memoria RAM: 2 GB o superior
  • Disco Duro: 300 GB o superior
  • Distribución Electrónica: Escaneo a Correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF Encriptado o cifrado como mínimo.
  • Velocidad de Escaneo color simple o doble: 100 imágenes por minuto a 300 ppp o superior.
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento, pre visualización de documentos como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar, de forma automática AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo. Se establece como opcional (insertado de imagen, repetición de imagen)
  • Funciones mínimas de Copia: modo librillos, 2 en 1, y rango de zoom 25 a 400% en 1, de forma opcional copia de libros, controlador de 1.000 copias o superior, editar, borrar de forma automática, AES, AMS, APS, AS, ASO, ATS, temporizador, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo, insertado de imagen, y repetición de imagen
  • Funciones mínimas de seguridad: Impresión Segura vía utilización de códigos de usuarios y asignación de Límites o restricciones de impresión por usuario, encriptación de Disco Duro
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory. Además, deberá permitir al administrador limitar funciones, el envío de documentos por correo electrónico, Autenticación a través de tarjetas de proximidad HID (opcional). Panel de Operación Inteligente LCD o similar con soporte a Near Field Communication (NFC) para los sistemas de autenticación de tarjetas (opcional) y una conectividad sencilla a los dispositivos móviles inteligentes (estándar). Exploración WEB mediante navegador y aplicaciones de almacenamiento en la nube permitiendo visualización e impresión desde el mismo sitio WEB.
  • Tóner de Alto rendimiento: El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Finalizador: en el marco del servicio deberán ser provistas las grampas.
  • Interfaz: Ethernet Gigabit o Inalámbrico. Se podrán aceptar accesorios externos para cumplir con ésta conectividad.
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica

Tipo 3 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión: 55 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Procesador: 1,6 GHz o superior
  • Procesador: 1,4 GHz o superior
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Bandeja de Salida: 500 hojas o superior.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior
  • Tipo de Alimentador Automático de Documentos: Dúplex de un solo paso. Generación de imagen en sistema no reversible.
  • Tiempo de Salida de Primera Copia o Impresión: 5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamientoSalida de Primera Copia o Impresión: 125 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 16 segundos o menos.
  • Memoria RAM: 3 GB o superior
  • Disco Duro: 200 GB o superior
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento como mínimo.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF encriptado o cifrado.
  • Velocidad de Escaneo: 100 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de copias, borrar, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Tóner de Alto rendimiento: El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

Tipo 4 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Funciones mínimas: Copiado, Impresión y Escaneo
  • Estado de los Equipos: Nuevos, sin uso.
  • Estado de los Equipos: Nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión y Copia: 45 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Dúplex: Automático
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 50 hojas o superior
  • Tiempo de Salida de Primera Impresión o copia: 6 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 8 segundos o menos desde el modo en espera
  • Tiempo de calentamiento: 20 segundos o menos
  • Memoria RAM: 1 GB o superior
  • Velocidad de Escaneo a doble cara: 60 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones del Escaneo: Digitalización a correo electrónico, Servidor de archivos FTP, Carpeta compartida en Red y dispositivos de almacenamiento USB.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (con compresión), PDF (con OCR)
  • Funciones mínimas de Copia: 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Funciones mínimas de Copia: 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, y como opcional detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3 como mínimo.
  • Tóner de Alto rendimiento: El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

Tipo 5 - Impresora Multifunción Láser

  • Determinar: Marca/Modelo
  • Estado: nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento.
  • Tamaño soportado: carta, A4 y oficio
  • Tamaño soportado desde la Platina: carta, A4 y oficio.
  • Velocidad de Impresión: 65 páginas por minuto en tamaño carta o superior.
  • Procesador: 1,4 GHz o superior
  • Bandeja de Entrada: 2 (dos) bandejas de 550 hojas cada una o superior. 1 (una) bandeja lateral para 100 hojas o superior. La disponibilidad de papel requerida es mínima, pudiendo ser cumplida por el oferente de forma estándar o sumando la cantidad de bandejas adicionales necesarias para con la cantidad total mínima exigida.
  • Bandeja de Salida: 500 hojas o superior.
  • Multicopias: de 1 a 999 o superior
  • Marca de Agua: exigido
  • Alimentador Automático de Documentos: 100 hojas o superior
  • Tipo de Alimentador Automático de Documentos: Dúplex de un solo paso. Generación de imagen en sistema no reversible.
  • Tiempo de Salida de Primera Copia o Impresión: 5 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamientoSalida de Primera Copia o Impresión: 105 segundos o menos.
  • Tiempo de calentamiento: 20 segundos o menos.
  • Memoria RAM: 3 GB o superior
  • Disco Duro: 200 GB o superior
  • Funciones mínimas de escaneo: Eliminación de páginas en blanco, detección de doble alimentación, detección automática del tamaño de documentos, detección de orientación de texto del documento como mínimo.
  • Formato de Archivo generados en la función de escaneo: TIFF, JPEG, PDF (COMPACTO), PDF (con OCR), PDF encriptado o cifrado.
  • Velocidad de Escaneo: 100 imágenes por minuto o superior.
  • Funciones mínimas de Copia: copia de libros y modo librillos, controlador de copias, borrar, 2 en 1, rango de zoom 25 a 400% en 1%, detección de múltiples tamaños de originales como mínimo.
  • Otras funcionalidades: Impresión Segura y asignación de limites o restricciones vía utilización de códigos asignados a usuarios nominales del Active Directory y Panel táctil color de operación de usuarios.
  • Lenguaje de impresión: PCL, PostScript 3
  • Tóner de Alto rendimiento: El oferente deberá garantizar la prestación del servicio sin interrupciones
  • Interfaz: Ethernet Gigabit e Inalámbrico. En caso de ser opcional se debe agregar el dispositivo
  • Alimentación eléctrica: 220 volts de fábrica.
  • Mesa o base: exigido.

  1. Aplicativo exigido de Software instalado y operativo para todos los equipos.

Plataforma orientada a un Servicio técnico remoto para asistencias técnicas y sustitución de repuestos, evitando que se generen posterior a la caída de los equipos.

Monitoreo remoto permanente del funcionamiento de cada equipo, contemplando notificaciones automáticas y alertas dinámicas por medio de comunicaciones encriptadas y seguras al Soporte Técnico de la Institución y la prestadora de servicios técnicos con relación a:

    • Relevamiento de uso y de contadores
    • Desperfectos técnicos menores y mayores
    • Niveles bajos de tóner o papel
    • Asistencias Técnicas preventivas ante necesidad de sustitución de componentes de desgaste común
    • Remisión automática vía correo electrónico de los reportes generados
    • Reporte de Impresiones/copias/escaneos generados por usuarios
    • Las notificaciones deberán estar prediseñadas para ser precisas y contenga suficientes datos para que el contratista de servicios acuda al lugar de instalación sin tener que molestar a los funcionarios del Instituto de Previsión Social.

Software de Administración Centralizada

Funciones

Mínimo Exigido

Licencia de Software de Auditoria de los dispositivos sin costos adicionales por Soporte Técnico o la debida transferencia de conocimientos al personal designado para el efecto durante la vigencia del contrato.

Exigido

Licencia para todos los dispositivos Multifuncionales sin costo adicional para el IPS.

Exigido

Consola Centralizada de Administración de Dispositivos de Impresión, copiado y escaneo con conexiones por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Gestión de la infraestructura de impresión y copiado, medición de condición de dispositivos y captura del estado con disponibilidad con alertas dinámicas en caso de cambios de estado, manejo e información eficiente de consumibles, niveles de tóner y kits de mantenimiento, etc. por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Supervisión del uso de los dispositivos mediante informes detallados, con la posibilidad de acceso a informes por dispositivo y usuario, con análisis detallado con desglose del uso de dispositivos, lectura de contadores, además de la posibilidad de establecer informes personalizados. Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante. -

Exigido

Control y definición de acciones, incluyendo mensaje para usuarios o centro de asistencias, inclusión de alertas. Restricción de uso o de ciertas funcionalidades por usuarios o grupos de usuarios, con relación a Impresión, Copiado y Escaneo, con opción a Color o Monocromático.

Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante.

Exigido

Acceso al dispositivo mediante número de PIN o nombre de usuario. Considerando aquellos equipos que están conectados por medio de puertos de red únicamente y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante

Exigido

Proporcionar alta seguridad en la impresión de documentos confidenciales, evitando ser impreso directamente en los dispositivos de grupos de trabajo, excepto el ingreso el PIN personal o nombre de usuario y contraseña.

Exigido

Realización de Impresiones/copias en cualquier dispositivo que forma parte de la Solución, con la libertada de utilizar dispositivos fuera de la dependencia o repartición del usuario pero en la misma sede o estructura de red, regida por la autenticación debida (follow me printing); realizada por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la Convocante, además de la infraestructura de Servidores.

Exigido

La Convocante proveerá el Servidor (hardware) y todos los recursos de procesador, memoria, discos, respaldo y conectividad, además de las Licencias de Sistema Operativo y Base de Datos requeridas técnicamente para la implementación.

Exigido

La puesta en producción del Software de Auditoria de dispositivos con la debida capacitación de Administradores y Usuarios debe estar contempladas en la oferta.

Exigido

El oferente deberá proveer el Servidor (hardware) y todos los recursos de procesador, memoria, disco, respaldo y conectividad requeridos en caso de que los disponibles en el IPS no sean suficientes para la herramienta. -

Exigido

  1. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
  1. El proveedor deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha de los equipos requeridos en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  2. El proveedor deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos (ej.: tóner, cilindro, revelador, fusor) hojas de los distintos tamaños como ser A4 y Oficio (Folio) para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  3. El proveedor a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  4. El proveedor se encargará de la entrega, instalación y puesta en funcionamiento de la totalidad de los equipos requeridos por los edificios definidos es a cuenta y riesgo del oferente.
  5. El proveedor deberá realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con técnicos
    especializados; transporte, instalación y puesta en servicio de las máquinas, provisión de
    repuestos necesarios.
  6. El proveedor será responsable por la movilización y/o traslado de todos los recursos, personal, materiales, equipos, herramientas, etc. Corriendo con todos los gastos consecuentes de los recursos mencionados, en tiempo y forma acorde con el suministro y prestación de los servicios.
  7. De verificarse en los equipos provistos el proveedor, reiteradas fallas técnicas que impidan el normal funcionamiento de la unidad en forma cotidiana, o bien requiera la asistencia de personal técnico en más de tres (3) ocasiones en forma mensual, deberá ineludiblemente proceder al cambio del equipo por otro de las mismas características.
  8. El proveedor deberá capacitar y/o entrenar a los funcionarios de la institución, designado a operar las maquinas fotocopiadoras, el cual deberá permitir superar inconvenientes elementales, producto del uso cotidiano. Además, deberá realizar capacitaciones al equipo administrador del área de TICs y Backups.
  9. El proveedor deberá asegurar la tenencia de un parque de repuestos e insumos suficientes como para proveer los elementos que los equipos demanden, así como la disponibilidad de mano de obra especializada.
  10. Proveer de mantenimiento preventivo de las máquinas fotocopiadoras, las cuales se realizarán en forma trimestral. Para la realización de dicho servicio se habilitará una FICHA TECNICA en la cual se registrarán todos los datos de los equipos en cuestión, lugar de instalación, números de copias/mes, realizadas, paradas, reparaciones y otros datos que faciliten el control de su funcionamiento conforme a estas especificaciones técnicas, de ser necesario, deberá proceder sin más trámites al cambio de equipo.
  11. El Proveedor es el único responsable por la seguridad del personal técnico, mientras éste realiza trabajos referentes al soporte técnico.
  12. El proveedor deberá coordinar reuniones trimestrales con el equipo multidisciplinario para análisis de los resultados.
  13. El proveedor deberá entrega de Informes que reflejen el ahorro, siempre y cuando los requisitos estén acordes para garantizar el resultado.
  14. El proveedor deberá crear ajustes de las reglas según previas definiciones con el equipo multidisciplinario definido por la convocante.
  15. El proveedor deberá entregar un cronograma para el control de avances de la implementación.

  1. OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
  1. De manera a que la empresa oferente pueda cumplir con los plazos y entrega de productos en tiempo y forma, la convocante se compromete, pero no se limita a:

  1. Proveer los puntos de alimentación eléctrica, toma de tierra y tomas de red para cada uno de los equipos a fin de garantizar la seguridad del operador y proteger los equipos contra sobrecargas.

  1. El IPS proveerá de la infraestructura necesaria para la instalación del software como ser espacio en disco y memoria asignada en un servidor dedicado para la correcta implementación.

  1. El IPS dispondrá de un equipo multidisciplinario técnico y administrativo como contraparte para la implementación, monitoreo y evaluaciones de resultados, el cual participará en reuniones semestrales necesarias para el logro de los objetivos generales y específicos del Proyecto.

  1. Este equipo definirá los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución, además certificará las entregas e instalaciones de los equipos en el plazo indicado.

  1. Aprobará el diseño de los reportes generados por el software y definirá los tipos de reportes requeridos en el proceso de implementación.

  • La entrega e instalación tanto de equipos como de software se realizará en base a las cantidades mencionadas en el alcance.

  1. Todos los equipos estarán conectados a la red de IPS y con acceso a Internet.

  1. La contratante deberá suministrar al técnico designado por el proveedor una oficina y mobiliarios que permitan el almacenamiento de herramientas, repuestos e insumos que permitan el cumplimiento de sus obligaciones.

  1. La contratante deberá proveer la infraestructura necesaria para la instalación del software como ser el servidor con espacio en disco y memoria asignada, además del sistema operativo en un equipo dedicado para la correcta implementación, caso contrario se verán afectados los plazos previstos.

  1. Poner a disposición uno o varios personales/es calificado/s para:
  • Colaborar con el equipo técnico del oferente y suministrar la información requerida en tiempo y en forma.
  • Participar en reuniones trimestrales necesarias para el logro de los objetivos generales y específicos del Proyecto.
  • Definición apropiada de los problemas y la puesta en práctica de las acciones de solución.
  • Certificar las entregas e instalaciones de los equipos en el plazo indicado.
  • Definir los tipos de reportes requeridos en el proceso de implementación.
  • Para conocer todos los datos de impresiones, tanto a alto volumen como a bajo volumen, deberá asegurarse la correcta configuración de los equipos de impresión y usuarios asignados a dichos equipos

  1. Respetar los canales de comunicación definidos previamente a la implementación de la solución.

  1. Definir conjuntamente con el proveedor los tiempos de respuesta apropiados a las solicitudes y/o consultas que tenga el equipo multidisciplinario con relación a la implementación.

  1. No realizar requerimientos fuera del alcance del servicio.

  1. El lugar designado para la instalación de los equipos deberá estar acondicionado con el fin de evitar filtraciones de agua o inundaciones de los equipos. Además, deberá contar con tomacorriente y puerto de red ya operativo para el encendido y configuración de los equipos.

  1. Para realizar la integración del software con el Active Directory, el personal capacitado a disposición deberá contar con todos los permisos para los accesos pertinentes y con fines de configuración de la plataforma

OBSERVACIÓN

La implementación efectiva de todos los equipos multifuncionales, del software de administración centralizada y aplicativo de servicio técnico remoto dependerá netamente de la conectividad de puertos de red y accesibles por medio de la estructura de red proporcionada y garantizada por la contratante.

Ítem 2 - Servicio de Impresión en Formato Ancho para la Dirección de Infraestructura del IPS

  1. DESCRIPCIÓN

El Instituto de Previsión Social requiere del Servicio De Impresión en formato ancho con equipos en comodato por Contrato Abierto, donde la cotización se realizará por unidad de impresión en formato A1 estándar que se realice y considerando el transporte de las equipos hasta el lugar donde estará ubicado, la instalación y puesta en marcha del servicio, asistencia técnica, mantenimiento preventivo y correctivo reposición de piezas que sean necesarias, materiales consumibles e insumos necesarios, provisión de hojas de distintos tamaños además de la disponibilidad de equipos back up ó de respaldo.

  1. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL SERVICIO
  • El oferente deberá prestar Servicio de Impresión en formato ancho con un equipo en comodato y bajo la modalidad de contrato abierto.
  • El oferente tendrá un plazo de 15 (quine) días para el montaje e instalación del equipo requerido.
  • El oferente deberá proveer 1 (un) equipo para uso del Departamento de Infraestructura del Instituto de Previsión Social por un periodo de 12 (doce) meses.
  • El oferente deberá ser el responsable del traslado, instalación y puesta en marcha del equipo requerido en el marco del servicio además de la capacitación de los usuarios asignados para el uso de los equipos.
  • El servicio deberá incluir el suministro de todos los insumos, partes/repuestos y rollos de papel para la correcta operación de los equipos multifuncionales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo.
  • El oferente a través del personal técnico certificado deberá capacitar y entrenar a los usuarios y administradores de los equipos en cada punto de instalación durante la vigencia del contrato y a requerimiento del Instituto de Previsión Social.
  1. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL SERVICIO
  • Se requerirá de cobertura integral que contempla servicios los días Lunes a Viernes de 07:00 hs. a 18:00 hs, considerándose en ciertas ocasiones horarios extraordinarios y días Sábados y Domingos de 07:00 hs. a 12:00 hs., con el fin de garantizar en todo momento el satisfactorio funcionamiento de los dispositivos instalados y la calidad del Servicio.
  • Tiempo Máximo de Respuesta a reclamos por falla en el equipo: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo, una vez determinado la complejidad técnica de la avería sin resolución inmediata, deberá ser de: 4 (cuatro) horas.
  • Tiempo Máximo de Reposición del equipo retirado para servicio técnico: 1 (un) día hábil o 24 horas.

  1. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL EQUIPO

Los equipos y accesorios ofertados podrán ser nuevos o usados en óptimo estado de funcionamiento. En caso de que los equipos proveídos presentar el menos 3 (tres) eventos que requieran servicio técnico, estos deberán ser reemplazados indefectiblemente por modelo igual o superior al que esté operativoEl equipo incluyendo todos los accesorios deberá ser nuevo, sin uso previo y en comercialización activa, aspecto que será verificado técnicamente a través de la documentación requerida. No se aceptarán equipos cuya comercialización haya sido descontinuada o descatalogada.

  • Funciones del Equipo: Imprime, copia y Escanea
  • Velocidad de Impresión en A1: 2 páginas por minuto o superior.
  • Resolución de impresión: 1.200 x 1.200 dpi
  • Modo de escaneo: RGB, Blanco y Negro y Escala de Grises.
  • Resolución de Escaneo: 600 dpi
  • Escaneo a: USB Anfitrión, Red o superior.
  • Resolución del cabezal: 1200 dpi o superior
  • Suministro de tinta: tuberías con tanques de suministro continuo
  • Tipo de tintas: 4 a base de tintes y 1 a base de pigmentos (Negro, Negro mate, Cian, Magenta y Yellow) o superior
  • Capacidad de taque de tinta: 100 ml o superior
  • Alimentación de papel: en rollo de 10 a 36 para salida frontal y hojas sueltas para salida frontal o superior.
  • Bandeja de Salida en Canasta
  • Longitud de impresión máxima en una sola página 14 metros o superior
  • Ancho de impresión hasta A0 o 36 o superior
  • Método de Corte con cuchillas automáticas.
  • Lenguaje de Impresión: propietario de la marca ofertada, HP GL2
  • Interfaz USB Hi Speed 2.0, 10/100/1000Base-T/TX
  • Requisitos de Energía: 220 a 240V, 50-60 Hz.

Accesorios incluidos: Pedestal y canasta y todo lo necesario para la puesta en funcionamiento del equipo.